Olin puhumassa Ambientian järjestämässä Sosiaalinen intranet -seminaarissa 8.5.2014 otsikolla ’Intranetin jalkauttaminen’. Puheenvuoro perustui lähinnä omiin kokemuksiini suurten organisaatioiden intranetien ja muiden tietojärjestelmien käyttöönottohankkeista. Tässä poimittuna pääpointteja puheenvuorostani.

Esitykseni on ladattavissa myös SlideSharesta ja katsottavana myös videona. Kiitos keskusteluista semmassa – jatketaan sitä tässä alla tai Twitterissä.

1. Intranetin jalkauttaminen alkaa samaan aikaan, kun idea intranetin uudistamisesta syntyy.

Jos uuden intranetin jalkauttamista aletaan suunnitella vasta pari viikkoa ennen intranetin lanseerausta, käyttöönotto on jo epäonnistunut. (ks. perusteluni kohdasta 4.)

2. Intranetin käyttöönotto on muutoshanke.

Jalkauttaminen on lähtökohtaisesti koko organisaation laajuista muutosviestintää, mutta mitä suuremmassa määrin myös strategiaviestintää. Intranet on yksi konkreettinen tapa toteuttaa organisaation strategiaa.

3. Intranetin käyttöönottoa suunniteltaessa kysytään tutut kysymykset: Kenelle? Mitä? Miksi? Kuka? Missä? Miten? Milloin?

Korostan tässä erityisesti kysymyksiä ’Mitä?’ ja ’Kuka?’.

4. Mitä? Mitä olemme uudistamassa? Minkälainen uusi intranetimme on?

Mitä suurempi muutos, sitä suurempi muutosviestinnän tarve usein on.

10-15 vuotta sitten intranetin jalkauttamiseksi saattoi riittää vain sisäisen tiedotteen julkaisu ja selaimen oletusaloitussivun ohjaaminen uuteen intraan, koska intranetin uudistus oli usein vain sisäisen massaviestintävälineen visuaalinen facelift – mikään toiminnallisuus ei muuttunut.

Intranetin uudistaminen on nykyisin useimmiten laajempi hanke. Kyse ei ole enää vain viestinnällisen intran uudistamisesta, vaan intranet tuo organisaatioon uusia työn tekemisen tapoja. Esimerkiksi nyt käyttöönotetaan työtiloja, jotka siirtävät dokumenttien yhteisen työstämisen verkkolevyiltä intran työtiloihin. Tai vaikkapa yksikön sähköpostilistalle aiemmin lähetellyt vinkit mielenkiintoisista alan artikkeleista postataankin nyt yksikön keskusteluseinälle intrassa. Esimerkiksi.

Intra on eri organisaatioissa hyvin erilainen otus. Intran rajatkin ovat jo häilyvät. Se on (toivottavasti!) aina kyseisen organisaation näköinen ja tuntuinen; se on tarkoituksenmukainen juuri ko. organisaatioin tarpeisiin. Monissa organisaatioissa intranetin uudistamiseen liittyy lisäksi esimerkiksi pikaviestimet ja muut etätyön mahdollistavat teknologiat ja toimintatavat. Tällöin koko organisaation työntekemisen tavat ovat murroksessa kohti digitaalista työympäristöä.

Digitaalinen työympäristö

Syntyykö meillä uusia professioita, kun digitaalisen työympäristön fasilitoijaksi tarvitaan henkilöä, jolla on osaamista niin viestinnästä, teknologioista, tiedonhallinnasta ja työpsykologiasta kuin fyysisistä työskentely-ympäristöistäkin?

5. Kuka? Kuka muutosviestii?

Jos intranetin tekninen ja visuaalinen toteutus ostetaan ulkoa, on intranet-projektissa (ainakin suurissa organisaatioissa) tilaajalla ainakin kolmenlaisia tehtäviä/rooleja: alustan pystytyksestä vastaava, sisällöntuotannosta vastaava ja muutoviestinnästä/käyttöönotosta/lanseerauksesta vastaava. Roolien vaatimat työmäärät on karkeasti kuvattu alla olevaan kaavioon.

Roolit intranet-hankkeessa

  • Projektipäällikkö tms. on yhteyshenkilö ohjelmistotoimittajaan. Hän varmistaa, että alusta saadaan pystyyn ja se vastaa sovittuja vaatimuksia. Hän vastaa, että päästään tuottamaan sisältöä sovitussa aikataulussa. Projektipäällikkö raportoi bugit ja huolehtii, että ne tulevat korjatuiksi. Projektipäällikkö on täystyöllistetty erityisesti juuri ennen sisällöntuontantovaihetta.
  • Sisällöntuotannon koordinoija taas täystyöllistyy sisällöntuotantovaiheessa, kun hän motivoi, kouluttaa ja tukee sisällöntuottajia. Ennen sitä hän valmistelee sisällöntuotannon linjaukset ja ohjeet.
  • Intranetin jalkauttamisesta vastaavalla taas on projektin alkuvaiheessa: uudistusprojekti pitää saada myytyä johdolle ja resursointi on varmistettava. Tappiin jalkauttajan työmäärä menee juuri intran ensimmäistä lanseerauspistettä, kun muutosviestinnän tahti tiivistyy. Jalkauttamisesta vastaava saatta myös vaikkapa kiertää kaikki organisaation yksiköt ja vastata kaikkeen käyttäjäpalautteeseen.

Kysymys kuuluukin: Voiko näitä kolmea tehtävää hoitaa yksi ja sama henkilö? Ensin työmäärä on tapissa, kun alusta pyritään saamaan pystyyn, seuraavaksi työllistää sisällöntuottajien tukeminen ja sitten pitäisi vielä jaksaa ylipuhua koko organisaatio käyttämään intraa. Aika kova paikka! Tietysti riippuu organisaation kulttuurista ja koosta, kuinka suuret työmäärät ovat. Joka tapauksessa jalkauttamista suunniteltaessa tulee varmistaa, että Intranet-projektin tulee olla resursoitu riittävästi, jotta myös käyttöönottoon ja muutosviestintään riittää jaksamista.

Voi myös miettiä, olisiko intranetin uudistus järkevää vaiheistaa. Toki on muistettava, että muutosviestintää tarvitaan sitä enemmän, mitä kauemmin käytössä on samaan aikaan sekä vanha että uusi intra. Vaiheistus pitää olla suunniteltu järkevästi, jotta uuden ja vanhan intran roolit ovat selkeät ja vaiheistuksesta on mahdollista myös viestiä selkeästi.

6. Intranetin jalkauttamisen tavoitteena on tietenkin positiivinen kierre.

Esimerkiksi pilottien avulla voidaan oppia ja hyödyntää opittua laajemmin. Ketterien periaatteiden mukaisella etenemisessä varmistetaan myös uuden intran sopivuus kulttuuriin, prosesseihin ja tarpeisiin. Kun edetään vaiheittain, korjausliikkeet ovat mahdollisia. Vaiheistuksella voidaan myös ottaa uusia ominaisuuksia käyttöön asteittain. Intra ei haukkaa liian suurta muutosta kerralla. Näin saadaan käyttäjille varmuuden ja hallinnan tunnetta. Toisaalta myös käyttäjille tulee fiilis, että intra on uusien ominaisuuksien mukaan paranee koko ajan, siihen panostetaan ja siitä huolehditaan.

Tavoitteena on tietenkin tilanne, jossa uusi intranet tuntuu just meidän organisaatiolta – on osa meitä.

Intranet on osa meitä. Jokaisen intrantekijän tavoite.

Katso myös

Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.