Euroopan yksi keskeisimmistä intranet-aiheisista seminaareista rokkasi Tanskan Aarhusissa tällä viikolla. Itse olin puhujana 1-päiväisessä web-sisällönhallinnan seminaarissa, mutta osallistuin seminaariin myös muina päivinä. Tässä blogiartikkelissa listaan keskeisiä merkintöjäni intranet-aiheisista sessioista.

Aarhusin Web & Intranet -seminaarihan erottuu muista vuosittain järjestettävistä seminaareista lähinnä sen asiakaskeskeisyyden näkökulmasta. Osallistujina on 90% isojen organisaatioiden web- ja intranet-managereita, ja myyntipuheita muistuttavia puheenvuoroja ei käytännössä ole. Presentaatiot ovat hyvin case-painotteisia, ja ovat myös usein hyvin yksityiskohtaisia. Käytännössä kaikissa intranet-caseissa esimerkiksi esitellään intranettia livenä, tai vähintäänkin hyvin yksityiskohtaisten screenshottien kautta. Osallistujia on noin 300 ja keskeinen osa seminaaria ovat myös sosiaaliset tapahtumat kolmipäiväisen seminaarin ympärillä. Seminaarissa jopa naureskeltiin sille, että paikalla on vain asiakkaita ja ”vendor-neutral” -toimijoita. Kukaan ei oikein halunnut tunnustaa edustavansa selkeästi jotain tuotetta, koska tämä ei selvästi kuulu seminaarin henkeen.

  • SharePoint-aalto on saavuttanut myös pahasti Tanskan. Isommat intranetit ovat lähes pelkästään SharePointtia ainakin seminaarin perusteella. Isossa-Britanniassa ja Tanskassakin tosin on edelleen vahvoja intranet-tuotteita, jotka (esim. Interact) kasvavat tasaisesti huolimatta SharePoint-aallosta.
  • SharePoint-aallon osalta seminaarissa todettiinkin erittäin moneen kertaan, että ”kukaan ei valitse SharePointtia”. Tällä viitattiin siihen, että SharePoint ”tulee annettuna” IT-osaston toimesta eikä siitä yleensä ole mahdollista edes neuvotella. Todettiin myös terävästi, että IT-osaston näkökulmasta päätökseen saattaa myös vaikuttaa se, että tällä hetkellä SharePoint on paras mahdollinen uraliike IT-ammattilaisen näkökulmasta.
  • SharePointin räätälöinti ja mukauttaminen oli myös pöydällä, mutta monella tapaa tästä ”räätälöinti vs. paketti” -keskustelusta oli päästy eteenpäin ja puhuttiin lähinnä siitä että mitkä osa-alueet vaativat parannuksia ja missä voidaan taas edetä ohjeistuksella, koulutuksella ja mallipohjiin panostamalla. Keskustelu SharePointista oli muutenkin varsin kehittynyttä, ja yksinkertaista vastakkainasettelua oli hyvin vähän. Osittain varmasti senkin takia, että suurin osa osallistujista Aarhusissa on organisaatioista joissa on tuhansia ihmisiä töissä ja IT-ympäristö hyvin heterogeeninen. Täten ”all-in-Microsoft” -tyyppisiä organisaatioita lienee ollut paikalla hyvin vähän.
  • Sähköpostin roolista oli hyviä keskusteluita. Alan Pelz-Sharpe esimerkiksi linjasi hyvin, että sähköpostin määrä ei ole oikeasti vähentymässä, mutta sähköpostin rooli on kylläkin muuttumassa takaisin ”kirje-aikakauteen”. Tällä hän viittasi ”system of record” -tyyppiseen ajatteluun, jossa keskustelut kyllä voidaan käydä erilaisissa pikaviestimissä, mutta keskustelun päätteeksi lähetetään sähköpostilla päätös osallistujille.
  • Sosiaalisuudesta myös oli useita sessioita. Ehkä realistisin näkökulman laajennus tuli Alan Pelz-Sharpelta joka esitteli transactional-collaborative-cooperative-social-akselin ja alleviivasi ettei kaikkien organisaatioiden tarvitse yltää social-tasolle. Suurin osa organisaatioiden ”työstä” kuitenkin tapahtuu transactional-tasolla, ja vain pieni osa on yleensä täysin sosiaalista toimintaa vaativaa. Tällä hän tarkoitti mm. sitä, että merkittävä osa ”sosiaalisista keskusteluista” ym. kanssakäymisestä on itse asiassa hyvin tavoitteellista vuorovaikutusta organisaatioiden sisällä eikä sellainen yleensä vielä kaipaa laajempaa näkyvyyttä organisaation sisällä.
  • Internet-sivustojen ja intranettien todettiin menneen viime vuosina varsin eri suuntiin, ja tämän todettiin myös vaikuttaneen järjestelmäkenttään. Tällä tietysti viitattiin erityisesti SharePointin yleisyyteen, jossa nähtiin toki myös ongelmia. Riskinä on esimerkiksi kehityksen hidastuminen kun ei ole kilpailua, ja myös SharePointin haasteellisuus käyttäjäkokemuksen mukauttamisessa. Myös monikielisten kokonaisuuksien rakentaminen isoissa organisaatioissa todettiin olevan edelleen käytännössä mahdotonta SharePointilla.
  • Sosiaaliset intranetit tuntuvat eri syistä olevan jo ohi pahimman hypen. Nyt aletaan jo puhua siitä miten normaalista projektityöstä saataisiin sosiaalisempaa, ja ylipäätään miten sosiaalisuus integroituu kaikkeen tekemiseen. Monelle organisaatiolle koko organisaation kattava, täysin avoin keskustelu ei kuitenkaan ole mikään todellinen hittisovellus.
  • Sosiaalisuuteen organisaatioiden sisällä liittyivät läheisesti myös analytiikka ja mobiilikanavat. Ison organisaation sisällä tapahtuvia keskusteluita, vastauksia kysymyksiin ja tiedon jakamista halutaan seurata, koska siitä voi saada mielekästä ymmärrystä miten organisaatio toimii (esim. mitkä osat organisaatiossa vastaavat eniten kysymyksiin). Tämä alue tosin on vasta kehittymässä, ja on myös monella tapaa täysin eri alue kuin web-palveluiden analytiikka. Mobiilin huomiointi taas tuntuu aivan luontevalta, koska keskusteluihin pitää päästä kiinni monissa paikoissa, ja on myös hyvin järkevää käydä keskusteluja mobiililaitteella tai tabletilla.
  • Näyttäviä isoja intranetteja seminaarissa oli tänä vuonna esillä poikkeuksellisen paljon. Itselle erityisesti jäi mieleen Deloitten maailmanlaajuinen intranet-kokonaisuus, jossa oli tehty erittäin järkevä monikansallinen kokonaisuus ilman villejä räätälöintejä, mutta jossa silti oli rohkeasti lähdetty hakemaan parhaita mahdollisia toimintamalleja. Teknisenä kokonaisuutena Deloitten skaala oli tietysti myös massiivinen, mutta ehkä siksikin oli hienoa nähdä miten tyylikkään SharePointin ja Yammerin yhteenliittämisen he olivat tehneet. Videoiden voimanlähteenä Deloittella oli Brightcove-pilvipalvelu. Henkilöprofiilit heillä taas oli eriytetty omaksi kokonaisuudekseen ja päätetty rakentaa hyvin kunnianhimoisena ”super-profiilisivuna” osaksi sisäisen työn kokonaisuutta.

Kovin selkeätä ”isoa johtopäätöstä” ei seminaarista tullut, koska moni asia tuntui olevan tällä hetkellä hankalassa kehitysvaiheessa. Moni osallistuja arvioikin, että esimerkiksi sosiaalisuuden ja mobiilin osalta eletään juuri nyt vaihetta jossa moni taho tekee asioita ja ”pölyä on paljon ilmassa”.

Ehkä ensi vuonna saadaan kirkkaampia johtopäätöksiä kun pöly on laskeutunut, ja aletaan näkemään toimivia kokonaisuuksia ja hyviä suunnittelumalleja.

Ensi vuoden seminaari järjestetään samassa paikassa, ja päivätkin ovat jo tiedossa (5.-7.11.2013). Kannattaa merkitä Aarhus13 kalenteriin jos intranet-tekemiseen haluaa näkökulmaa myös Suomen ulkopuolelta.

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.