Oulun yliopiston intranethankkeessa on käynnissä kiihkeä vaihe: kahden vuoden suunnittelu- ja kilpailutusvaiheiden jälkeen alusta (SharePoint 2013) ja toimittaja (Innofactor) on valittu. Viimeisiä määrittelyjä tehdään ja sisältöjä päästään viemään uudelle alustalle.

– Konkreettinen rakentaminen on alkanut, iloitsee Oulun yliopiston sisäisestä viestinnästä vastaava tiedottaja Anna-Maria Raudaskoski.

Helmikuussa on tarkoitus julkaista intrassa yliopiston yhteiset toimintaohjeet sekä keskittää ajankohtaisviestintä. Kyseessä on ensimmäinen koko yliopiston laajuinen henkilöstön intranet, mikä asettaa projektille omat haasteensa. Tenttasin Raudaskoskea yliopiston kokemuksista intranetin käyttöönotossa. Jutun loppuun on kerätty lista Oulun yliopiston käyttämistä intranetin julkaisua ennakoivista viestintä- ja markkinointitoimenpiteistä.

Peruutetaan kuitenkin hieman taaksepäin. Ei nimittäin ole ensimmäinen kerta, kun intraa on yritetty Oulun yliopistoon saada. Miksi nyt päästiin liikkeelle?

– Emme yksinkertaisesti voi olla ilman intranetia, Raudaskoski kertoo taustoista. – Johtoa ei tarvinnut erikseen puhua ympäri; johto näki, että intra tarvitaan. Se on nykyaikaa. Iso organisaatio tarvitsee viestinnällisen intranetin. Lisäksi tarvitaan ryhmätyötilat, sillä on älytöntä työstää yhdessä dokumentteja lähettelemällä liitetiedostoja sähköpostitse.

– Ja meillähän on käynnissä verkkoviestinnän kokonaisvaltainen uudistus. Kun julkinen verkkosivustomme uusittiin, nykyinen Henkilöstölle-sivumme alkoi näyttää tosi ysäriltä, Raudaskoski hymähtää.

Henkilöstölle-sivu linkittää eri puolilla sijaitseviin henkilöstön ohjeisiin ja palveluihin, joista osa on julkisesti saatavilla, osa vaatii kirjautumisen. Sisäisen viestinnän kanavia ovat lisäksi verkossa julkaistava henkilöstölehti Hermes, muutamien yksiköiden ja tutkimusryhmien omat intranetit, Confluence Wikin työtilat sekä koko henkilöstön kattava sähköpostijakelu, jolla lähetetään päivittäin kooste uusista henkilöstöuutisista.

Anna-Maria Raudaskoski, Oulun yliopisto
Sisäisestä viestinnästä vastaava tiedottaja Anna-Maria Raudaskoski jalkauttaa organisaation ensimmäistä intranetia Oulun yliopistossa. ”Suurin haaste projektissamme on ollut se, että täällä on aika paljon tietämättömyyttä siitä, mitä intranet on, mitä se tarkoittaa ja mitä se sisältää”.
Kuva: Oulun yliopisto/Hilkka Sandberg

Anna-Maria Raudaskoski painottaa, että lähtökohta intran rakentamiseen on viestinnällinen. Tärkein tavoite on luoda intrasta yhteinen alusta sisäiselle tiedonkululle. Intra on keskitetty paikka, jossa sisäiset tiedotteet ja ohjeet ovat avoimesti kaikkien saatavilla, se on vuorovaikutuksellinen väline, jossa kaikilla on mahdollisuus keskusteluun, Raudaskoski kuvailee.

Henkilöstölle suunnattu tieto siis keskitetään intraan, pois julkisilta verkkosivuilta ja sähköposteista. Ei kuulosta rakettitieteeltä. Oulun yliopistolla ollaankin hyvin perusasioiden äärellä. Silti käynnissä on valtava toimintatapamuutos, koska organisaatiolla ei ole aiemmin ollut keskitettyä intraa.

– Suurin haaste projektissamme on ollut se, että täällä on aika paljon tietämättömyyttä siitä, mitä intranet on, mitä se tarkoittaa ja mitä se sisältää, Raudaskoski kertoo. – Henkilöstöllä, myös sisällöntuottajilla, on vaikeuksia hahmottaa, mikä on sisäistä tietoa, mikä julkista tietoa. Tämä on suuri haaste projektin viestinnälle ja haetulle toimintatapamuutokselle.

Mutta kuulostaa siltä, että Oulun yliopistolla tietä on tasoitettu luontevasti ja hyvissä ajoin, vaikka Raudaskoski omien sanojensa mukaan kokee ”suurta riittämättömyyttä intrasta viestimisen vuoksi”. Viimeisen vuoden ajan henkilöstölehti Hermeksessä on julkaistu juttuja intranetiin liittyen ja keskustelua on käyty suljetussa wiki-tilassa tulevien käyttäjien ja intran projektiryhmän kesken. Hermestä julkaistaan julkisessa verkossa, joten tämän kirjoituksen alle on koottu linkit kaikkiin aihetta käsitteleviin juttuihin. Eri henkilöstöryhmiä on myös osallistettu suunnittelutyöpajoihin. Lisäksi johto on alusta asti sitoutunut hankkeeseen. Anna-Maria Raudaskoski kertookin, että nyt yhteisön odotukset ovat korkealla.

Kun helmikuinen julkaisu lähestyy, tahti tiivistyy myös käyttöönoton viestintätoimenpiteissä. Intranetin nimikilpailu päättyi juuri, Raudaskoski mainitsee esimerkiksi. Se onkin intrahankkeissa jo varsin vakiintunut tapa saada koko yhteisö hetkeksi pysähtymään ja miettimään, mitä tämä uusi väline – intranet – oikein tarkoittaa ja mitä se tarkoittaa meille.

– Intranet tulee aiheeksi myös henkilöstön Missä mennään? -tiedotustilaisuuksiin. Lisäksi intranetin pystyttämisen viimeisiä puristuksia voi seurata projektipäällikön blogissa, jota julkaistaan joulukuusta lähtien henkilöstölehdessä.

Vaikka perusasioiden äärellä ollaan, Oulun yliopisto ei päästä itseään helpolla, sillä intranetin yhteisten ohjeistusten rakenne luodaan asiasanoituksen avulla, ilman hierarkista rakennetta. Esimerkiksi matkustaminen-asiasanan kautta löytää kaikki matkustamiseen liittyvät ohjeistukset. Idea on hyvä, mutta emme ole nähneet tästä vielä toimivia toteutuksia. Raudaskoski myöntääkin, että asiasanoituksen määrittely on ollut valtava ja haastava urakka.

Yhteenveto

Yhteenvetona voidaan todeta, että Oulun yliopisto on menossa sisäisessä viestinnässään ja tiedonhallinnassa oikein hyvään suuntaan. Erinomaista on mielestäni intran vaiheittainen julkaisu. Ensin julkaistaan yliopiston yhteiset sisäiset ohjeet ja intraa aletaan käyttämään keskitettynä henkilöstöviestinnän kanavana. Seuraavassa vaiheessa yksiköillä on mahdollista perustaa intraan omia työtilojaan ja henkilöstön on mahdollista rakentaa SharePointin MySiten avulla omaa työtä helpottava oma sivunsa. Vaiheittainen julkaisu on paitsi järkevää hankkeen ja tekijöiden resurssien kannalta, mutta erityisesti se myös auttaa loppukäyttäjiä hahmottamaan kokonaisuuden pala palalta. Uusi intra ei näin näyttäydy valtavana mörkökönttinä, josta ei saa otetta. Ensivaikutelma uudesta välineestä on erittäin tärkeä, varsinkin, kun käyttäjinä on luonteeltaan kriittinen akateeminen yhteisö.

Mielestäni hankkeessa on erinomaista myös aktiivinen ja säännöllinen viestintä ennen käyttöönottoa, sen aikana ja toivottavasti sen jälkeenkin. Toisto eri muodoissa ei ole pahasta. Intranet on koko työyhteisön asia, eikä sen tekemisessä saa jäädä hiljaa yksikseen hissuttelemaan. Julkaisuhetken lähestyessä käyttöönottoviestinnän ja -markkinoinnin toimenpiteiden määrän ja tahdin tulee olla kiihdytettynä äärimmilleen. Uuden välineen onnistunut omaksuminen koko organisaatiossa voi jäädä kiinni viimeisistä viestintätoimenpiteistä. Se on todella haasteellista varsinkin, jos intran viime hetken pystyttäminen ja käyttöönoton viestintätoimenpiteet ovat samojen henkilöiden harteilla. Suurissa organisaatioissa kannattaa pohtia, vastuuttaako näihin tehtäviin kaksi eri projektitiimiä.

Toivomme menestystä ja jäämme mielenkiinnolla odottamaan, millainen yliopistointra tästä syntyy.

Intranetin lanseerauksen viestintätoimenpiteitä ennen julkaisua:

  • Hankkeen esittely johdolle ja johdon sitouttaminen
  • Tulevien käyttäjien osallistaminen keskusteluun projektiryhmän kanssa mm. wiki-tilassa ja henkilöstölehdessä
  • Eri henkilöstöryhmien osallistaminen suunnittelutyöpajoihin
  • Jutut henkilöstölehdessä
  • Gallup henkilöstölehdessä
  • Nimikilpailu
  • Hankkeen esittely henkilöstötilaisuuksissa
  • Projektipäällikön blogi

Jutut henkilöstölehti Hermeksesssä:

Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.