Oulun yliopiston viestintä haastatteli allekirjoittanutta henkilöstölehteensä liittyen Oulun yliopiston käynnissä olevaan intranet-hankkeeseen. Juttu on luettavissa kokonaisuudessaan verkosta. Haastattelu herätteli miettimään sitä millaiset organisaatiot hyötyvät intranetista erityisen paljon?

Oma näkemykseni on, että moderni intranet hyödyttää etenkin isoja asiantuntijaorganisaatioita. Esimerkiksi yliopistojen pitäisi pystyä panostamaan intranetteihinsa merkittävästi, koska heille intranetin hyödyt ovat ilmeisimmät. Yliopistothan ovat täynnä itsenäisesti työskenteleviä asiantuntijoita jotka ovat yleensä vielä maantieteellisestikin hajaantuneita – tai tekevät paljon etätöitä, tai matkustavat. Täten intranetin rooli yhteisen tiedon ja kulttuurin välittäjänä korostuu ja parhaimmillaan toimiva intranet helpottaa etenkin johtajien ja esimiesten viestintätaakkaa tällaisessa organisaatiossa.

Asiantuntijoille isot organisaatiot voivat myös olla poikkeuksellisen haastavia työympäristöjä, koska samoista asioista kiinnostuneet ihmiset voivat olla hyvin eri puolilla organisaatiota. Täten luontaisten kollegoiden löytäminen voi kestää jopa vuosia ellei käytössä ole tehokkaita tapoja löytää ja hakea uusia tuttavuuksia organisaation sisältä. Lisäksi mitä isompi organisaation vaihtuvuus on, niin sitä merkittävämmäksi tämäkin asia nousee.

Isossa asiantuntijaorganisaatiossa harvoin myöskään on mitään muita hallitsevia ”isoja järjestelmiä”, kuten CRM-järjestelmiä tai toiminnanohjausjärjestelmiä. Itsenäiset tutkimusryhmät saavat yleensä valita omat työkalunsa itse ja työkalujen kirjo voi olla organisaation sisällä hyvinkin laaja. Tällöin intranet voi olla yksi harvoista työkaluista ja palveluista joita kaikki asiantuntijat käyttävät edes viikottain. Tällaisessa ympäristössä intranetin rooli voi myös kasvaa perinteistä viestinnällistä intraa isommaksi – ja sitä myötä myös merkityksellisemmäksi. Täten intranettien konseptit voivat myös isoissa asiantuntijaorganisaatioissa erota muiden organisaatioiden intraneteista.

Yksi esimerkki tällaisesta kehityksestä nähtiin viime viikolla Talentumin intranet-seminaarissa, jossa Gasum kertoi oman intranettinsa laajentuneen kokousten hallintajärjestelmäksi – ja käytännössä siis päätöksentekotyökaluksi.

Yhteenvetona: Kaikkien asiantuntijaorganisaatioiden kannattaa panostaa intranettiinsa, ja mitä isompi ja monialaisempi organisaatio, niin sitä enemmän intranetin konsepti voi myös poiketa valtavirrasta.

>> Viitattu artikkeli: Intra istuu yliopistoon (Oulun yliopiston henkilöstölehti Hermes 12/2013)