Ja se on ihan hyvä asia. Intranet on parhaimmillaan organisaation digitaalisen työympäristön sydän. Ja sydämenhän pitää sykkiä vähän kaikille.

Parhaat intranetit ovat yhdistelmä käyttäjien vaatimuksia, liiketoiminnan tarpeita ja selkeää suhdetta muihin käytössä oleviin työkaluihin. Etenkin jälkimmäisin näkökulma on erityinen intranet-konseptoinnille, koska intranet elää aina keskellä muita organisaation tietojärjestelmiä. Intranetin tulee kunnioittaa niitä toimintamalleja ja sovittuja pelisääntöjä, joita organisaatiossa on jo olemassa.

Yllä oleva kuva heijastaa intranetin asemaa keskellä tyypillisen organisaation tietojärjestelmäpalettia. Se, kuinka ison palan, ja millaisen palan, intranet haukkaa kokonaisuudesta, on kuitenkin hyvin organisaatiokohtainen asia.

Esimerkiksi dokumenttienhallinta on monella organisaatiolla hoidettu jollakin siihen erikoistuneella dokumenttienhallintajärjestelmällä. Tällöin intranetin ei kannata astua tämän tosiasian varpaille. Intranetin kannattaa miettiä ennemminkin, miten saada dokumenttienhallintajärjestelmälle enemmän käyttöä tai miten dokumenttien löytämistä voisi intranetin avulla helpottaa.

Toinen usein vastaan tuleva osa-alue ovat organisaation raportit. Monelle organisaatiolle intranet on hyvä paikka pintauttaa koko organisaatiolle keskeisiä liiketoiminnan raportteja. Joskus organisaatiossa on kuitenkin jo olemassa olevat työkalut raportoinnin hoitamiseen ja raporttien selailuun, joten mikään itsestäänselvä toiminto tämäkään ei intranetille ole.

Kolmas tyypillinen intranet-konsepteja erotteleva asia ovat erilaiset HR:n lomakkeet, esimerkiksi esimiehille. Osalla organisaatioista näihin on olemassa selkeät käytänteet ja erilliset järjestelmät. Toiset haluaisivat sijoittaa nämä lomakkeet osaksi intranettia. Riippuu erityisesti olemassa olevien järjestelmien soveltuvuudesta, että onko tällainen intranetin laajentaminen lomakkeilla järkevää vai ei. Kaikkiin tilanteisiin pätevää yleissääntöä on hyvin vaikea antaa.

Tämä sopivimman roolin löytäminen on kenties isoin asia, mikä erottaa intranetin konseptisuunnittelun esimerkiksi verkkosivustojen tai verkkokauppojen konseptisuunnittelusta. Toimiva intranetin rooli ei määrity pelkästään käyttäjävaatimuksien ja liiketoimintavaatimuksien kautta, vaan myös organisaation olemassa olevien työkalujen ja niiden jo aiemmin sovittujen pelisääntöjen mukaisesti.

Tunne siis oman organisaatiosi järjestelmät ja pelisäännöt ennenkuin päätät, millaisen intranetin organisaatiosi tarvitsee.