Sähköinen työpöytä on varsin vakiintunut termi jo intranettien maailmassa. Sen sisältö toki on edelleen kovin epämääräinen, mutta termiä käytetään silti varsin paljon. Siksi tuntuu tarpeelliselta muistuttaa tämän termin lähtökohdista.

Sähköinen työpöytä on terminä nimittäin täysin Microsoft-lähtöinen ajattelumalli. Tarkemmin kyseessä on jopa erittäin voimakkaasti SharePoint-tuotteen ympärille rakentunut termi. Voisikin jopa sanoa, että termi sähköinen työpöytä on syntynyt SharePointin myymiseksi asiakkaille.

Tyypillisestihän sähköinen työpöytä viittaa intranet+työtilat+dokumenttienhallinta+hakukone -yhdistelmään, jossa saattaa vielä olla lisäksi henkilöprofiilit ja sosiaalisen intranetin vivahteita. Visuaalisesti sähköinen työpöytä on viime vuosina liitetty myös vahvasti ”aktiviteettivirta”-tyyppiseen ajatteluun.

Edellä mainitut elementit eivät tietysti ole kaikki mitään Microsoftin keksintöjä. Päinvastoin. Monet toimijat, kuten Oracle ja IBM, ovat vaikuttaneet osaltaan siihen mihin suuntaan sähköinen työpöytä -visiointi on edennyt. Microsoft on kuitenkin Suomessa onnistunut paaluttamaan sähköinen työpöytä -käsitteen ihailtavasti juuri sellaiseksi kokonaisuudeksi mihin SharePoint ja sitä täydentävät Microsoft-työkalut vastaavat.

Integraattoreille tämä myyntipuhe on myös kelvannut erittäin hyvin, koska nämä sähköisiksi työpöydiksi kutsutut ”ylileveät rekkakuljetukset” ovat lähes poikkeuksetta olleet useamman sadan tuhannen euron projekteja.

Microsoftin onnistumista tässä myyntityössä onkin pakko ihailla. Oracle ja IBM ovat jääneet aivan seinäruusuiksi tässä viime vuosien SharePoint-rynnistyksessä.

Esimerkiksi työtilojen käsitehän ei ole mitenkään yleismaailmallinen standardimalli tehdä dokumenttikeskeistä ryhmätyötä – se nyt vain sattuu olemaan Microsoftin malli jäsentää organisaatioiden ryhmätyöskentelyä. Esimerkiksi Oraclen ja IBM:n mallit ovat aivan toisella tapaa dokumenttikeskeisiä malleja ja perustuvat portaalien ja dokumenttivarastojen yhteistoimintaan. Nämä Oraclen ja IBM:n ajamat ajattelumallit ovat kuitenkin jääneet aivan varjoon tässä SharePoint-buumissa, joka on saanut kaikki asiakkaat ”ajattelemaan työtiloja”.

Maailmallahan tyypillisesti puhutaan ”digital desktop” tai ”digital workplace” -termeillä tästä samasta kokonaisuudesta, mutta nämä kattotermit ovat varsin laaja-alaisia ja maailmoja syleileviä. SharePointin vaikutus näkyy näissäkin, mutta ei ehkä aivan yhtä voimakkaasti kuin mitä kotimaisessa ”sähköinen työpöytä” -käsitteessä.

Esimerkiksi Oracle ja IBM katsovat ”digital workplace” -käsitettä paljon laajemmin kuin mitä Microsoft katsoo. Microsoftin ajattelussa näkyy vahvasti yrityksen historia sähköpostiviestinnän ja dokumenttienhallinnan parissa. Täten Microsoftin visiossa on paljon enemmän tietotyöläisiä koskettavia asioita kuin tuotanto-organisaatioita tai isoja palveluorganisaatioita koskettavia asioita.

Ei ole mitenkään sattumaa, että Microsoft-kumppanit puhuvat Suomessakin niin paljon tietotyöstä. Microsoftin välineet on kehitetty nimenomaan asiantuntijaorganisaatioiden tarpeisiin – ja laajemmin kaikkiin organisaatioihin jotka toimivat hyvin dokumenttikeskeisesti.

Oracle ja IBM taas katsovat maailmaa hyvin vahvasti tuotannonohjauksen näkökulmasta, joka taas johtuu heidän tuoteperheidensä vahvuusalueista.

Microsoftille termin ”sähköinen työpöytä” käyttö on näin strateginen keino yrittää saada laajennettua omaa reviiriään organisaatioiden sisäisessä maailmassa. Esimerkiksi CRM-järjestelmissä tai tuotannonohjausjärjestelmissähän Microsoft on vielä varsin pieni peluri maailmanlaajuisesti.

On sinänsä jopa hieman erikoista, että nimenomaan Microsoft on lähtenyt sähköinen työpöytä -visiointiin niin vahvasti. Tietotyöläiset kun yleensä kaikkein vähiten kaipaavat ”yhtä supernäkymää kaikkeen tietoon”. Tyypillisesti lähinnä johtajat ja tuotannollisissa tehtävissä toimivat kaipaavat näitä ”supernäkymiä”. Yleensäkin järjestelmien tiukka integrointi yhteen näkymään on tarpeellista lähinnä rooleissa jotka ovat hyvin tiukasti vakioituja ja luonteeltaan suorittavia rooleja.

Mitä enemmän puhutaan itse itseänsä ohjaavista tietotyöläisistä, niin sitä enemmän korostuu yleensä yksittäisten työvälineiden ja sovellusten korkea laatu ja tehtävään sopivuus – ei ”keskinkertainen superportaali”. Tämä realismihan näkyy myös Microsoftin omassa tuotekehityksessä joka tuottaa koko ajan uusia tuotebrändejä ja piensovelluksia.

Yhteenveto: Sähköinen työpöytä on kuitenkin painolastistaan huolimatta hyvä hankenimi silloin kun organisaatio lähtee uudistamaan sisäistä viestintää ja ryhmätyötä – ja etenkin jos alustaksi on jo päätetty SharePoint – mutta silti kannattaa muistaa että kyse on markkinointitermistä jota ei kannata soveltaa sellaisenaan oman organisaation kehitysvisioksi.

Edelleen tässä maassa tehdään eniten ”intranetteja” ja ”työtiloja” sen sijaan että yritettäisiin opettaa kaikille ”mitä sähköinen työpöytä meidän organisaatiossa tarkoittaa”.

Disclaimer: Todettakoon, että olen itsekin aiemmassa työhistoriassani osallistunut tähän sähköisen työpöydän käsitteen ja SharePointin parittamiseen. Saa kivittää.

PS. Krediitit ”ylileveä rekkakuljetus” -termistä menevät Sulavan Arttu Arstilalle jolta tämän erinomaisen vertauksen olen oppinut.