Intranetin sydän on sen perinteisin sisältö: organisaation yhteinen ohjeistus, kuten strategia ja yhteiset toimintalinjaukset, työsuhdeasiat ja muut HR-ohjeet, IT-, laki-, viestintä- ja talousohjeet sekä eri liiketoiminta-alueiden ohjeistukset. Ohjeistukset julkaistaan intranetissä tyypillisesti verkkosivumaisina surffailtavina kokonaisuuksina tai dokumentteina/liitetiedostoina. Ja tässäpä piileekin Confluencen ja SharePointin suurin filosofinen ero: Confluence kannustaa julkaisemaan ohjeet surffailtavina sivuina ja SharePoint dokumentteina dokumenttikirjastoissa. Kärjistetysti voidaan antaa suositus: suosi Confluencea julkaisualustana, mikäli tietosivut ovat intrassasi suuressa roolissa, niitä on paljon ja haluat, että sisältöjä ylläpidetään surffailtavina wikisivuina. Suosi taas SharePointtia silloin, kun julkaiseminen organisaatiossasi on dokumenttikeskeistä. Toki SharePointilla voidaan julkaista sisältöä myös verkkosivuina, useammallakin tavalla.

Tässä Confluence vs. SharePoint intranet-käytössä -sarjan postauksessa vertaillaan Confluencen ja SharePointin soveltuvuutta verkkosivujen julkaisuun, sivurakenteen hallinnointiin sekä perusnavigaatiotarpeisiin. Postauksessa puhutaan myös linkittämistapojen eroista sekä hifistellään URL:ien muodostumisella, joka näissä kilpailevissa järjestelmissä on varsin erilainen. (URL:ien sisällön merkitys nykymaailmassa alkaa tosin olla katoavaista kansanperinnettä, koska osoitteisiin harvoin enää kiinnitetään yhtä paljon huomiota kuin ennen vanhaan.)

Confluence

Confluence verkkojulkaisuvälineenä

Confluencessa verkkojulkaiseminen tapahtuu tyypillisesti sivuina (page), jotka asuvat työtiloissa (space). Confluence sopii verkkojulkaisualustaksi erityisesti silloin, jos intrassasi on paljon tietosivuja ja haluat, että niitä ylläpidetään surffailtavina sivuina (eikä esim. Word-dokumentteina).

Verkkojulkaiseminen sivuina työtiloissa

Sivuja ja työtiloja voi olla rajaton määrä. Kaikki työtilat ovat rinnakkaisia ja samanarvoisia. Työtiloja ei voi rakentaa sisäkkäin tai hierarkiaan kuten SharePointissa. Työtila voi sisältää lukemattoman määrän sivuja. Sivut järjestyvät hierarkiaan, jonka syvyyttä voi kasvattaa äärettömäksi. Hierarkian syventämiseksi ei luoda kansiorakenteita, vaan normaaleja sivuja. Navigaatiohaara järjestyy automaattisesti aakkosjärjestykseen, mutta järjestystä voi muuttaa manuaalisesti. Uusien sivujen luonti tapahtuu create-nappulan kautta, minkä alle voidaan määritellä tarjolle useita valmiita sivupohjia (blueprint) toiminnallisuuksineen.

Sivuhierarkian ja murupolun näkyminen loppukäyttäjille määritellään työtilan teemassa (theme). Teema määrittelee työtilan ulkoasun ja sivupohjan rakenteen. Confluence 5:n oletusteema lähentelee Sharepointin tiimityötilan perusnavigaatiota (esim. työtilan liitetiedostot löytyvät koostetusti vasemman reunan navigaatiopalkista). Koko työtilan sisäisen hierarkian ja murupolun näyttäminen kuuluvat valmiina pakettiin. Teemoja voi valmistaa järjestelmään lisää (pääkäyttäjäoikeuksin). Mikä tahansa teema on valittavissa mihin tahansa työtilaan, joko luontivaiheessa tai milloin tahansa ”jälkikäteen lennosta”. Yksittäinen teema on räätälöitävissä esim. CSS:n osalta työtilakohtaisesti, vaikkakaan se ei ole pitkässä juoksussa suositeltavaa.

Navigointia sivulta toiselle voidaan toteuttaa myös sivuihin lisättyjen tagityksen/asiasanoituksen (label) avulla. Macrolla saadaan sivulle dynaamisesti päivittyvä navigaatiopalikka, esimerkiksi listaus sivuista, joissa labeleina ovat IT ja ohjeet.

Päivitysoikeudet jaetaan usein työtilakohtaisesti. Tällöin muokkausoikeudet työtilaan tarkoittavat kaikkien työtilan sivujen muokkausoikeuksia, oikeutta muokata hierarkiaa ja luoda alasivuja minne tahansa kyseisessä työtilassa. Myös lukuoikeudet voidaan määrittää työtilakohtaisesti. Oikeusrajoituksia voi toki tehdä sivukohtaisesti.

Esimerkkinä verkkojulkaisemisesta voi käydä katsomassa vaikkapa Confluencen dokumentaatiosivuja.

Navigointi kokonaisuudessa

Kaikkiin työtiloihin voi navigoida kätevästi työpöydältä (dashboard), joka on käyttäjälle paketista tarjottu aloitussivu Confluencessa. Dashboardilla näkyy listattuna kaikki työtilat, joihin ko. käyttäjällä on vähintään lukuoikeudet. Vieressä näkyy viimeisimmät muutokset ja kommentit työtiloissa (recently updated). Käyttäjä voi myös merkitä suosikkityötilansa (favourite spaces) ja seurata niissä tapahtuneita muutoksia koostetusti Dashboardilta.

Intratoteutuksissa Dashboard on usein korvattu tai sen rinnalle on räätälöity perinteisemmän näköinen intran etusivu uutisvirtoineen jne. Usein intratoteutuksessa on myös räätälöity tai esimerkiksi RefinedWiki-lisäosalla tehty päänavigaatio.

Sivun osoitteiden muodostuminen ja linkittäminen

Sivun osoite muodostuu työtilan avainarvon (space key) ja sivun nimen yhdistelmästä. Esimerkki: https://confluence.atlassian.com/display/DOC/Confluence+Documentation+Home , jossa ‘Confluence Documentation Home’ on avoinna olevan sivun nimi ja ‘DOC’ on sen työtilan avainarvo, missä sivu sijaitsee.

Sivustohierarkian tasot eivät näy URL:ssa. Tämä mahdollistaa sivujen siirtämisen milloin tahansa minne tahansa saman työtilan sisällä, eikä sivun osoite muutu. Tämä tosin aiheuttaa sen rajoituksen, että työtilassa voi olla kerrallaan vain yksi samanniminen sivu (esim. Yhteystiedot). Kun sivun nimeä muutetaan, myös URL muuttuu, mutta Confluence tietää nimenmuutoksen ja ohjaa käyttäjän oikealle sivulle. Sivujen nimeämiseen kannattaa panostaa, sillä Confluencen sisäinen haku arvottaa sivujen nimiä korkeimmalle. Samaan kokonaisuuteen kuuluvat sivut voi jopa nimetä samankaltaisella alulla, jolla ko. hakusanoilla etsittäessä kaikki aiheen sivut ovat kärkituloksina.

Pelkästään sivun URL:ia ei voi muokata; jos sivun URLia haluaa muuttaa, on muutettava sivun nimeä. Järjestelmä luo itse sivulle osoittavan lyhytlinkin (löytyy sivuinfosta), jota voi käyttää sivuun linkittämiseen ulkoapäin (esim. uutiskirjeestä). Jos sivun nimessä on skandinaavisia merkkejä (esim. ä, ö, å), osoitteesta muodostuu ikävän ”oksennusmallinen”, josta ei käy ilmi työtilan avainarvo, eikä sivun nimi. Sivun nimeämisessä on joitakin rajoitteita erikoismerkeissä, mm. kaksoispistettä ei sivun nimen voi laittaa.

Sivuja voidaan siirtää toiseen työtilaan ja järjestelmä pysyy kärryillä, mihin sivu on siirretty. Jos sivulle linkittämisen on käytetty ns. sisäistä linkitystä, järjestelmä korjaa siirtyneeseen sivuun osoittaneet linkit automaattisesti. Jos sivu on nimetty uudelleen, järjestelmä tietää myös tämän ja ehdottaa käyttäjälle uuden nimistä sivua (jos käyttäjä yrittää saapua sivulla suoralla URLilla, joka siis perustuu sivun nimeen). Samoin järjestelmä kertoo, jos sivu on poistettu.

Sisältösivulta voi linkittää neljällä tavalla: suoralla URL:lla, sivun liitteisiin (kohde valitaan listalta), haun avulla (instanssin sisältä, kohde valitaan hakutuloslistalta) tai ”Viimeksi vieraillut sivut” -listan avulla, joka on äärettömän kätevä toiminnallisuus päivittäjälle. ”Viimeksi vieraillut sivut” -lista sisältää personoidusti ne sivut, joissa on itse vieraillut viimeksi, todennäköisesti juurikin tarkastamassa, mihin linkin pitikään osoittaa.

Plussat

  • Uusien sivujen luominen ja sivuhierarkian kasvattaminen on intuitiivista ja nopeaa.
  • Sivuhierarkia muodostuu työtilaan automaattisesti ja on näkyvissä navigaationa sekä julkisesti että sisällöntuottajille.
  • Jos sivuja siirretään toiseen paikkaan saman työtilan hierarkiassa, sivun URL pysyy samana.
  • Erinomainen päivitystuskaa vähentävä ominaisuus: linkin kohde valitaan viimeksi vieraillut sivut -listalta.
  • Erinomainen linkkienkorjausautomatiikka. Kun saman instanssin sivujen keskinäisessä linkittämisessä käyttää ns. sisäistä linkitystä, linkit pysyvät ehjinä, vaikka kohdesivun sijainti tai nimi muuttuisikin. Mikäli loppukäyttäjä tulee suoralla URL:lla sivulle, joka on nimetty uudelleen, siirretty toiseen paikkaan tai poistettu, järjestelmä osaa kertoa tästä ja ohjata haetulle sivulle.

Miinukset

  • Työtilojen asetuksia ei voi periyttää tai kopioida toisesta työtilasta. (Tosin varsinkin ulkoasuasetuksia voi määritellä valmiiksi työtilan teemaan. Yksittäisen työtilan sisällön ja asetuksia voi kopioida, esim. pohjaksi uudelle työtilalle.)
  • Työtilalla tulee sitä luotaessa määritellä yksilöllinen avainarvo (space key), jota ei voi jälkikäteen muuttaa. Avainarvo näkyy kaikissa työtilan sivuihin osoittavissa URL:eissa.
  • Kaikki työtilan sivut tulee olla nimetty yksilöllisesti.
  • Jos sivun nimessä on skandinaavisia merkkejä (esim. ä, ö, å), osoitteesta muodostuu ”oksennusmallinen”.
  • Sivun nimeämisessä rajoitteita erikoismerkeissä, esim. kaksoispiste.

SharePoint

SharePoint verkkojulkaisuvälineenä

SharePointissa verkkojulkaisemiseen on ainakin kaksi eri tapaa:

  1. Toteuttaminen wikisivuina wikisivukirjastoa (wiki page library) hyödyntäen, yhden sivuston (site) sisällä.
  2. Toteuttaminen sivuina (page), jotka asuvat julkaisusivustoilla (publishing site).

Useimmiten ohjeita julkaistaan SharePointissa kuitenkin dokumentteina sivustojen dokumenttikirjastoissa, joihin voidaan luoda erilaisia näkymiä. Dokumenttienhallintaa ei käsitellä tässä postauksessa.

1. Verkkojulkaiseminen wikisivuina wikisivukirjastossa

Verkkojulkaiseminen voidaan toteuttaa esimerkiksi wikisivuina wikisivukirjastoa (wiki page library) hyödyntäen, yhden sivuston (site) sisällä. Tämä toimintatapa soveltuu erityisesti pienen organisaation sisäisten ohjeiden julkaisuun, joita halutaan päivittää suoraan intrasivuille. Wikisivuja voi luoda nopeasti lisää ja niiden editointi sisältää kaikki SharePointin laajat sivueditointimahdollisuudet.

Wikisivut sijoittuvat sivustossa kirjastoon eli käytännössä ne ovat kaikki samanarvoisia, eikä Confluencesta tuttua sivuhierarkiaa synny. Wikisivuja linkitetään toisiinsa manuaalisesti per sivu ja näin voidaan luoda lukijalle näkyviin haluttu rakenne.

Loppukäyttäjää varten voidaan wikisivuille linkittäminen hoitaa myös tekemällä erilaisia näkymiä wikisivujen kirjastoon. Esimerkiksi ohjesivujen tapauksessa hyödyntämällä metatietona ohjeiden kategoriaa ja listaamalla näkymässä kerrallaan esim. vain IT-politiikat, ohjelmien käyttöohjeet tai henkilöstöasiat -kategorioiden wikisivut. Tai voidaan listata myös vaikkapa ”Uusimmat ohjeet” tai ”Viimeksi muokatut ohjeet”.

2. Verkkojulkaiseminen sivuina julkaisusivustolla

Toinen tapa julkaista SharePointilla verkkosivumaista sisältöä on rakentaa kokonaisuus sivuina (page), jotka asuvat julkaisusivustoilla (publishing site).

Julkaisusivustoja voidaan luoda rinnakkain ja sisäkkäin. Kokonaisuuden hallinta voi olla haastavaa ja vaatia huolellista suunnittelua. Erinomaista on, että sivustojen asetuksia (esim. käyttöoikeudet ja ulkoasu) voidaan periyttää. Tosin sivustotyyppi tulee valita sivustoa perustettaessa, eikä sitä voi jälkikäteen muuttaa. Yksittäisten sivustoon kuuluvien ominaisuuksien käyttöönotto muun tyyppisistä sivustoista on kuitenkin mahdollista.

Julkaisusivuston etuna on lisäksi siinä oletuksena käytössäoleva sivujen julkaisuprosessi. Samaan aikaan sivusta olla julkaistuna toinen versio ja toista versiota voi editoida rauhassa ja tallentaa sitä useaan kertaan.

Haasteena on, että julkaisusivusto voi sisältää sivuja käytännössä vain yhdellä hierarkiatasolla, etusivun alasivuina. Syvemmän hierarkian tekemiseksi on luotava sisäkkäisiä sivustoja. Tällaiseen kokonaisuuteen ei ole saatavissa loppukäyttäjälle näkyvää valmista hierarkista surffailtavaa navigaatiota.

Navigointi kokonaisuudessa

SharePointin työkaluilla voidaan näyttää kerrallaan kaksitasoinen navigointihierarkia. Paketista ei saa sisäkkäisten julkaisusivustojen kokonaishierarkian näyttävää navigaatiota.

Intratoteutuksissa päänavigaatio usein räätälöidään, jotta surffailijalle voidaan näyttää samaan aikaan useampi navigaatiotaso.

Omalle sivulle voi kerätä suosikkisivustoja.

Sivun osoitteiden muodostuminen ja linkittäminen

URLissa näkyy koko sivuston rakenne. Domain-nimi viittaa palvelimeen tai sivustokokoelmaan. Sen jälkeen URLissa näkyy koko sivuston rakenne (sivustokokoelma, jollei se jo ole domain), kunnes ollaan ko. sivustokokoelman nimessä, jonka alla näkyy kirjaston nimi (esim. Pages, Documents, Notebook) ja resurssin nimi (esim. sivun nimi). Esimerkki: http://www.utu.fi/fi/Yliopisto/yhteystiedot/Sivut/home.aspx , jossa ’home’ on sivun nimi ja ’Sivut’ sen kirjaston nimi, jossa sivu sijaitsee. Sen edellä URLissa näkyy koko sivuston rakenne.

Sivulta voi linkittää kahdella tavalla: suoralla URL:lla (From address) tai sisäisellä linkityksellä valitsemalla kohteeksi minkä tahansa ko. Sharepointin sisällöstä (From SharePoint > Select an Asset).

Sivun nimi voi sisältää erikoismerkkejä ja skandinaavisia merkkejä. Kun sivun nimeä muutetaan, sivun URL ei muutu. Siksi myöskään sivulle osoittavat linkit eivät mene rikki.

Myös sivun URLia voi muuttaa ja se voi sisältää ääkkösiä ja välilyöntejä, mutta ei esimerkiksi pisteitä tai kaksoispisteitä.

Jos sivun URLia muutetaan, sivulle osoittavat linkit leipätekstissä rikkoutuvat, mutta navigaatio päivittyy. Samoin käy, jos sivun siirtää toiselle sivustolle.

Plussat

  • Wikikirjaston käyttö verkkoverkkojulkaisemisessa toimiva ratkaisu max. n. 20 sisältösivun hallintaan. Laajemman sivumassan hallintaan monipuolisia ratkaisuja wikisivukirjaston näkymiä hyödyntämällä.
  • Kehittyneet julkaisunhallintaominaisuudet julkaisusivustolla.
  • Työtilan asetuksia ja ominaisuuksia voi periyttää.
  • Sivun URLin voi muuttaa erilaiseksi kuin sivun nimi. Siinä voi käyttää myös ääkkösiä.

Miinukset

  • Paketista ei saa sisäkkäisten julkaisusivustojen kokonaishierarkian näyttävää navigaatiota.
  • Per julkaisusivusto voi sivuja luoda vain kaksi hierarkiatasoa. Useimmiten tehdäänkin niin, että jokaiselle julkaisusivustolle luodaan vain yksi sivu ja julkaisusivustoja (jotka kukin sisältävät yhden sivun) luodaan hierarkiaksi lukuisia. Sivujen luonti näin on varsin raskas, monivaiheinen operaatio.
  • Sivujen URLin muuttaminen (esimerkiksi jos on muuttanut sivun nimeä ja haluaa muuttaa URLin vastaamaan uutta nimeä) rikkoo sivulle osoittavat manuaalisesti tehdyt linkit.

Confluence vs. SharePoint

Yhteenveto: Verkkojulkaiseminen

Suosi Confluencea julkaisualustana, mikäli kiinteää sisältöä sisältävät tieto- ja ohjesivut ovat intrassasi suuressa roolissa, niitä on paljon ja haluat, että sisältöjä ylläpidetään surffailtavina sivuina. Suosi SharePointtia julkaisualustana, mikäli ohjeiden ja muiden tietojen julkaiseminen on organisaatiossasi dokumenttikeskeistä.

Verkkojulkaisukäytössä Confluence ja SharePoint eroavat olennaisesti filosofialtaan.

Confluencen ydin ovat samanarvoiset työtilat, jotka sisältävät kukin sivuhierarkian, joka voi koostua lähes lukemattomista tasoista. Rakenteen ja sivujen luominen sekä hallinnointi on Confluencessa yksinkertaista. Kaikkiin työtiloihin pääsee navigoimaan ne kokoavalta Dashboardilta ja kunkin työtilan sisällä on navigoitavana kyseisen työtilan sivuhierarkia.

SharePoint taas koostuu sivustoista, joita voidaan luoda myös sisäkkäin ja hierarkiaan. Sivustoissa voi sijaita sivuja käytännössä vain yksitasoisessa hierarkiassa. Hierarkian kasvattamiseksi luodaankin usein sisäkkäisiä sivustoja. SharePointin työkaluilla voidaan näyttää kerrallaan vain kaksitasoinen navigointi. Kun sivustohierarkia on monitasoinen ja jos surffailijalle haluttaisiin näyttää samaan aikaan useampi navigaatiotaso, joudutaan navigaatio räätälöimään.

—-

Confluence vs. SharePoint intranet-käytössä -juttusarjassa vertaillaan kahta Suomen käytetyintä intranet-järjestelmää: Microsoftin SharePointia ja Atlassianin Confluencea. Tavoitteena on tarjota perustietoa siitä, kuinka järjestelmillä voidaan toteuttaa mikäkin intranetin osakokonaisuus. Juttusarjassa keskitytään suoraan paketissa tarjolla oleviin mahdollisuuksiin Confluencen versiossa 5 ja SharePointin versiossa 2013. Räätälöinti mainitaan aina erikseen. Intranet-järjestelmävalintaan vaikuttavat luonnollisesti myös monet muut seikat kuin tässä juttusarjassa esitetyt, esimerkiksi käyttäjäorganisaation tietotyön luonne, koko sekä muut järjestelmäratkaisut. Arviot perustuvat North Patrol Oy:n asiantuntijoiden kokemukseen. Kannustamme lukijoita jakamaan aiheista omia kokemuksiaan ja vinkkejä!

Sarjassa aiemmin ilmestyneet:

Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.