Tässä Confluence vs. SharePoint intranet-käytössä -sarjan postauksessa vertaillaan Confluencen ja SharePointin soveltuvuutta organisaation sisäiseen uutisointiin. Uutisoinnilla tarkoitetaan tässä lähinnä ns. virallista sisäistä viestintää ja ajankohtaisartikkelien julkaisua mm. sisäisiä tiedotteita esim. kehityshankkeista ja muutoksista, nimitysuutisia, häiriöistä ja poikkeustilanteista tiedottamista, henkilöstötapahtumien markkinointia, henkilöhaastatteluja, taustoittavia artikkeleita, jne.

Uutisointi voi olla toteutettu muutamalta viestintävastaavalta joukoille tai niin, että kaikki organisaatiossa voivat osallistua uutisten tuottamiseen intraan. Tässä postauksessa ei kuitenkaan käsitellä epävirallisempia sosiaalisia (keskustelu)virtoja.

Uutisia todennäköisesti halutaan kategorisoida tai uutislistauksia halutaan profiloida, jollei personoidakin.

Uutiset ovat perinteisesti intran etusivun vakiotavaraa.

Confluence

Confluencessa uutisointi voidaan toteuttaa hyödyntäen blogitoiminnallisuutta. Työtilan blogipostaukset järjestyvät automaattisesti suhteessa aikaan. Pieneen organisaatioon tämä voi riittää. Blogipostauksia ei kuitenkaan voi siirtää työtilasta toiseen kuten normaaleja sivuja. Vakiotoiminnallisuudella ei blogien tai sivujen julkaisuun ole ajastusmahdollisuutta, mutta se on mahdollista toteuttaa esimerkiski lisäämällä työnkulku.

Räätälöintinä blogipostauksiin voi lisätä vaikkapa metatietoja ja listata uutisia niiden perusteella esimerkiksi kategorioittain tai hyödyntää profiloinnissa. Samantyyppisen räätälöinnin voi toteuttaa blogisivujen sijaan myös tavallisiin sivuihin. Molempia ratkaisuja on käytössä. Metatietojen avulla eri puolilla intraa tuotetut, samoihin kategorioihin liitetyt uutiset voidaan näyttää yhdellä ja samalla uutispalstalla esim. intran etusivulla.

Metatietoihin voi räätälöidä myös profilointitietoa. Lukija joko määrittelee itse intressinsä (esim. minkä kategorian tai toimipisteen uutisia haluaa seurata) tai tieto saadaan käyttäjätietoihin jostain. Uutisten lisääjä määrittelee metatietoihin, mille ryhmille uutinen näkyy. Esimerkiksi käyttäjä on valinnut profiilissaan toimipisteikseen Jyväskylän ja Kuopion sekä kategorioista kaivinkoneurakoinnin. Nämä kaikki kolme virtaa voidaan näyttää hänelle samalla palstalla. Profiloituja uutislistauksia voidaan toteuttaa myös intran etusivulla, eikä siitä koidu suorituskykyongelmia.

Paketista otettuun Confluenceen kuuluu oletuksena mahdollisuus blogipostausten ja sivujen kommentointiin ja tykkäykseen. Kommenttien ja tykkäysten perusteella voidaan vakiotoiminnallisuuksilla luoda mm. ”Suosituimmat sisällöt” -listaus. Voidaan myös luoda ”Viimeisimmät kommentit” -listaus koko intran, valittujen työtilojen ja henkilön suosikkityötilojen kommenteista.

Confluence 5:n Create-napin alle voi luoda organisaation oman uutissivupohjan (Blueprint), jossa on määritelty tietyt sisältöelementit, labelit sekä uutistiedoston sijainti.

Plussat

  • Blogitoiminnallisuus perusuutisointiin.
  • ”Suosituimmat uutiset” -listaus perustuen uutisten kommentteihin ja tykkäyksiin.
  • ”Viimeisimmät kommentit” -listaus koko intran, valittujen työtilojen ja henkilön suosikkityötilojen kommenteista.
  • Räätälöintinä uutisvirran profilointi lukijan valintojen mukaan vaikka etusivulla ilman suurempia suorituskykyongelmia.

Miinukset

  • Vakiotoiminnallisuudella ei blogien tai sivujen julkaisuun ajastusmahdollisuutta.
  • Jos uutiset toteutetaan sivuina, tulee niiden sijaita jossakin kohtaa työtilan hierarkiaa. Sivut eivät järjesty automaattisesti dynaamisesti esim. kuukausikansioihin.

SharePoint

SharePointissa uutistenjulkaisuvaihtoehdot perustuvat blogiin, normaalisivuihin tai ilmoituksiin (announcement).

Blogisivujen mahdollisuudet ovat rajoittuneemmat, joten ne soveltuvat mieluummin pienempiin organisaatioihin. Suuremmissa organisaatioissa käytetään sivuja, joihin voidaan luoda monimutkaisempi metatietorakenne kuin blogisivuihin. Blogissa ei ole esikatselua, sivuissa on. Molempien julkaisua pystyy ajastamaan. Ilmoitukset-toiminnallisuus soveltuu nimensä mukaisesti pieniin ilmoituksiin ja häiriötiedotteisiin.

Uutispalstojen sisältöjen kustomointi esim. käyttäjän itse määrittelemän profiilin mukaan johtaa Sharepointissa yleensä suorituskykyongelmiin. Kohdentamista voidaan kyllä tehdä, mutta SharePointissa tarvitsee tehdä yhtä monta uutisvirtapalstaa kuin profiileja on. Eli per palsta joudutaan kiinteästi määrittelemään, mille kohdeyleisölle mikäkin palsta on. Eli verrattuna edellä käytettyyn kaivinkone-esimerkkiin, SharePointiin määritellään kolme uutispalstaa jokainen omiksi elementeikseen: Jyväskylän toimipiste, Kuopion toimipiste ja kaivinkoneurakointi. Nämä voidaan toki näyttää esim. välilehtimäisesti tai että Jyväskylän toimipisteen palstaa ei ollenkaan näy kuopiolaisille (mutta Jyväskylän ja Kuopion uutisia ei saada käyttäjälle näkymään samaan uutisvirtaan).

Hyvä ominaisuus on, että SharePointissa voidaan tietenkin hyödyntää AD:n ryhmiä esim. näkyvyysasetuksissa.

Blogipohjaisia uutisia pystyy oletuksena kommentoimaan ja tykkäämään. Jos uutisointi toteutetaan normaalisivuja hyödyntäen, tulee lisätä esimerkiksi Note board -webosa, jotta sivua voi kommentoida.

Toisin kuin Confluencessa SharePointissa ei ole mahdollista tehdä palstaa, joka näyttäisi koko intranetin uusimmat kommentit. Kommentit näkyvät vain ko. sivustossa (site) ja kommentoineen henkilön profiilissa.

Plussat

  • Monta toteutusvaihtoehtoa.
  • Julkaisu mahdollista ajastaa.
  • AD:n ryhmien hyödyntäminen näkyvyydessä

Miinukset

  • Etusivujen uutispalstojen profilointiyritykset johtavat usein suorituskykyongelmiin.
  • Uutispalstan sisällön personointi ei mahdollista.
  • Uutisten kommentit näkyvät vain ko. sivustossa ja kommentoineen henkilön profiilissa.

Confluence vs. SharePoint

Johtopäätös: Uutisointi

Pienempiin organisaatioihin riittää yhtä hyvin Confluencen tai Sharepointin perusblogitoiminnallisuudella tehty uutisointi. Näin siis erityisesti, jos uutisissa ei haluta käyttää profilointia.

Suuren organisaation monimutkainen ja suurimassainen uutisointi (esim. eri aihekategorioita, eri uutistyyppejä, eri sijainteja, eri yksiköitä) tulee aina suunnitella huolella. Helpoimmalla pääsee, kun sen tekee valitun järjestelmän ehdoilla. Hyvin todennäköisessä toteutuksessa tarvitaan jonkin verran räätälöintiä. Profiloinnin toteuttamiseen Confluence tarjoaa SharePointia kevyemmin pyörivät räätälöitävät ratkaisut.

—-

Confluence vs. SharePoint intranet-käytössä -juttusarjassa vertaillaan kahta Suomen käytetyintä intranet-järjestelmää: Microsoftin SharePointia ja Atlassianin Confluencea. Tavoitteena on tarjota perustietoa siitä, kuinka järjestelmillä voidaan toteuttaa mikäkin intranetin osakokonaisuus. Juttusarjassa keskitytään suoraan paketissa tarjolla oleviin mahdollisuuksiin Confluencen versiossa 5 ja SharePointin versiossa 2013. Räätälöinti mainitaan aina erikseen. Intranet-järjestelmävalintaan vaikuttavat luonnollisesti myös monet muut seikat kuin tässä juttusarjassa esitetyt, esimerkiksi käyttäjäorganisaation tietotyön luonne, koko sekä muut järjestelmäratkaisut. Arviot perustuvat North Patrol Oy:n asiantuntijoiden kokemukseen. Kannustamme lukijoita jakamaan aiheista omia kokemuksiaan ja vinkkejä!

Sarjassa aiemmin ilmestyneet:

Confluence vs. SharePoint – Uusi sarja alkaa!

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.