Intosome Oy kuuluu harvoihin kotimaisiin konsulttitaloihin jotka ovat erikoistuneet organisaatioiden sisäisen työn tehostamiseen. Erityisenä kiinnostusalueena Intosomella ovat mm. sosiaaliset intranetit ja niiden käyttö perinteisemmän teollisuuden organisaatioissa. Intosome ei toteuta asiakkailleen intranetteja, mutta on tehnyt etenkin pilottiprojekteja joissa haetaan sosiaalisten toimintojen järkeviä hyödyntämisalueita.

Intosome Oy:n Oskari Uotinen vastasi muutamiin kysymyksiin törmätessämme Nordic Business Forumissa Jyväskylässä viime vuoden loppupuolella. 
Oskari työskentelee Kuopiosta käsin. Muut Intosomen konsultit ovat Tampereella (1) ja Helsingissä (1).

1) Milloin pilotit ovat arvokkaita?

Pilotoinnin ytimessä on suunnitelmallisuus ja sitoutuminen. Yhteisöllisessä työskentelyssä (vaikkapa wikimäinen sisällöntuotanto tai mikrobloggaus) on kysymys uusista tavoista työskennellä. Uudet toimintatavat eivät kuitenkaan tule organisaatiossa käyttöön automaattisesti uuden järjestelmän myötä, vaan järjestelmä ainoastaan mahdollistaa uuden, tehokkaamman tavan työskennellä.

Pilotti on arvokas silloin, kun se pienellä vaivalla onnistuu näyttämään uuden työskentelytavan hyödyn yksilön ja ryhmän tasolla. Näin muutoksen skaalaaminen ja järjestelmäinvestointi ovat helpompia oikeuttaa. Lisäksi pilotointi osoittaa myös, millaista työskentelytapaa tehtävän järjestelmäinvestoinnin on kyettävä tukemaan, eli pilotti auttaa myös esimerkiksi intranetin konseptoinnissa.

Vastaavasti myös epäonnistunut pilotti on arvokas, joskus ehkä onnistunuttakin arvokkaampi, sillä sen avulla voidaan välttää hukkainvestointeja järjestelmiin, jotka eivät oikeasti tue työskentelyä ja organisaation tavoitteita.

2) Miten pilotointi käytännössä toteutetaan?

Suunnitelmallisella pilotoinnilla on siis mahdollista kerätä kokemuksia ennen järjestelmäinvestointia. Tyypillinen prosessi alkaa muutoksen tarpeen ymmärtämisestä: sähköpostit täyttyvät turhista viesteistä, tehdään päällekkäistä työtä, eikä tarpeellinen informaatio tavoita työntekijöitä.

Seuraava vaihe on käydä läpi ongelman syyt, jotka löytyvät useimmiten käytössä olevista työskentelyn prosesseista, ja myös järjestelmistä. Pilottia suunniteltaessa on tärkeä miettiä, millaisilla toimintatapamuutoksilla ongelma voitaisiin ratkaista. Vasta sitten valitaan teknologia.

Suunnitelmallisuuteen kuuluu se, että pilotointi ei ole pilotin itsetarkoitus, vaan pilotti kytketään alusta alkaen oikeisiin työn tekemisen kohteisiin. Tehdään siis toisin jotain, mitä tehtäisiin joka tapauksessa.

Pilotille määritellään tavoitteet, ryhmä, resurssitarpeet, ajanjakso, mittarit ja omistaja, joka on organisaatiossa vastuussa siitä, että ryhmä toimii määritellyn pilotin mukaisesti.

3) Millä teknologioilla/tuotteilla pilotteja yleensä teette?

Olemme teknologiariippumaton kumppani, joten valitsemme pilotin toteuttamiseen parhaiten sopivan ratkaisun. Joskus työkalut voivat olla organisaatiolla jo olemassa, jolloin pilotti voi kohdistua työkalujen ominaisuuksien tehokkaampaan hyödyntämiseen tai yksinomaan prosessien hiomiseen. Toisaalta käytämme paljon ilmaisia pilvipalveluita.

Onkin tärkeä muistaa, että pilotointivaiheessa ei tehdä vielä kovin suuria investointeja palvelimiin tai teknologioihin. Myös yritykset, joissa karsastetaan ilmaisia pilvipalveluja muutoin, voivat monessa tapauksessa toteuttaa pilottiprojektin niiden avulla, kun valitussa pilotissa ei käsitellä sellaista tietoa, joka vaatisi maksimaalisen tietoturvan tason.

Käytämme usein piloteissa Yammeria yrityksen sisäisiin keskusteluihin ja Dropboxia tiedostojen jakamiseen. Nämä soveltuvat yhtä lailla myös esimerkiksi yritysverkostojen käyttöön. Jotkin organisaatiot ovat päätyneet käyttämään Yammerin ja Dropboxin ilmaisversioita myös pilotin jälkeen virallisina järjestelminään.

Vieremäläinen johdinkomponentteja valmistava alihankkijayritys SKS Connecto pilotoi Yammerin ilmaisversion avulla yrityksen sisäisten keskustelujen tehostamista, mutta myös reklamaatioiden hoitamista heidän päämiehensä iisalmelaisen kaivoskonevalmistaja Normetin kanssa.

4) Miten näette sosiaalisten intranettien kehityksen tilanteen tällä hetkellä?

Sosiaaliset intrat kiinnostavat ja ominaisuuksia otetaan käyttöön intrauudistusten yhteydessä, mutta liian usein sosiaalisuus tuppaa olemaan päälleliimattua. Ihmiset tekevät sitä, mistä näkevät olevan hyötyä – organisaatiolle, ryhmälle ja ennen kaikkea itselle. Jalkauttamista ja hyötyjen näyttämistä ei pidä aliarvioida.

>> Tutustu Intosomen verkkosivustoon