Intranetilla voit tukea organisaatiosi toimintaa myös sosiaalisessa mediassa. Tässä vinkkejä erityisesti organisaation viestintä-, intra- ja somevastaaville!

1. Työntekijät tykkäämään

Olettehan maininneet intrassanne organisaation somepresensseistä? Organisaatiosi käyttämien sosiaalisen median kanavien/tilien nimet ja suorat linkit niihin tulee aina löytyä intrasta. Näin voit saada omat työntekijäsi (ja heidän kaverinsa) seuraamaan organisaatiotasi somessa.

Tee näin:

  • Linkit organisaatiosi somekanaviin lisätään tyypillisesti intranetin yhteystietosivuille, ajankohtaista-osioon, viestintäkanavia esitteleville ohjesivuille sekä jopa alatunnisteeseen.

2. Tuo esiin asiakkaan ääni

Organisaatiosi asiakkaat ja yhteistyökumppanit ovat somessa, enemmän tai vähemmän. Hyödynnä intraa alustana tuodaksesi esiin organisaatiotasi koskettavat keskustelut somesta.

Tee näin:

  • Lisää intraan palsta/palstoja Twitter-viesteistä, jossa käytetään tiettyä hashtagiä (esim. organisaationne nimi).
  • Lisää intraan palsta Facebook-tilinne viimeisimmästä toiminnasta.
  • Mikäli käytössänne on someseurantapalvelu, tuo sen löytämät osumat esiin intraan omana palstanaan (esim. RSS-feedinä tai iFrame-upotuksena) perinteisen mediaseurannan osumien tapaan.
  • Tuo aiheet keskusteluun organisaation sisälle. Poimi sosiaalisesta mediasta (esim. someseurantaa hyödyntäen) päivän polttavia aiheita intranet-uutisiksi.

3. Kanavien ja henkilöiden roolit selkeiksi (ja samalla keräät vinkkejä ja valmistaudut kriiseihin)

Muistathan viestiä intran kautta henkilöstölle myös sosiaalisen median rooleista organisaatiosi viestintäkanavien paletissa, mitä sosiaalisessa mediassa tavoitellaan, sekä kanavien päivitysvastuista. Kommunikoi, onko teillä aiheeseen dedikoituja somevastaavia, mikä on heidän ja mikä muun henkilöstön rooli ja vastuu sosiaalisessa mediassa toimimisessa. Kerro myös, miten organisaationne toimii somessa kriisi- ja erityistilanteissa.

Kun intrassa on tieto somemanagereista, henkilöstösi on mahdollista ottaa heihin yhteyttä ja vaikkapa ehdottaa postattavaa aiheita, kuvaa tai videota. Tai jos työntekijä huomaa somessa huomionarvoista kirjoittelua työnantajaorganisaatiostaan (positiivisessa tai negatiivisessa mielessä!), voi hän vinkata tästä somevastaaville.

Tee näin:

  • Kanavien roolien ja vastuiden on luontevaa sijaita intrassa sosiaalista mediaa käsittelevässä kokonaisuudessa. Lisää tietojen yhteyteen someylläpitäjien yhteystiedot. Linkitä kokonaisuuteen ainakin ajankohtaista-osiosta ja viestinnän sivuilta.
  • Somevastaavana lisää intran henkilöprofiiliisi asiasanoiksi (tai vastaaviksi asiantuntijuudesta kertovaksi tiedoksi) sosiaalisen median kanavat, myös nimeltä, jotta intran haulla löytyy kanaviin liittyviä henkilöitä. Lisää tiedot myös yhteystietosivuille.
  • Muista uutisoida muutoksista organisaationne somepresenssissä ja -painotuksissa, esimerkiksi uusista käyttöönotetuista kanavista. Millä tavoitteilla, teemoilla ja painotuksilla kyseisessä kanavassa toimitaan, ja ketkä siitä omassa organisaatiossa vastaavat.

4. Turvallisen harjoittelun kautta julkisille areenoille

Sosiaalinen intranet on turvallinen organisaation oma harjoittelualusta somekäyttäytymisen ja -tapojen opetteluun. Ehkä organisaatiosi on asiantuntijaorganisaatio, jossa henkilöiden näkyvyydellä sosiaalisessa mediassa on merkitystä? Omassa intrassa on pienempi kynnys tuoda mielipiteitään esille: kommentoida, jakaa tai blogata.

Tee näin:

  • Ensinnäkin mahdollista sosiaalinen toiminta intrassanne. Se voi olla vaikkapa tietosisältöjen kommentointia ja tykkäämistä, Yammer-/Facebook-tyyppinen keskustelu/uutisvirta, blogaamista tai mikroblogaamista ja/tai keskustelua työstä projekti- ja tiimityötiloissa. Intravastaavana kannusta kommentointiin ja osallistumiseen.
  • Päätoimittajana nosta esiin intraan kirjoitettuja asiantuntijoiden blogikirjoituksia ja käynnissä olevia keskusteluja esimerkiksi toimitetuilla nostouutisjutuilla, automaattisilla ”Kommentoiduimmat”-nostoilla tai vinkkaamalla aiheesta yleisessä keskusteluvirrassa.
  • Kannusta ihmisiä jakamaan asiantuntija-alansa linkkivinkkejä ja muuta materiaalia keskusteluvirrassa.
  • Mutta muistuta myös, ettei intranetiinkaan lisätyt mielipiteet jää välttämättä vain organisaatiosi sisälle…

5. Nuuski intrasta someen nostettavia aiheita

Intrasta voi löytyä paljonkin somekanaviin nostettavia mielenkiintoisia aiheita ja faktoja, kuvia, videoita, mielenkiintoisia henkilöitä tai sattumuksia. Niitä voi piillä keskusteluvirroissa (erityisesti asiantuntijoiden jakamina), toimipisteiden pikku-uutisissa, blogeissa, BI-tiedoissa…

Tee näin:

  • Seuraa yleistä keskusteluvirtaa ja blogeja (mikäli intrassasi on).
  • Merkitse mielenkiintoisten sisällöntuottajien kohdalla seuranta päälle (jos seuraamistoiminnallisuus löytyy).
  • Tutustu toimipisteiden introihin, ihmisiin ja uutisaiheisiin. Muodosta yhteistyöverkosto toimipisteiden viestintävastaavien ja sisällöntuottajien kanssa.
  • Myös liiketoiminnan tunnusluvuista ja muista BI-tiedoista voi löytyä mielenkiintoisia sattumia ja hauskoja oivalluksia, jotka parhaimmillaan liittyvät johonkin ajankohtaiseen aiheeseen. Varmista toki, että tiedon saa julkaista.

6. Löydä oikea tieto

Kinkkinen kysymys Twitterissä? Sama materiaali intrassa tai muissa järjestelmissä (tieto tuotteista, organisaatiosta, jne.), joka auttaa asiakaspalvelijoita vastaamaan asiakkaiden kysymyksiin perinteisten kanavien kautta, auttaa tietenkin myös somessa.

Tee näin:

  • Varmista resurssit ja luo prosessit: sosiaalisen median kautta tuleviin kysymyksiin on oltava henkilöresursseja reagoida. Se on yksi asiakaspalvelukanava muiden joukossa. Muodosta sujuva yhteistyö somevastaavien ja perinteisten kanavien kautta asiakaspalvelua tekevien välillä. Varmista somevastaaville pääsy oikeaan tietoon. Kouluta asiakaspalvelutilanteisiin.
  • Intranet-vastaavana varmista intranetin tiedon oikeellisuus ja ajantasaisuus.

7. Löydä oikea asiantuntija

Yhtä hyvin kuin intran henkilöhaulla löytyy vaikkapa ne somevastaajat, löytyvät oikeat asiantuntijat vastaamaan kinkkisiin kysymyksiin.

Tee näin:

  • Intranet-vastaavana kannusta henkilöstöä täyttämään henkilöprofiilitiedot.
  • Varmista kaikki mahdolliset automaattiset tiedonsiirrot esim. HR-järjestelmästä profiilien pohjaksi ja/tai rikastamiseksi. Ja varmista, että intran haku pureutuu myös niihin.

8. Crowdsoursaa

Kinkkinen kysymys odottaa edelleen vastausta. Hyödynnä intraasi joukkoistamiseen!

Tee näin:

  • Jos intrassasi on yleinen keskusteluvirta tai -palsta, ehkä jopa etusivulla shoutbox, tiedustele kysymykseesi vastausta siellä. Ehkä joku tuntee asian ja avunpyyntöösi vastataan. Kahvipöytäkeskusteluihin kinkkinen tai erikoinen kysymys ainakin nousee!
  • Somevastaaville voidaan perustaa myös oma (mahdollisesti suljettu) työtila, jossa vaikeista kysymyksistä voidaan yhdessä keskustella.

9. Aikatauluta somepostaukset

Intranet on tietenkin myös työkalu ryhmätyöskentelyyn. Ota somevastaavaporukalla hyöty irti sen tarjoamista yhteistyö- ja koordinointimahdollisuuksista! Näin varmistat tehokkaamman aikataulutuksen ja erityistilanteissa yhtenäisen sanoman.

Tee näin:

  • Perusta intraan työtila tai vastaava somevastaaville ja anna kaikille muokkausoikeudet.
  • Aikatauluta projektikalenteritoiminnallisuuden (tai vaikka ihan taulukon) avulla  somepostaukset. Suunnittele ja työstä yhdessä postausten sisältö. Jaa tehtävät. Merkitse muistiin idea- ja aikataulutusaihiot, lisätietolinkit ja muut tiedot kaikkien somevastaavien (tai vaikka koko organisaation!) tietoon. Kerää ideoita crowdsoursaamalla.
  • Kriiseissä ja muissa erityistilanteissa työstäkää työtilaan somevastaavien saataville kyseisen tilanteen ohjeisto, joka sisältää ainakin vastaukset tyypillisimpiin kysymyksiin.

10. Suunnittele monikanavaviestintä

Miksi tyytyä vain somepostausten suunnitteluun ja aikatauluttamiseen intran työtilassa? Koordinoi intran työtilassa koko monikanavaviestinnän paletti!

Yhteenveto

Jotta intranet tukisi organisaationsa toimintaa sosiaalisessa mediassa, intrasta tulee vähintään löytyä organisaation sosiaalisen median kanavien nimet ja sijainnit. Intranetista somevastaavat löytävät vastauksia somessa esitettyihin kysymyksiin tai oikean asiantuntijan vastaamaan niihin. Intraa voidaan myös käyttää välineenä tuomaan esiin somessa organisaatiosta käytäviä keskusteluja ja asiakkaiden ääni. Intranetin työtiloissa voidaan yhdessä ajoittaa postaukset sosiaalisen median kanaviin ja suunnitella organisaation monikanavainen viestintä. Ja kyllähän se oma sosiaalinen intranet toimii turvallisempana leikkikenttänä somekäyttäytymisen ja -tapojen opetteluun kuin ne julkisessa verkossa olevat palvelut!

Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.