Hanna Korhonen julkaisi jo viime viikolla ensimmäisen artikkelinsa, joka oli katsaus Talentumin syksyisen intranet-seminaarin antiin. Nyt uudelta kirjoittajalta kysytään muutamia tarkentavia kysymyksiä siitä, mistä aiheista Hanna aikoo jatkossa blogiin kirjoittaa ja miten hän näkee intranettien tilanteen tällä hetkellä.

Mistä asioista aiot kirjoittaa intranet-ostajan oppaaseen?

Oma taustani on viestinnässä; intranetien kehittäjänä ja päätoimittajana, joten blogissa aion tarkastella intraneteja organisaatioviestinnän näkökulmasta. Esimerkiksi miten introja voidaan hyödyntää organisaation sisäisen viestinnän sujuvoittamisessa, välineenä strategiaviestinnässä ja työhyvinvoinnin edistäjinä?

Aiempi kokemukseni pohjautuu pitkälti suuriin organisaatioihin, joten minua viehättävät suurten organisaatioiden intrahaasteet ja sisäisen viestinnän haasteet kaiken kaikkiaan.

Millaisena näet intranettien tilanteen tällä hetkellä?

Näyttää siltä, että intranet-projektit laajenevat varsin kattaviksi organisaation sisäisen tiedonhallinnan ja tietotyön työskentelytapojen kehittämisprojektiksi, erityisesti suurissa organisaatioissa. Eli välttämättä ei lähdetä tekemään vain perinteistä viestinnällistä intraa (sisäiset uutiset ja henkilöstön ohjeet). Intranet-vastaavalta vaaditaankin laajoja verkostoja organisaation sisällä ja organisaatiolta kehittymistahtoa.

Toisaalta pienissä muutaman hengen organisaatioissa yhteinen sosiaalinen virta esimerkiksi Yammerissa saattaa jopa riittää tällaiseksi yhteisen työskentelyn ja tiedonjakamisen intraksi.

Silti perinteinen viestinnällinen intranet ei ole kuollut, ei missään tapauksessa. Uskon, että siitä on tullut jo itsestäänselvyys. Ainakin toivon näin. En pystyisi kuvittelemaan organisaatiota, jossa esimerkiksi yhteisiä henkilöstöasioita ei löytyisi yhdestä paikasta verkossa.

Voitaisiinkin siirtyä seuraavalle levelille: hyödyntämään intraa oikeasti organisaation strategisena välineenä. Intran pitää näyttää, kuulua ja haista siltä, mitä kyseinen organisaatio on. Intran pitää kertoa, missä kyseisessä organisaatiossa mennään, esimerkiksi mittareiden ja tunnuslukujen kautta. Intra voi olla eri puolilla maailmaa tai maata työskentelevää henkilöstöä yhteen liittävä voima. Me kaikki ihmiset tarvitsemme kuulumista yhteisöön. Sitä voidaan avittaa intralla. Intrassa voidaan jakaa tunnustusta, jota me kaikki kaipaamme työstämme, juhlia yhdessä saavutuksia ja edistää positiivista asennetta.

Uskon, että mobiili pysyy vahvana teemana, erityisesti niiden intranetin käyttäjien osalta, jotka eivät istu päivittäin koneella tietotyössä. Koko intranetien olemassaolon ajan on pohdittu, kuinka nämä ryhmät, esimerkiksi tehdastyöntekijät, lastentarhanopettajat tai tienkunnossapitohenkilöstö, pääsevät intranetiin. Tähän on kehitetty erilaisia enemmän ja vähemmän toimivia ratkaisuja: paperisia uutiskirjeitä ja yhteiskäyttökoneita. Nyt intra on mahdollista tuoda älypuhelimeen. On äärimmäisen mielenkiintoista pohtia erityisesti mobiileihin käyttötilanteisiin tarkoitettuja intrakonsepteja. Miten intran käyttötarpeet eroavat toisistaan mobiileissa ja perinteisissä käyttötilanteissa? Nostetaanko mobiilissa kärkeen joitain muita sisältöjä ja toiminnallisuuksia?

Hmm… Olisiko itse asiassa jo yhteiskäyttökoneaikana ollut syytä huomioida etusivulla tarjottavissa sisällöissä erikseen kaksi eri käyttäjäryhmää: aktiivit intrakävijät ja harvoin intrassa käyvät? Tiedätkö, onko jossain tehty näin? – Tällaisia palloja aion siis heitellä pohdittavaksi. Toivon aktiivista keskustelua ja jaettuja kokemuksia ja näkemyksiä.

Mikä on tärkeintä intranettien konseptisuunnittelussa?

Konseptisuunnittelu lähtee siitä, että organisaatiolla itsellään on selkeä kuva siitä, mitä ollaan tekemässä. (Tai se muodostetaan konseptisuunnittelutyön edetessä.) Mikä meidän intranetimme on?

Tämä on tärkeää, sillä käsitteenä intranet voidaan rajata monella tapaa ja eri henkilöillä on tästä erilaisia näkemyksiä. Ollaanko esimerkiksi tekemässä perinteistä viestinnällistä intraa, jossa on vain tietosivuja ja uutisia, vai lähdetäänkö esimerkiksi muuttamaan tietotyön käytäntöjä yhteisten työtilojen ja muun yhteisöllisyyden kautta? Organisaatiot ovat muuten näissä hyvin eri vaiheissa. Organisaation luonne ja työn tietointensiivisyys luonnollisesti vaikuttavat suunnan valintaan.

Ja niin kliseiseltä kuin se kuulostaakin: jo heti projektin alkuvaiheessa on tärkeä sitouttaa mukaan organisaation tärkeimmät sisäiset sidosryhmät, käytännössä esimerkiksi ottamalla heitä mukaan konseptointiprojektiin. Tämä avittaa monessa mutkassa intrahankkeen edetessä – ja sen jälkeen. Ja onhan intra koko organisaation yhteinen väline. Erilaisten ryhmien tarpeet on tärkeä huomioida mm. varmistamalla tärkeimpien sisältöjen ja toiminnallisuuksien nopea löydettävyys, jotta intra ihanteellisimmillaan palvelee kaikkia aikaa ja vaivaa säästävästi. Intranhan tarkoituksena on sujuvoittaa työntekoa ja tiedonkulkua – ei vaikeuttaa ja monimutkaistaa niitä.

Kiitos vastauksista Hanna! Tervetuloa mukaan blogin toimintaan!

Lisätietoa: Hannan LinkedIn-profiili: Hanna P. Korhonen

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.