Talentumin intranetseminaari oli tänä vuonna laajentunut kolme ohjelmalinjaa käsittäväksi kokonaisuudeksi ja saanut hieman oudolta kalskahtavan nimen eCommunication & UX Summit. SharePoint-pohjaiset intracaset oli erotettu omaksi linjakseen pois tutusta Intranet ja sähköinen työpöytä -linjasta. Kylkeen kolmanneksi ohjelmalinjaksi oli liimattu Käytettävyys ja käyttökokemus ­– aihe, mikä on erityisen tärkeää huomioida sisäisiä järjestelmiä suunniteltaessa. Antoisien casejen lisäksi päivien keynote-puheenvuoroissa käsiteltiin nykyisen ja tulevaisuuden työelämän ja tietotyön teon megarendejä.

Keynote-puheenvuoroista nousi tärkeitä teemoja pohdittavaksi intranetprojekteissa. Olemmeko tekemässä vain yksinkertaista viestinnällistä intranetia vai mullistamassa organisaatiomme tapaa tehdä työtä?

Pohdittavaksi 1: Ovatko asiantuntijoidesi verkostot organisaatiosi sisällä vai ulkona?

Digital Strategist & Business Analyst Oscar Berg Avega Groupista valotti digitaalisen työpaikan (Digital Workplace) konseptia. Muutoksen tahti on kova, työ on sirpaloitunutta, emmekä enää noudata työssämme tiettyä prosessia vaan joukkoa hähmäisiä aktiviteettipilviä. Digitaalinen työpaikka voisi toteutua sosiaalisen tekemisen kautta, joka on tunnustusta, avoimuutta, dialogia, läpinäkyvyyttä ja osallistumista. Erityisesti tietotyöläiselle on tärkeää saada työstään tunnustusta, Oscar alleviivasi.

Terveystalo oli testannut käytännössä, kuinka asiantuntijaorganisaatiossa digitaalinen työpaikka voisi toteutua. Seminaarissa case-puheenvuoron pitänyt Tuomas Otala kertoi, että Terveystalossa otettiin pari vuotta sitten käyttöön intranet ”kaikilla sosiaalisen intran herkuilla”. Alkuinnostuksen jälkeen sometoiminnallisuuksien käyttö kuitenkin laantui. Tuomas pohti tälle syitä, kun käytettävyydessä tai järjestelmässä itsessään ei ollut mitään vikaa.

Syyt löytyvät terveydenhoitoalan ominaispiirteistä, hän esitti. Ensinnäkin työnteko – potilaiden hoitaminen – on hyvin säädeltyä ja strukturoitua tiettyä prosessia seuraavaa työtä, jonka tukeminen tapahtuu jo täysin potilastietojärjestelmässä. Intran keskustelualuetta ei kollegan konsultointiin tarvita. Ja toiseksi: alan asiantuntijoilla, varsinkin lääkäreillä, on jo valmiina vahvat verkostot kansallisesti ja kansainvälisesti, eikä organisaation sisäistä verkottumista tarvita. Tuomas Otalan mukaan työnteon tavoissa oli sosiaalisen intran myötä saavutettu kuitenkin muutos: se oli kannustanut ihmiset pois omista suljetuista työhuoneistaan yhteisiin työskentelytiloihin.

Pohdittavaksi 2: Jos intranet muuttaa työtapoja, muuttavatko ne myös fyysistä työympäristöä?

Digitaalinen ja fyysinen yhdistyvät, Oscar Berg korosti hahmotellessaan tulevaisuuden työpaikkaa. Miten digitalisoituminen muuttaa fyysistä ympäristöä? Esimerkiksi jos otamme SharePointin kylkiäisenä käyttöön Lyncin, miten se muuttaa työntekijöidemme tapoja kommunikoida? Ja vaativatko muuttuneet viestintätavat muutoksia toimistotiloihimme? Toimiiko avokonttori?

Intranetprojekti ei olekaan ehkä enää vain intranetprojekti. Digitaalisen työympäristön suunnittelun yhteydessä pohditaan jatkossa varmasti myös fyysistä työympäristöä. Mutta kuka tämän kokonaisuuden omistaa? Ja kuka sen suunnittelee? Tuleeko intranet managerista digitaalisen työympäristön sisustussuunnittelijan lisäksi myös fyysisen työympäristön sisustussuunnittelija?

Case-puheenvuoron pitäneellä Säästöpankkiliiton Mikko Vastelalla oli esimerkki digitaalisuuden ja fyysisyyden yhdistymisestä. Konttoreissa tapahtuvat asiakaspalvelutilanteet oli mietitty uusiksi ja tätä tukemaan oli toteutettu uusi sähköinen työpöytä. Mullistavaa työpöydässä oli se, että pankkivirkailija ja asiakas tutkivat sitä yhtä aikaa, samalta näytöltä. Pankkivirkailija ei enää istunutkaan pöydän takana ja näpytellyt salassa konettaan vaan hän istui asiakkaan vieressä ja konetta näpyteltiinkin yhdessä. Toimintatavan muutos vaati toteutuakseen luonnollisesti muutoksen myös pankkikonttoreiden sisustukseen. Vastaanottotiskien sijaan tilaan tuotiin kodikkaita pyöreitä pöytiä.

Pohdittavaksi 3: Tulisiko suunnitella useita erilaisia käyttöliittymiä eri päätelaitteiden tyypillisten käyttötilanteiden mukaan?

”Ainut vakio on muutos” Nordkappin Sami Niemelä julisti ja esitteli verkkosivujen ja digitaalisten tuotteiden kolme tulevaisuuden teemaa: kontekstuaalisuus, uudet vuorovaikutuksen muodot ja esineiden internet.

Useaan kertaan näidenkin päivien aikana kuultu lausahdus ”mobile first” pitäisi korvata vanhalla tutulla ”behaviour first”:llä, Sami heitti. Otetaan käyttäjien tarpeet huomioon, mutta myös eri käyttötilanteille ominaiset käyttötapaukset. Kun intraa käytetään pöytäkoneelta tai mobiilisti, voivat tarpeet ja käyttötapaukset olla hyvinkin erilaisia. Käyttöliittymä on suunniteltava eri laitetyypeille erikseen kyseisten käyttötapausten mukaan, kyseiseen kontekstiin.

Vaikka mobiili-intranet ja responsiivisuus olivat teemoina seminaarissa vahvasti läsnä, caseissa ei kenelläkään ollut vielä esittää radikaalisti erilaista käyttöliittymää mobiiliin.

Sami Niemelän esittelemät uudet vuorovaikutuksen muodot – elekäyttöliittymät ja puettava teknologia – kuulostavat vielä intranetin tekijän kantilta futuristisilta. Mutta entäpä jos jatkossa selailisitkin kahvihuoneessa uusimmat sisäiset uutiset näyttöpäätteen edessä seisten, ohjaten elekäyttöliittymää käsillä huitoen?

Pohdittavaksi 4: Kuinka estämme työnteon pirstaloitumisen?

Toisen seminaaripäivän aloittanut Idealist Groupin Saku Tuominen kertoi luovuudesta ja valoi positiivista voimaa arjen muuttamiseen parempaan suuntaan. Saku kiteytti osuvasti, mitä luovuus ja johtaminen ovat: ”Luovuus on halua tehdä eri tavalla, paremmin. Ja organisaation johtaminen on tämän halun johtamista.”

Kiire on pahin luovuuden tappaja, sillä liika kiire ja väsymys eivät jätä tilaa uusilla ajatuksille, vaan jämähdämme toistamaan samoja teemoja päivästä toiseen. Kiire oli 1500 toimistotyöntekijän kattaneen kyselyn mukaan suurin suomalaisen työelämän ongelma. Toinen oli pirstaleisuus ja kolmas väsymys. Innostavan puheenvuoron kuulleista kukaan ei enää suostu valittamaan kiireestä!

Sakun mukaan työntekomme keskeytyminen eli pirstaleisuus vie jopa 36 minuuttia tunnista, kun uusi sähköposti ponnahtaa ruudulle, joku lähettää viestin chätissä, toinen tulee käymään, Facebook-notifikaatio kilahtaa…

”Mitä me sähläämme? Emme osaa oikeasti multitaskausta, vaan olemme switchtaskaajia”, Saku muistutti. Omia työskentelytapoja kannattaa kehittää ja samalla intranetien suunnittelijoina meidän tulee miettiä, millaisiin työtapoihin henkilöstöä kannustetaan. Käyttäjillämme on todella paljon muutakin seurattavaa kuin se intranetin etusivu, notifikaatioboksit ja keskusteluvirrat. On myös pohdittava, millaiseen työntekoon ja mihin hetkeen pikaviestimet sopivat.

Lue myös muut seminaarin puheenvuoroista kirjoitetut blogiartikkelimme

“Sähköinen työpöytä” on edelleen sekava käsite

Kela näyttää mallia avoimella intranet-protolla

“Johtamisen työkalu” -intranetin määrittelyn lähtökohtana

Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.