Isojen organisaatioiden SharePoint-intranet-projektien hinnat ovat tyypillisesti vaihdelleet 100 000 ja 250 000 euron välillä (työkustannukset ilman lisenssejä). Tämä skaala on edelleen voimissaan vahvasti. SharePoint 2013 -versio ei ole olennaisesti laskenut isojen intranet-projektien kustannuksia.
Markkinoille on kuitenkin viime vuosina tullut uusia vaihtoehtoja. Muutama SharePoint-firma on tuotteistanut intranet-tarjontaansa, ja näiden tuotteiden avulla varsin pätevän intranetin saa pystyyn jopa alle 60 000 euron kokonaisbudjetilla (työkustannukset ilman lisenssejä). Edellytyksenä on kuitenkin omien vaatimuksien osuminen näiden tuotepakettien raamien sisäpuolelle.
Jos tekee suunnittelutyön edelleen perinteisellä intranet-konseptoinnin mallilla, niin iso organisaatio päätyy edelleen todennäköisesti yli 100 000 euron toteutusprojektiin. Tuotteistettujen pakettien saatavuus ei siis ole tehnyt intranet-toteutuksen ostamisesta välttämättä helpompaa. Pakettien soveltuvuus on myös edelleen heikko esimerkiksi julkishallinnon organisaatioille, koska määrittelytyössä pitäisi tuntea pakettien rajoja jonkin verran.
Kolmantena markkinan sekoittajana on Office 365, jolla Microsoft itse kannibalisoi SharePoint-liiketoimintaansa. Office 365 on toki rajoitettu ja riisuttu, mutta rajallisilla tarpeilla ja reunaehdot hyväksyen voi isokin organisaatio viedä intranettinsa pilvialustalle. Pilviprojekteissakin tosin perustamisprojekti on helposti useamman kymppitonnin jos organisaatio on yhtään isompi.
Microsoft myös panostaa Office 365 -malliin kaikilla voimillaan tällä hetkellä joten tätä mallia voi pitää jopa kaikkein turvallisimpana tulevaisuuden kannalta.
Asiakkaiden kannalta tilanne on käytännössä kovin erikoinen. SharePoint on selkeä markkinajohtaja, mutta SharePointin ostaminen on monimutkaisempaa kuin vuosiin – eikä SharePointin ostaminen koskaan ole ollut yksinkertaista.
Intranet-hankkeiden näkökulmasta tilanne on myös haasteellinen. Vaadittavan budjetin ja sopivimman teknologiareitin arviointi on hyvin haasteellista ennenkuin perustarpeiden selvitys ja konseptin kirkastus on tehty. Uudistushankkeet onkin yhä useammin aloitettava esiselvityksellä tai vastaavalla konseptia ja tahtotilaa kirkastavalla projektilla. Vasta tämän jälkeen voi suunnata katseita teknologiavalintaan ja näiden erilaisiin kustannusvaikutuksiin.
SharePointista on ehkä tullut de facto -järjestelmävalinta monelle Microsoftiin sitoutuneelle talolle, mutta edes heille SharePointin käyttöönottoprojektin ostaminen ei ole tällä hetkellä selkeätä ja suoraviivaista.
Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.
Intranet-ostajan opas 
22.10.2013 at 13:24
Hyvä Perttu!
Tämä tiivistyksesi lopussa: ”Uudistushankkeet onkin yhä useammin aloitettava esiselvityksellä tai vastaavalla konseptia ja tahtotilaa kirkastavalla projektilla. Vasta tämän jälkeen voi suunnata katseita teknologiavalintaan ja näiden erilaisiin kustannusvaikutuksiin.”, on juuri sitä mitä olen itse joka vaiheessa paasannut.
Ensin tehdään konseptisuunnittelu ja sitten vasta teknologiavalinta. Ei ole mitään järkeä ensin keksiä alustaa ja sitten koittaa sovittaa organisaation tarpeita sille. Liian usein mennään muutenkin tekniset asiat edellä.
TykkääTykkää
24.10.2013 at 10:17
Tuo ei ole niin suoraviivaista, että tehdään esiselvitys ja sen perusteella teknologiavalinta. Esiselvitykset maksavat rahaa, aikaa ja vaivaa, ja ne ovat kaikki kortilla. Esiselvityksen perusteella saadaan lopputulema, että halutaan ”sosiaalinen intranet, joka aika- ja paikkariippumattomasti edesauttaa tietotyön tehokkuuden kasvua. Oleellisia intran toiminnallisuuksia katsottiin olevan kanava sisäiselle viestinnälle, sosiaaliset toiminnallisuudet, kuten blogit, wikit, uutissyötteet, tehokkaat toiminnallisuudet ryhmätyöskentelylle ja dokumenttien käsittelylle, tuki mobiileille päätelaitteille sisä- ja ulkoverkosta, helppo päivitettävyys tulevaisuudessa uudempiin versioihin, halpa hinta, yhtä hyvä haku kuin Google” (näin aamupalapöydässä runoiltuna).
Sitten valitaan teknologia. Valitaanko eri tuote jokaiselle osa-alueelle ja kaupan päälle jokin SSO-ratkaisu. Näin saadaan tietyillä mittareilla parhaat tuotteet, ja taatusti työllistävä kokonaisuus (€) sekä sekava kokonaisuus loppukäyttäjäparkojen kannalta. Siksi todetaan, että valitaan yksi tuote/palvelu, jolla katetaan kaikki toiminnallisuudet. Ko. tuotteen valinta onkin sitten oma projektinsa, jos se tehtäisiin by-the-book. Kuka sen maksaa ja oleellisemmin, kuka sellaisen vertailun _oikeasti_ osaa tehdä?
Summa summarum, jos ei haluta koodata alusta alkaen kaikkea, on tehtävä kompromisseja. Organisaation tarpeista ei pidä luopua teknologian rajoitusten vuoksi, jos siihen ollaan menossa, on todellakin valittu väärä tuote. Tarpeita ja tuotteita/toiminnallisuuksia vertailtaessa on syytä pitää maalaisjärki kädessä ja sellainen tuotteen/palvelun suvereenisti tunteva kumppani sylissä, joka osaa sanoa mitkä toiveet maksavat paljon, ja mitkä vähän, mikä olisi tuotteen vastaava (kustomoimaton) toiminnallisuus ja missä kannattaa kyseenalaistaa omia tarpeitaan, jos ei halua projektin hintaan nollaa perään.
TykkääTykkää
2.11.2013 at 14:05
Kiitos kommentiesta Ville ja Jussi.
Oma linjani on se, että intranettien yksityiskohtaista konseptisuunnittelua ei kannata tehdä ennenkuin järjestelmä on valittu.
Esiselvityksien ei myöskään tarvitse aina olla 30 000 euron työpajasarjoja joissa visioidaan tietotyön tulevaisuutta.
Parilla työpajalla saa hyvin selville sen, että mikä järjestelmä sopii organisaatiolle parhaiten. Jos esimerkiksi dokumenttienhallinta pitää ehdottomasti saada kuntoon sillä tasolla, että muokkauksien tekeminen onnistuu helposti ja nopeasti suoraan Officesta, niin SharePoint on aina vahvoilla. Jos taas intranet pitää ulottaa tuhansille kenttätyöntekijöille, niin SharePointin lisenssit (pilvikin) voi tulla kovin arvokkaaksi. Tällöin esim. Confluence on tyypillisesti hyvin vahvoilla. Ja edelleen jos saman katon alla on kovin erilaista toimintaa ja etusivulle halutaan personointia ja tietoturvallista sisältöjen kohdentamista, niin todennäköisesti katseet kannattaa suunnata johonkin oikeaan portaalituotteeseen, esim. Liferayhin.
Jussin näkemystä en allekirjoita ollenkaan. Tuo on tuollainen Microsoftin strategiasta suoraan kopioitu ajatusmalli, että ”älkää pohtiko asioita liikaa, vaan ostakaa kaikki meiltä, koska meillä on kohtuulliset vehkeet melkein kaikkeen”. Pisteitä Jussille siitä, että sanot sen suoraan. Tuohonhan Microsoftin tuotekehitysstrategiakin ylätasolla perustuu.
Ymmärrän, että monet intranettien esiselvityspohdinnat johtavat tuollaiseen joulupukin lahjalistaan johon ei mikään järjestelmä kykene kunnolla vastaamaan – ja sitten Microsoftin koko palvelukirjon ostaminen on se halvin kompromissi (verrattuna IBM ja Oracle -tarjontaan). Ja on siinäkin pointtinsa. Monelle asiantuntijaorganisaatiolle se on itse asiassa ihan noin. Eikä siinä mitään pahaa ole. Emme mekään yritä monimutkaistaa asiakkaillemme asioita. Jos Microsoft-maailmassa ollaan jo entuudestaan ja omat haaveet ovat kuin Microsoftin tuote-esitteestä vetäistyt, niin ei sitä tuotevalintaa kannata sen enempää vatkata. Sitten keskitytään vain miettiään hyviä kumppanivalintoja ja sitä millä tuotteilla ja palveluilla lähdetään liikkeelle, ja miten isosti.
On kuitenkin organisaatioita joiden esiselvitykset eivät todellakaan päädy tuollaiseen toivelistaan.
Tosin jos sen esiselvityksen tekee joku Microsoft-konsulttilafka, niin sitten se kyllä yleensä päätyy tuollaiseen. Jännä juttu se. 😉
Disclaimer: Olen itsekin ollut aiemmin Microsoft-talossa ja tehnyt mainittuja 30 000 euron esiselvityksiä ja kummasti lopputuloksena on ollut varsin Microsoft-maailman mukaisia tavoitetiloja. Ja niin se menee – jos hevosilla ajaa, niin hevosista puhuu – niinhän se on aina ollut. Ei se ole ilkeämielisyyttä, vaan näkökulman rajallisuutta joka väistämättä ohjaa suosituksia. Ja edelleenkin itse teen niin paljon Microsoft-maailman kanssa töitä, että en väitä olevani ”vaikutteista vapaa” – mutta kyllä väitän maailmani avartuneen viime vuosina tässäkin asiassa. Siksi vähän väitän vastaan tässä 🙂
TykkääTykkää