Tietotyöläisiä haastattelevassa juttusarjassa vuorossa on Kaija Pöysti. Kaija on mukana monen yrityksen toiminnassa mm. hallitusammattilaisena, mutta toimii myös mm. sosiaalisen median konsultointiyhtiö Intosome Oy:ssa. Kaija poimittiin sarjaan, koska hän on aktiivinen sosiaalisen median hyödyntäjä sekä mukana monen erilaisen organisaation toiminnassa.

#1 Kuinka paljon sähköpostia saat päivittäin (arviolta)?

Vaihtelee välillä paljonkin: jos ryhmä alkaa keskustella sähköpostissa kiireisestä asiasta, viestejä voi tulla päivässä kymmeniä pelkästään tuosta yksittäisestä aiheesta. Koska olen mukana useamman yrityksen toiminnassa, tällaisia keskusteluja voi joskus sattua useita yhtenä päivänä. Lisäksi tulee viestejä lähteistä tai sosiaalisen median ryhmistä, joita seuraan. Arkipäivänä postia voi tulla 40 – 200 viestiä päivässä, viikonloppuna vähemmän.

#2 Miten käsittelet saapuvaa viestitulvaa?

Ensimmäiseksi poistan heti viestit, jotka eivät tarvitse toimenpiteitä. Nämä ovat tyypillisesti eri ryhmistä tai seuraamistani lähteistä tulevia tiedotteita. Seuraavaksi siirrän alikansioihin sellaiset yritys- tai aihekohtaiset viestit, jotka haluan säilyttää. Inboxissa pidän viestejä, jotka vaativat toimenpiteitä. Inboxissa on tosin ihan liian monta viestiä…

#3 Miten hallinnoit ja huolehdit sovituista tapaamisista ja tehtävistä?

Siirrän ne heti kalenteriini, johon panen mukaan tapahtuman tai tehtävän tiedot ja yhteyshenkilön nimen, tarvittaessa myös linkin lisätietoon.

#4 Mihin tallennat ja miten hallinnoit omia dokumenttejasi?

Käytän paljon Dropboxia, koska jaan dokumentteja useamman yrityksen kanssa.

#5 Oletko tyytyväinen siihen tapaan miten tietotyötäsi päivittäin teet? Mitä muuttaisit käyttämissäsi menetelmissä ja työvälineissä?

Muutama asia on jo tehostanut työskentelyä huomattavasti:

  1. Ryhmän kokousten sopiminen Doodlella sähköpostin sijasta. Aina jos ryhmä alkaa sopia kokousaikaa sähköpostilla, siirrän sopimisen Doodleen. 5 hengen ryhmä pystyy helposti saamaan aikaan 50 sähköpostia yhden tapaamisen sopimisesta. Doodlella niitä tulee muutama.
  2. Kalenterikutsun lähettäminen ja saaminen tapaamisista. Hyvä ja tehokas tapa saada tapaaminen suoraan kalenteriin.
  3. Keskustelujen käyminen Yammerissa, LinkedInissä tai muussa vastaavassa ryhmätyöhön sopivassa ratkaisussa. Tämä vähentää sähköpostitulvaa valtavasti ja lisäksi auttaa seuraamaan, mitä keskustelussa tapahtuu, eikä tarvitse kaivaa esiin sähköpostiketjuja. Intosomessa käytämme sisäisesti Yammeria, emmekä lähetä toisillemme sähköpostia oikeastaan koskaan. Yrityksen sisällä hyvä wikipohjainen tai vastaava sosiaalinen intra on erinomainen tapa parantaa tiedonkulkua ja vähentää tiedon hautautumista sähköposteihin.
  4. Vain valitsemieni sosiaalisen median kanavien aktiivinen käyttäminen ja seuraaminen. En edes yritä käyttää kaikkia kanavia. Maailma on täynnä mielenkiintoista tietoa, mutta kaikkea ei pysty seuraamaan. Tällä hetkellä käytän eniten LinkedIniä ja Twitteriä ja seuraan YouTubea, SlideSharea sekä blogi- ja sivustofeedejä. Käytän aikaa hyvien seurattavien lähteiden hakemiseen ja niiden jakamiseen. Sen lisäksi varaan hieman aikaa siihen, että tutustun uusiin kanaviin, vaikka en niitä aktiivisesti käyttäisikään.
  5. Kuratoitujen koosteiden seuraaminen ja sitten niiden pohjalta yksittäisten artikkelien lukeminen ja jos ne ovat hyviä, niiden seuraamisen aloittaminen.

#6 Millaisia keinoja käytät tasapainottamaan tietotulvasta syntyvää stressiä/ahdistusta?

Hyvä kysymys, ja asia, josta pitäisi puhua paljon enemmän työpaikoilla. Muuten vain helposti todetaan, että ”nyt kaikki aktiivisesti sosiaaliseen mediaan”. Tietotulva vaatii taitoja käsitellä sitä. Ainakin itse joudun jatkuvasti opettelemaan ja sekä valitsemaan että valitsemaan pois. Suuri uteliaisuus monista eri asioista ei siinä ole aina avuksi :0), mutta samalla se opettaa näkemään erilaisia asioita ja sitä, miten asioilla on monta eri puolta.

Kuratoidun sisällön seuraaminen auttaa: haen lähteitä (ihmisiä ja organisaatioita), jotka ”lukevat puolestani”. Sen lisäksi teen samanlaisia satunnaishakuja kuin kirjakaupassa tai kirjastossa, missä aina poimin jonkin minulle ennestään tuntemattoman kirjailijan ja luen hänen kirjansa (tai ainakin osan siitä). Joskus sieltä löytää helmiä, joskus ei.

Olen opetellut siihen, että perjantai-iltaisin ja lauantaisin en katso maileja, sunnuntaisin kyllä. Samoin arki-iltaisin pidän tauon, jotta jää aikaa jutella ja olla perheen kanssa. Ja tilaisuuksissa ja tapaamisissa puhelin on aina pois päältä: mukavampi olla läsnä hetkessä.

#7 Mitä fiksuja toimintatapoja suosittelet muille?

Tärkeintä on oppia hyväksymään, että kaikkea ei ehdi eikä edes tarvitse seurata. Kuratoidut sisällöt ovat hyviä, kun löytää hyvät lähteet. Silti kannattaa aina jättää tilaa löytöretkeilylle tietoon, kunhan sinne ei uppoa, vaan pitää kiinni siitä, että jos on päättänyt löytöretkeillä 15 min., muistaa myös lopettaa sen 15 minuutin jälkeen.

Yksinkertainen, mutta paljon sähköpostia vähentävä asia on seuraava: kun alkaa käyttää jotain sosiaalisen median kanavaa, vaikka LInkedIniä, käy muuttamassa sen sähköpostiasetukset. Muuten sähköposti täyttyy erilaisista automaatti-ilmoituksista. Kaikissa sosiaalisen median kanavissa voi kuitenkin valita haluamansa sähköpostiasetukset ja siten vähentää päivittäistä sähköpostimäärää huomattavasti.

Organisaatioiden johdon pitäisi ehdottomasti muistaa, että tietotulvan hallitseminen edellyttää taitoja, joita ei opi itsestään. Tai ainakin olisi huomattavasti tehokkaampaa (ja ihmisille motivoivampaa) näyttää parhaita käytäntöjä ja suosituksia organisaatioille, kuin olettaa että kaikki opettelevat yrityksen ja erehdyksen kautta ja omalla ajallaan.

Sen muistaminen, että olemme kaikki yksilöitä, auttaa myös: on hyviä käytäntöjä, mutta meidän ei kaikkien tarvitse näyttää samanlaisilta ja toimia samalla tavalla.

Aiemmin sarjassa ilmestyneet jutut: