Intranet-projekteissa dokumenttienhallintaa sivutaan väistämättä. Intranet on lähes poikkeuksetta keskeinen paikka tärkeiden dokumenttien löytämiseen, ja käyttäjät yleensä odottavat intranetin hakukoneenkin kattavan ainakin nämä kaikkein tärkeimmät dokumentit. Siksi on tärkeää, että intranetin konseptointityössä keskustellaan selväksi myös organisaation dokumenttienhallinnan tulevaisuus ja suhde intranet-konseptiin.

Käytännössä dokumenttienhallintaan voikin ottaa monenlaisia näkökulmia suhteessa intranettiin. Dokumentit voidaan tallentaa hyvin monella tavalla intranet-palveluun, ja voivatpa dokumentit sijaita aivan jossain toisessakin järjestelmässä. Joskus dokumenttien sijoittaminen erilliseen järjestelmään voi olla myös teknisesti katsoen järkevää.

Mutta.

Aivan ongelmatonta ei dokumenttien kohtelu ”omana juttunaan” ole. Tähän on kaksi syytä:

1) Hakukoneen toimivuus voi olla vaarassa. Jos dokumentit sijoitetaan täysin erilliseen kokonaisuuteen (yleensä erillinen dokumenttienhallintajärjestelmä, esim. M-Files tai IBM/Oracle -perheiden repository-tuotteet), niin näiden dokumenttien ulottaminen intranetin hakukoneen piiriin tulee merkittävästi haastavammaksi. Etenkin laadukkaiden hakutuloksien saaminen sekä intranet-palvelusta että dokumenttivarastosta on lähes poikkeuksetta hyvin työläs tie. Tällöin yhden hakukoneen kun pitää osata indeksoida ja lajitella fiksusti kahden eri järjestelmän tietosisältöjä. Tähän aihepiiriin taas ei ole pakettiratkaisuja, ja harvalla organisaatiolla on työvoimaa ja rahaa investoida todelliseen ”enterprise search” -ratkaisuun ja sen ylläpitoon. Siksi dokumenttien kohtelu omana saarekkeenaan voi johtaa huonosti toimivaan hakukoneeseen – kannattaa siis harkita tarkkaan onko kaikkien dokumenttien sijoittaminen erilliseen laatikkoon sen arvoista!

2) Ryhmätyöskentelyn helppous voi olla vaarassa. Käyttäjien kannalta voi usein olla varsin sekavaa se, että dokumentit pitää sijoittaa jonnekin ”ihan muualle” kuin intranetin tietosivut tai ryhmätyötilat. Tämä korostuu etenkin jos halutaan saada helppokäyttöisiä ryhmätyötilatoiminnallisuuksia, mutta näitä toimintoja ei löydy valitusta dokumenttienhallintajärjestelmästä (kuten usein on todellisuus). Tällöin on tyypillistä, että käytössä on erilaisia ryhmätyöjärjestelmiä (SharePointin työtilat, Confluencen työtilat, Basecamp, ym.), mutta dokumentit tallennetaan silti erilliseen dokumenttienhallintajärjestelmään ja vain linkitetään ryhmätyötiloihin. Tämä on epäilemättä yksi mahdollinen malli toimia, mutta käytännössä tämä luo etenkin ryhmätyötilojen käyttöön hallinnallisia haasteita sekä nostaa ryhmätyötilojen käyttökynnystä. Myös ryhmätyötilojen hakukonetta voi olla todella tuskallista saada toimimaan hyvin jos kaikki ryhmätyötilojen dokumentit onkin sijoitettu erilliseen dokumenttienhallintajärjestelmään.

Ongelmia siis riittää, mutta on erillisessä dokumenttienhallintajärjestelmässä puolensakin. Erillinen dokumenttienhallintajärjestelmä on kuitenkin hallinnallisesti ja tietoarkkitehtuurisesti se kaikkein ”kaunein malli”. Siksi ainakin isoimmat tiedonhallinnan elefantit (IBM, Oracle, ym.) uskovat tämän mallin täydellisyyteen ja myyvät aktiivisesti omia repository-tuotteitaan. Näitä repository-tuotteitahan (sisältövarasto karkeasti käännettynä) löytyy markkinoilta varsin runsaasti (mm. Oracle WebCenter Content, IBM FileNet Content Manager, Alfresco).

Tavallisten käyttäjien kannalta tämä ”täydellinen malli” ei ole kuitenkaan osoittautunut aivan yhtä täydelliseksi. Tämän lienee viimeistään SharePointin suosio todistanut. SharePointin dokumenttikeskeisessä filosofiassahan on hyvin vähän keskitetyn hallinnan näkökulmaa, ja dokumentteja suorastaan kannustetaan tallentelemaan vähän ”minne sattuu”.

Tästä SharePointin tuomasta ”dokumenttikasojen sekamelskasta” voi olla montaa mieltä, mutta valitettavasti SharePointin ”hallittua kaaosta” edustava malli tuntuu toimivan yleisesti ottaen paremmin käyttäjien näkökulmasta. Lisäksi esimerkiksi hakukoneen hyvän toiminnan kannalta tällä mallilla on kiistatta myös etunsa. Kun dokumentit sijoitetaan aina lähelle muitakin aiheeseen liittyviä sisältöjä, niin hakukoneen on helpompi päätellä mitkä sisällöt ovat olennaisia vaikkapa matkalaskun tekemisen kannalta. Myös ryhmätyötilojen hakukone toimii tällaisessa mallissa laadukkaasti ns. ”suoraan paketista”.

Täten etenkin SharePointtia käyttöön ottavien organisaatioiden tulisi sisällyttää intranet-konseptin pohdintaansa aina myös dokumenttienhallinta ja ryhmätyötilat. Tämä ei tarkoita sitä, että intranet ja ryhmätyötilat pitäisi niputtaa yhdeksi palveluksi (aika harvoin näin tehdään edes), mutta kokonaisuuden järkevyys pitää miettiä kerralla kuntoon. Sama kokonaiskonseptoinnin sääntö pätee myös organisaatioihin joilla ei SharePoint kuulu teknologiapalettiin.

Dokumenttienhallinta ja ryhmätyötilat kulkevat nykyaikaisessa tiedonhallinnassa vahvasti käsi kädessä ja intranetin sisältämät ”tärkeät dokumentit” ovat osa tätä tietokokonaisuutta. Siksi edes julkishallinnon organisaatioiden ei tulisi ajatella dokumenttienhallintaa omana, itsenäisenä saarekkeenaan. 

PS. Asiakirjojen hallinta voi olla edelleen oma erityissaarekkeensa jatkossakin, koska siihen kohdistuvat vaatimukset ovat aivan toisenlaisia kuin työdokumentteihin kohdistuvat vaatimukset – ja näin etenkin Suomessa ja muualla Euroopassa jossa asiakirjan  määritelmä kohdistuu vain hyvin pieneen osaan organisaation dokumentteja. Esimerkiksi USA:ssa asiakirjan määritelmä on käytännössä paljon laajempi ja osittain siksi Oraclen, IBM:n ym. isojen toimijoiden näkökulma on keskitetymmän mallin kannalla.