Intranet-hankkeissa uudistetaan usein myös sisältöä ja pyritään selkiyttämään sisältörakennetta. Meiltä kysytäänkin usein, mitä vaihtoehtoja organisaatiorakenteen mukaiselle rakenteelle on. Samalla tiedustellaan myös suositustamme hierarkisen rakenteen tasojen määräksi. Nämä kysymykset on helppo kysyä, mutta ne ovat epäolennaisia ensimmäisiä kysymyksiä. Mielestäni intranetin sisältöä ja sisältörakennetta kannattaa lähteä suunnittelemaan seuraavista neljästä tavoitteesta: 1) rakenne palvelee uusia käyttäjiä; 2) rakenne palvelee palaavia vakituisia käyttäjiä ja tehokäyttäjiä; 3) sisältö on löydettävää haulla; ja 4) rakenne tukee sisällöntuotannon prosesseja. Nimettäköön nämä vaikka intranetin sisältörakenteen suunnittelun neljäksi kulmakiveksi, jotka on hyvä saada tasapainoon.

Pohjustustyöt

Ennen kulmakivien asennusta on tehtävä roudankestävät pohjustustyöt. Itsestäänselvä pohja intranetin sisältösuunnitteluun on se, että sisältö on tehty käyttäjän näkökulmasta. Jossain sisällöntuotannon innostusvaiheessa tämä saattaa kuitenkin unohtua. Itseään kannattaa muistutella tasaisin väliajoin, kenelle ja miksi sisältöä ja intranetia ollaan tekemässä.

Yhteistyö tärkeimpien sidosryhmien kanssa on valttia. Ilman yhteistyötä sisältörakenteen suunnittelussa voidaan kompastua siihen, että intranetin vastuutaho suunnittelee rakenteen omasta näkökulmastaan, jolloin viestinnän, HR:n tai IT:n sisällöt korostuvat liikaa.

Lisäksi aivan ehdoton pohjustusperiaate on se, ettei samaa sisältöä tuoteta useampaan paikkaan. Sisältöjä ei kannata lähteä tuottamaan tuplana, varsinkaan manuaalisesti. Se johtaa vain ongelmiin, koska kaikkia versioita ei muistetakaan päivittää. Myös monimutkaisia teknisiä kikkailuja kannattaa välttää, sillä ne hankaloittavat usein kokonaisuuden hallintaa.

1. kulmakivi: Rakenne palvelee uusia käyttäjiä

Käytettävyyden perusteesien mukaan tietojärjestelmän käyttöliittymän tulee olla käytettävä sekä uudelle käyttäjällä että sitä säännöllisen usein käyttävälle tehokäyttäjälle. Nämä ovat hyvän sisältörakenteen kaksi ensimmäistä kulmakiveä.

Uuden käyttäjän tulee voida helposti oppia järjestelmän peruskäyttö ja hahmottaa sen rooli ja kokonaisuus. Intranetissa täysin uusia käyttäjiä ovat käytännössä organisaation uudet työntekijät, siis käytännössä pieni vähemmistö kaikista intran käyttäjistä. Silti uusien käyttäjien tarpeisiin saatetaan suunnittelussa ja sisällöntuotannossa kiinnittää merkittävästi huomiota esimerkiksi kirjoittamalla pitkiä jaarittelevia johdantoja ja taustoja selittäviä tekstejä, kun pitäisi mennä itse asiaan.

Tätä virhettä voidaan vältellä toteuttamalla uusille työntekijöille intranetiin oma Uudelle työntekijälle -osionsa. Perehdytyksessä uusi työntekijä ohjeistetaan aloittamaan ko. osiosta. Sinne keskitetään taustoitukset ja johdannot. Uuden työntekijän sivustolla (tai mieluummin linkittämällä sieltä) on tärkeä selittää myös intranetin rooli organisaation viestintäjärjestelmässä, mitä työntekijä voi sillä tehdä ja mitä siltä odottaa.

Myös muille käyttäjärooleille ja -tehtäville voidaan luoda vastaavanlaisia ohjaavia kokonaisuuksia. Yksi esimerkki tällaisesta kokonaisuudesta on esimiehen opas/käsikirja. Se palvelee erityisesti uusia esimiehiä.

Eri kohderyhmille sisältöä suunniteltaessa on kuitenkin muistettava kultainen sääntö: samaa sisältöä ei tehdä tuplana. Saman sisällön monistamisen haaste voidaan kiertää koostamalla ohjaavia linkkilistoja, jotka vastaavat tietyn roolin, tehtävän tai prosessin tarpeisiin. Ne toimivat oikopolkuina itse asiaan. Tällaiset linkkilistat ovat hyödyllisiä sekä uudehkoille käyttäjille että palaaville käyttäjille. Linkkilistojen oheen voi käyttäjäryhmän tarpeiden mukaan liittää lyhyitä ohjaavia tekstejä. On kuitenkin muistettava, että tällaisten toimitettujen kokonaisuuksien ylläpidon on oltava aktiivista ja siihen on varattava riittävästi resursseja.

Intranetin kontekstissa voidaan ajatella, että eräänlaisia uusia käyttäjiä ovat myös henkilöt, jotka etsivät kerran vuodessa käytävän kehityskeskustelun ohjeistusta. He ovat uusia siinä mielessä, että kehityskeskusteluohjetta tarvitaan vain kerran vuodessa, eikä sitä muulloin käydä katselemassa, joten tuskin sen sijaintikaan on kirkkaasti muistissa. Kehityskeskusteluohjeen ei siksi mielestäni tarvitse olla rakenteessa heti tyrkyllä, jotta se löydettäisiin helposti vain tuona pienehkönä hetkenä vuodesta. Auta käyttäjää: tee pääuutinen, linkki tai vastaava heräte/nosto etusivulle tai muulle sopivalle, näkyvälle paikalle silloin, kun kehityskeskustelut ovat ajankohtaisia. Organisaation vuosikellosta saat poimittua muitakin ajankohtaan liittyviä nostoja ja ohjaat käyttäjän juuri nyt tarvittaviin ohjeisiin ja sisältöihin. Muina aikoina nämä sisällöt voivat rauhassa kerätä pölyä intran syövereissä. Mutta tässäkin on muistettava aktiivinen ylläpito!

Vinkkejä rakenteen suunnitteluun uuden käyttäjän näkökulmasta:

  • Nimeä osiot, sivut ja tiedostot kuvaavasti, jotta ne ovat intuitiivisesti hahmotettavia uudelle käyttäjälle.
  • Varmista, että käyttöliittymä kertoo käyttäjälle omalla visuaalisella kielellään intranetin kokonaisuuden ja siihen kuuluvat osa-alueet.
  • Tarjoa uudelle käyttäjälle tietoa palvelusta, jossa hän on, ja ohjeista häntä sen käyttöön. Tuota Tietoa palvelusta -sivulle kuvaukset intranetin osioista, niiden rooleista ja merkityksestä. Linkitä sivulle perehdytysmateriaalista ja intran alatunnisteesta.
  • Erota uudelle työntekijälle tarkoitettu materiaali muusta ”normaalista” intranetin sisällöstä, jotta voit skipata pitkät johdannot ja selittelyt ”normaalissa” sisällössä.
  • Älä keskity vain uusien käyttäjien palvelimiseen, sillä niitä on kuitenkin intrasi käyttäjistä vain murto-osa.
  • Auta käyttäjää: Tee ajankohtaan liittyviä nostoja ja ohjaa käyttäjä vuosikellon mukaisesti juuri nyt tarvittaviin ohjeisiin ja sisältöihin.

2. kulmakivi: Rakenne palvelee vakituisia käyttäjiä

Lähtökohdat intranetin sisältörakenteen suunnittelun ovat erilaiset kuin julkisen verkkosivuston: julkisella sivustolla käyttäjät ovat useimmiten uusia käyttäjiä, kun intranetissa ne ovat pääosin palaavia käyttäjiä ja tiettyjen osioiden tehokäyttäjiä. (Organisaation luonteella on tähän toki suuri merkitys. Mikäli työntekijöissä on suuri vaihtuvuus, uusia käyttäjiä on normaalia enemmän. Toisaalta, mikäli julkinen verkkosivusto on myös tietyn ryhmän palvelukanava tai vastaava, on sillä enemmän palaavia käyttäjiä.)

Sisältörakennetta suunniteltaessa saatetaan virheellisesti keskittyä liikaa vain täysin uuden intranet-käyttäjän palvelemiseen. Tämä on luonnollinen sudenkuoppa, varsinkin jos intranetin sisältö ja sisältörakenne, tai intranet yleensä, on uutta sen sisällöntuottajalle.

Intranetin tyypillinen käyttäjä haluaa löytää tarvitsemansa tiedon nopeasti. Hän ei lue lässytyksiä! Hän ei klikkaile yhtään kertaa liikaa. Olennaisen on siis löydyttävä nopeasti.

Nykymaailmassa tehokäyttäjä käyttääkin etupäässä hakua. Hän tietää, mitä etsii. Ja sen pitää löytyä heti.

Perinteisemmälle rakenneorientuneelle käyttäjälle voit tarjota jo edellisessä kappaleessa mainittuja rooleja, tehtäviä tai prosesseja tukevia linkkilistoja normaalin sisältörakenteen lisäksi. Mutta: linkkilistojen tulee olla tarkoituksenmukaisia ja napakoita sekä sisällöltään että kooltaan, sekä aktiivisesti päivitettyjä. Tarjoile käyttäjälle myös normaaleilla sisältösivuilla (manuaalisesti tai automatisoiden) aiheeseen liittyviä linkkejä. Linkitä muutenkin leipätekstistä mahdollisimman paljon – aina jos mahdollista.

Ja kuten jo mainittua, voit tarjota ajankohtaan liittyviä pikalinkkejä ja oikopolkuja. Mutta: näiden nostojen aktiivisesta ylläpidosta on huolehdittava viimeiseen asti, koska niiden tulee ehdottomasti olla luotettavia ja ajantasaisia!

Tehokäyttäjää voi palvella myös tarjoamalla käyttäjälle mahdollisuuden kerätä itse omat suosikkisisältönsä/oikopolkulinkkilistansa/kirjanmerkkinsä. Mutta pelkkä mahdollisuus ei riitä: hänen on myös päästävä niihin käsiksi välittömästi intranetiin saapuessaan ja siellä ollessaan.

Vinkkejä rakenteen suunnitteluun tehokäyttäjän ja palaavan käyttäjän näkökulmasta:

  • Nimeä osiot ja muut navigoitavat otsikot lyhyesti ja napakasti. Kun navigoiva käyttäjä tottuu aktiivisesti käyttämiinsä osioihin, kyllä hän muistaa, mitä minkäkin alta löytyy.
  • Nimeä sivut ja tiedostot kuvaavasti, jotta hakutuloslistaus olisi helposti silmäiltävä.
  • Tarjoa aiheeseen ja tähän hetkeen liittyviä oikopolkulinkkilistoja. Linkitä muutenkin leipätekstistä mahdollisimman paljon.
  • Keskity sivujen sisällössä olennaiseen. Älä jaarittele, älä lässytä! Tehokäyttäjä ei lue johdantoja.
  • Tee sivujen sisällöstä silmäiltävää. Hyödynnä verkkokirjoittamisen hyviä käytäntöjä kuten väliotsikointia ja listaelementtejä.
  • Tarjolla tehokäyttäjälle mahdollisuus kerätä itse omat oikopolkulinkkinsä ja varmista, että hän pääsee niihin käsiksi välittömästi.

3. kulmakivi: Sisältö on löydettävää haulla

Vaikka tässä postauksessa puhutaankin sisältörakenteesta, laskee sen merkitys verkkopalvelun käytön näkökulmasta koko ajan. Rakenteen on joissain tapauksissa jo korvannut haku. Hakua käyttävät sekä uudet että palaavat käyttäjät. Kärjistettynä vanhemmat henkilöt jaksavat vielä klikkailla säntillisesti navigaatiovalikoita, kun nuoret eivät enää välitä rakenteesta ollenkaan. He syöksyvät heti hakuun ja kaiken tulee löytyä myös heti – kuten Googlella. (Ja tämähän on järisyttävä vaade intraneteille: eihän kenelläkään ole laittaa sellaisia rahoja hakukoneen tuunaukseen kuin Googlella!)

Sisältörakenteen suunnittelun sijaan merkityksellisempää on löydettävän sisällön tuottaminen!

Miten löydettävä sisältö sitten käytännössä tuotetaan, riippuu siitä, mitä kunkin intranet-alustan hakumoottori arvostaa. Esimerkiksi Confluencen vakiohaku painottaa henkilöprofiileja ja sivujen nimiä, joten sisällön kuvaavaan nimeämiseen kannattaa panostaa. SharePointin haun olennainen huomio on, että vakiohaku hakee oletuksena kyseisestä sivustohierarkiahaarasta alaspäin, jolloin rakenteen merkitys korostuu. Hakukonetta voi usein myös opettaa – tosin se on aikaavievää.

Rakenteen näkökulmasta saman aiheen sisällöt kannattaa tuottaa ”samoille huudeille”, sillä rakenne jo itsessään muodostaa metadataa, jota hakukone voi hyödyntää. Lisäksi esimerkiksi SharePointin haku arvostaa paljon sisältöjen URLeja, joten niiden kuvaavuuteen kannattaa panostaa.

Löydettävyyttä voi edistää sisältöjen metatiedottamisella ja asiasanoittamisella. Esimerkiksi Confluencen haku painottaa sivujen nimien jälkeen niihin lisättyjä labeleita eli avainsanoja. Vapaaehtoiseen metatiedottamiseen ei kuitenkaan kannata nojata liikaa, sillä useinhan se jää meiltä sisällöntuottajilta tekemättä.

Sisällöntuotannossa ja asiasanoittamisessa kannattaa huomioida synonyymit. Tiedon etsijä saattaa etsiä samaa asiaa eri sanoilla. Esim. ”sairasloma”-hakusanalla tulisi löytyä myös ”sairausloma”.

Vinkkejä rakenteen suunnitteluun haun näkökulmasta:

  • Selvitä, mitä intranet-alustasi hakumoottori arvostaa ja huomioi ne sisällönsuunnittelussa ja -tuotannossa.
  • Metatiedota ja asiasanoita.
  • Pohdi, millä termeillä intranetin käyttäjä mahdollisesti etsii tuottamaasi sisältöä. Käytä sisällössä näitä sanoja sekä niiden synonyymejä. Älä takerru pelkkään ammattijargoniin.

4. kulmakivi: Rakenne tukee sisällöntuotantoa

Neljäs sisältörakenteen suunnittelun kulmakivi on sisällöntuotannon ja sen johtamisen selkeys ja hallittavuus. Se on raaka tosiasia, joka kannattaa huomioida edellä mainittujen käyttäjälähtöisten näkökulmien lisäksi.

Sisällöntuotanto-oikeuksien hallintavaihtoehdot vaihtelevat järjestelmittäin. Kaikille yhteisenä vaateena on yksinkertaisuus ja helppo hallittavuus. Mitä enemmän sisällöntuottajia, sitä monimutkaisempaan käyttöoikeushallintaan on mahdollista ajautua. Luo käyttöoikeuksiin mahdollisimman vähän erilaisia sisällöntuottajarooleja ja pidättäydy niissä. Yksittäisiin poikkeuksiin ei kannata ryhtyä. Sisällöntuotanto-oikeudet kannattaa määritellä ryhmille, joihin yksittäiset henkilöt liitetään (joko automaattisesti AD:n perusteella tai manuaalisesti). Varsinkin suurissa organisaatioissa käyttäjäoikeuksien myöntämistä ja hallinnointia on hyvä hajauttaa.

Sisältörakenteen suunnittelussa tulee jo alusta lähtien pohtia sisällöntuotannon vastuiden jakamista. Mitä enemmän rakenne on yksi yhteen sisällöntuottajien vastuualueiden kanssa, sitä helpompi sisällöntuottajien oikeuksien kokonaisuutta on teknisesti hallinnoida. Myös sisällöntuotannon johtaminen on selkeämpää; tiedetään, ketkä vastaavat mistäkin ja ei kenenkään vastuulla olevat alueet jäävät minimiin.

Vaikka organisaatiorakenteen mukainen rakenne intranetissa on monella muulla tapaa ongelmallinen, on se sisällöntuotannon johtamisen ja vastuiden jakamisen kannalta hirveän helppo; sisällöntuotannon vastuut nakitetaan yksiköittäin ja jokaisella yksiköllä on oma sisältölaarinsa päivitettävänään. Sisällöntuotanto-oikeudet on myös hyvin selkeä kohdistaa juuri tuohon laariin. Tältä kannalta organisaation mukainen rakenne intranetissa voi olla potentiaalinen, ainakin ensimmäiseksi rakenteeksi organisaatiolle, jossa intraan tuleva kokonaisuus on jostain syystä epäselvä, esimerkiksi kokonaisuus on yritysfuusioiden jälkeen vasta muotoutumassa.

Vaikka eri käyttäjärooleja tukevat kokoomanäkymät ja linkkilistat kuulustavat erinomaiselta idealta käyttäjän kannalta, voi niiden päivittäminen osoittautua reaalimaailmassa haasteelliseksi. Koska kokoomanäkymä tai linkkilista sisältää linkkejä usean vastuutahon tuottamaan materiaaliin, harvoin yksi näistä tahoista haluaa ottaa vastuuta kaikkien muidenkin puolesta. Ikävä maalata piruja seinille, mutta harvoin päivittämisen vastuuttaminen yhteiseksikään toimii; kukaan ei sitä silloin tee. Tarvitaan sisällölle toimittajia pitämään asiat ajantasalla. Mitä enemmän intrassa on monien tahojen tuottamaa materiaalia samassa kokonaisuudessa, sitä enemmän tarvitaan yhteistyötä ja intranetin päätoimittajia fasilitoimaan tätä yhteistyötä. Tämä kannattaa huomioida esimerkiksi keskitetyn intranet-toimituksen tai vastaavan resursoinnissa.

Vinkkejä rakenteen suunnitteluun sisällöntuotannon näkökulmasta:

  • Sisältö tuotetaan vain yhteen paikkaan.
  • Sisällöntuotanto-oikeuksien kokonaisuuden hallinnan vaateena on yksinkertaisuus ja helppous.
  • Luo käyttöoikeuksiin mahdollisimman vähän erilaisia sisällöntuottajarooleja ja pidättäydy niissä. Yksittäisiin poikkeuksiin ei kannata ryhtyä.
  • Sisältörakenne voi heijastella sisällöntuotannon vastuujakoa, jolloin sisällöntuotanto-oikeuksien hallinta yksinkertaistuu.
  • Sisällöntuotannon vastuujaon tulee olla selkeä, jolloin jokainen päivitysvastuullinen tietää vastuunsa (ja rajansa) ja päivitys tulee oikeasti tehtyä.
  • Jotta saavutetaan laadukasta sisältöä ja sisältörakenne, tarvitaan keskitettyä sisällöntuotannon johtamista, motivointia ja yhteistyön fasilitointia.

Yhteenveto: Intranetin sisältörakenne on usein kompromissi, jossa huomioidaan sisällöntuotanto-oikeuksien hallinnan helppous sekä niin uusien kuin palaavienkin käyttäjien palveleminen.

Kuinka monta tasoa siinä sisältörakenteessa sitten saisi olla? Sitä pohdin toisessa postauksessa.

Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.