Intranet-kentällä on oltu viimeisen kymmenen vuotta varsin samoilla linjoilla siitä mitkä asiat tekevät hyvän intranetin. Vasta nyt viime vuosina ovat intranet-konseptit aidosti lähteneet ajoittain menemään myös eri suuntiin. Tosin onhan erilaisista konsepteista puhuttu aina, mutta käytännössä intranetit ovat silti muistuttaneet merkittävästi toisiaan toiminnoiltaan.

Perinteisen viestinnällisen intranetin rinnalle on tullut viime vuosina kaksi selkeästi toisistaan poikkeavaa konseptia. Nämä ovat a) sosiaalinen intranet ja b) sähköinen työpöytä. Konseptuaalisesti nämä kaksi ulottuvuutta voidaan toki myös yhdistää, mutta käytännössä markkinoilla ei ole intranet-alustoja jotka pystyisivät tekemään nämä kummatkin kaksi ulottuvuutta ilman massiivisia räätälöintejä. Nurkan takana oleva SharePoint 2013 yrittää kyllä yhdistää nämä, mutta käytännön todellisuudesta ei vielä ole kokemuksia. Täten intranet-projektia valmistelevalla tiimillä on valittavanaan karkeasti ottaen kolme erilaista konseptisuuntaa:

  1. Viestinnällinen intranet. Edelleen rokkaava konsepti, joka parhaimmillaan toimii tehokkaana organisaation ”majakkana” sisältäen monipuolisen uutisjärjestelmän ja tapahtumakalenterin ja paljon muuta. Viestinnällisen intranetin uusimpia tuulia ovat mobiiliulottuvuus joko responsiivisen toteutuksen tai erillisen mobiilisovelluksen kautta. Lisäksi moni viestinnällinen intranet lähestyy sosiaalista intranettia kommentointeineen ja keskustelupalstoineen. Pelkästään kommentoinnin sallimalla ei kuitenkaan tässä jaottelussa pääse vielä ”sosiaaliseksi intranetiksi”. Viestinnällisessa intrassa voi siis olla sosiaalisia piirteitä, mutta jos intran etusivu edelleen rakentuu uutisten ympärille ja tärkein sisältö intrassa ovat pienellä porukalla hallittavat ohjesivut liitetiedostoineen, niin kyse on edelleen perinteisestä, viestinnällisestä intranetista.
  2. Sosiaalinen intranet. Sosiaalinen intranet on selkein uusi konsepti intranet-kentällä. Aiheen ympärillä on käyty paljon keskustelua viime vuosina, mutta nykyisin keskeisistä asioista aletaan olla jo yhtä mieltä varsin laajasti. Kenties selkein sosiaalisen intranetin tunnusmerkki on intranetin etusivu jossa huomattavassa roolissa on käyttäjien tekemien päivityksien ja keskusteluiden muodostama ”tapahtumavirta”. Näin intranetin etusivu ei ole enää pelkästään viestinnän nostamien uutisten vallassa, vaan käyttäjien tuottama sisältö aidosti muodostaa intranetin etusivun keskeisimmän elementin. Sosiaalisen intranetin konsepti edellyttää myös vahvoja profiilisivuja kaikilla työntekijöillä, ja intranetin sisältösivujen muokkausoikeuksia kaikilla käyttäjillä. Näin sosiaalisen intran konsepti on hyvin lähellä wiki-ajattelua, jossa kaikki muokkaavat ja osallistuvat yhteisen tietovaraston rakentamiseen. Todellisten sosiaalisten intranettien alustaratkaisuna onkin usein wiki-alusta (kuten Confluence), ja välttämättä organisaatiossa ei edes puhuta intranetista, vaan koetaan palvelun olemman enemmän yhteisesti muokattava tietopankki ja keskusteluympäristö.
  3. Sähköinen työpöytä. Sähköisen työpöydän konseptit voidaan jakaa karkeasti kahteen eri ulottuvuuteen: a) tietotyöläisten sähköiset työpöydät (=SharePoint-filosofia) ja b) prosessityöläisten sähköiset työpöydät (=portaali-järjestelmien filosofia). SharePoint-filosofia lienee Suomessa ainakin se yleisempi, koska Microsoftin myyntipuheilla on iso vaikutus kotimaisiin asiakkaisiin. SharePointin sähköisessä työpöydässä viestinnällinen intranet on yhdistynyt dokumenttienhallintaan ja ryhmätyötiloihin. Lisäksi siihen saatetaan yhdistellä muita Microsoftin tuoteperheen tuotteita, kuten pikaviestintää, vaikka sillä ei mitään todellisia sidoksia SharePointtiin olekaan. Prosessityöläisten ”portaalihaaveet” ovat taas tyypillisiä finanssisektorille ja myös todella isoille yrityksille. Tällöin puhutaan yleensä Oraclen tai IBM:n tuoteperheistä, joiden myyntipuheisiin tuo portaalimainen sähköinen työpöytä -konsepti poikkeuksetta liittyy. Suomessa tähän portaalikonseptiajatteluun törmää ehkä eniten Liferay-toimittajien kanssa keskustellessa.

Tämän artikkelin tarkoitus on havainnollistaa kolmea selkeästi erilaista näkemystä siitä millainen on ”hyvä intranet” erilaisten toimijoiden näkökulmasta. Ostajana onkin erityisen tärkeätä ymmärtää, että millaisen intranetin oma organisaatio tarvitsee, ja miten näihin eri konsepteihin tulee suhtautua.

Esimerkiksi viestinnällinen intranet on edelleen se kaiken perusta yleensä, ja siihen vain rakennetaan sitten päälle toiminnallisuuksia riippuen siitä mitä oma organisaatio tarvitsee, miten paljon on budjettia käytössä ja millainen on nykyinen järjestelmäkokonaisuus omassa organisaatiossa. Tehokkaan viestinnällisen intranetin voi toteuttaa hyvin monilla eri työkaluilla, vaikka ihan perinteisillä web-julkaisujärjestelmilläkin.

Jos taas oma organisaatio on tunnistanut sosiaalisen intranetin olevan nimenomaan se oma tavoitetila, niin silloin esimerkiksi Confluence tai SharePoint voi olla soveltuva tuoteratkaisu. Sosiaalisen intranetin konseptit sopivat yleisesti ottaen parhaiten tuotekehitystä painottaville tai projektitoimituksia tekeville organisaatioille, joissa on paljon asiantuntijoita ja hyvin yhtenäinen kulttuuri.

Sähköisestä työpöydästä haaveilu taas on yleensä toimittajista enemmän lähtevä tavoitetila kuin asiakkaan ongelmista ponnistava. Esimerkiksi intranetin ja dokumenttienhallinnan yhdistäminen ei ole monelle organisaatiolle mitenkään luonteva asia, vaikka SharePoint sen kätevästi voisikin mahdollistaa. Myöskään portaalifilosofian mukainen haaveilu ”yhdestä superpalvelusta” jonka avulla voisi ”etäkäyttää” kaikkia organisaation eri tietojärjestelmiä ei ole mitenkään tietotyöläisen märkä uni käytännössä – vaikka IT-integraattoreiden märkä uni (=laskutusautomaatti) se olisikin. Toisaalta joskus esimerkiksi SharePointin tarjoama intranet+hakukone+dokumenttienhallinta+ryhmätyötilat -rekka-auto voi tulla hyvinkin tarpeeseen silloin kun halutaan todella saada organisaation sisäinen viestintä, ryhmätyö ja dokumenttienhallinta kerralla pari tasoa ylemmäksi. Tällöin sähköisen työpöydän konseptista puhuminen voi jopa ollakin perusteltua.

Lyhyesti: Erilaisten konseptien olemassaolon tiedostaminen helpottaa omien tavoitteiden asettamista ja myös navigointia myyntipresentaatioiden viidakossa.