Marraskuun lopussa Espoon Dipolissa puhutaan taas SharePointtia. SharePoint HPR -tapahtuma on tänä vuonna kaksipäiväinen ja sisältää puheenvuoroja tekniikasta konsepteihin. Ensimmäinen päivä on tänä vuonna hyvin intranet-painotteinen ja soveltuu näin esimerkiksi viestintäihmisille. Toisena päivänä sukelletaan tekniikkaan, ja aiheena etenkin SharePoint 2013 -versio.

Seminaarin järjestävänä tahona ovat tänäkin vuonna Juha Anttila IITC:stä ja Jussi Roine Onsightista. Tuttuun tapaan tämän artikkelin ensimmäisten kommentoijien kesken arvotaan myös yksi lippu seminaariin, joten kannattaa kommentoida juttua torstaihin mennessä.

Viides taso -blogi haastatteli ohjelmavastaava Juha Anttilaa aiheen tiimoilta. Juhahan toimii konsulttina IITC -yrityksensä kautta keskittyen dokumenttienhallintaan, ja kohtaa ammatissaan usein SharePointilla tehtyjä intranetteja.

1) Millainen seminaari on kyseessä, ja miten nykyiseen malliin on päädytty vuosien saatossa?

”SharePoint HPR on seminaarisarja, joka keskittyy kertomaan SharePoint-ohjelmiston ja siihen liittyvän ekosysteemin hyvistä, pahoista ja rumistakin piirteistä ilman turhia mainospuheita. Seminaari on joka kerta painottunut hieman eri aiheisiin. Välilä on käsitelty enemmän dokumenttien hallintaa, välillä Intranet-toteutuksia ja välillä taas pohdittu vaikkapa projektinhallintaa tai SharePointin asennusta ja konfigurointia. Case-esimerkit ovat vaihdelleet ja niiden kautta osallistujat ovat kuulleet kokemuksia SharePointin soveltuvuudesta erilaisissa ympäristöissä.

Lisäksi perinteinen Hyvät, Pahat ja Rumat -osuus on tuonut piristystä tapahtumaan. Joskus se on ollut kahdenvälinen debatti, joskus paneelikeskustelu ja esimerkiksi tämän syksyn HPR:ssä tullaan näkemään huikea demokisa, jossa SharePoint-osaajat kilpailevat Suomen Paras SharePoint-demo –tittelistä.”

2) Mitä hyvää SharePointissa on mielestäsi liittyen intranetteihin? Mitä erityisen hyvää olet nähnyt 2010 toteutuksissa viime vuosina?

”SharePointin perustoiminnallisuudet intranet-käyttöön ovat mielestäni varsin kattavat. Tänä päivänä intranet-projektien toteuttajilla on jo melko selkeä näkemys siitä, mitä intraneteissä tulee olla ja miten asiat toteutetaan SharePointilla järkevimmin. Lopputulokset ovat siis yleensä hyvin toimivia.

Hyvissä toteutuksissa yhdistyy viestinnällinen intranet ja tiedon tuottaminen ryhmätyötiloissa toimivaksi kokonaisuudeksi, jossa eri osilla on selkeät roolit. Myös hakutoiminnallisuuksien osalta on viime vuosina nähty selkeä parannus aiempaan ja sitä kautta hakukoneen rooli tiedon löytämisessä on kasvanut. Erityisesti on jäänyt mieleen SharePointilla toteutettu intranet, jossa henkilöstö pystyi hoitamaan lähes kaiken asioinnin työnantajan kanssa sähköisesti ja jossa tiedot siirtyivät sujuvasti taustajärjestelmien ja intranetin välillä.”

 3) Mitä pahaa SharePointissa on mielestäsi liittyen viestinnällisiin intranetteihin? Mitä pahaa olet nähnyt 2010 toteutuksissa viime vuosina?

”SharePoint on todella laaja kokonaisuus ja on vaikeaa tuntea sen kaikkia mahdollisuuksia kattavasti. Saman asian voi SharePointissa toteuttaa usealla eri tavalla ja vaikeutena on valita se toimivin tapa niin toteutuksen, käytön kuin ylläpidonkin näkökulmasta.

SharePoint 2010 version kanssa oli aluksi samaa ongelma kuin aiemmilla versioilla, että uusia ominaisuuksia ei oikein osattu hyödyntää. Esimerkiksi Managed Metadatan käyttö on kasvanut vasta ihan viime aikoina. Lisäksi joitain toimintoja saatetaan edelleen turhaan toteuttaa räätälöimällä, vaikka vakio-ominaisuuksillakin päästäisiin hyvään lopputulokseen, jos vain hieman joustettaisiin vaatimuksista.

Sisällöntuotanto SharePointiin koetaan monesti turhan vaikeaksi. Osin tämä mielestäni johtuu toteutusten monimutkaisuudesta ja osin itse editorin heikkouksista.”

4) Mitä rumaa SharePointissa on mielestäsi liittyen viestinnällisiin intranetteihin? Mitä rumaa olet nähnyt 2010 version toteutuksissa?

”Ulkoasun muokkaaminen SharePointissa on vähän omaa taiteen lajinsa ja siinä on monesti turhan paljon työtä. Olen eri projekteissa nähnyt sekä yliräätälöityjä hienolta näyttäviä sivustoja että aika rumia vakiomalleihin pohjautuvia sivustoja. Toki myös hyviä keskitien toteutuksia on tullut vastaan.

Etenkin aiempina vuosina SharePointin räätälöintiä tehtiin rumasti, jolloin toteutuksia oli vaikea ylläpitää ja päivittää seuraavaan versioon. SharePointin sosiaaliset ominaisuudet ovat kehittyneet melko hitaasti, minkä vuosi SharePointin kylkeen on otettu muitakin sovelluksia.

Monissa SharePoint-toteutuksissa työtilojen ja intranetin suhdetta ei ole mietitty loppuun asti. Tällöin tieto hajaantuu ja samaa tietoa joudutaan ylläpitämään useaan eri paikkaan. Myös hakutoteutukset on monesti tehty varsin rumasti, vaikka mahdollisuuksia parempaan olisi.”

5) Paljon on vielä avoinna uuden SharePointin osalta – onko nyt järkevä aika tutustua tuotteeseen kun edes sen hinnat eivät ole vielä selvillä?

Kyllä kaikissa uusissa projekteissa kannattaa harkita uuden version hyödyntämistä. Sillähän säästää yhden päivityskierroksen. Tällä hetkellä ladattavissa oleva SharePoint 2013 Preview –versio on jo varsin vakaa ja sitä voi hyödyntää toiminnallisuuksien arvioinnissa. Helpoiten uuteen versioon pääsee tutustumaan suoraan pilvipalvelusta.”

6) Miten luulet 2013 version myötä Microsoftin markkinaosuuden kehittyvän intranet-kentällä?

”Tähän asti SharePointista on tullut uusi pääversio aina kolmen vuoden välein. Se on itse asiassa tosi pitkä aika kun ajatellaan vaikkapa sosiaalisen median kehitystä tuossa ajassa. Jatkossa uskoisin, että SharePointin pääversioiden välilläkin tulee käyttöön uusia ominaisuuksia. Myös SharePointin käyttö pilvipalvelusta tulee varmastikin lisääntymään ja siellähän päivityksiä voi tapahtua huomattavasti tiheämminkin.

Intraneteissä ja työtiloissa SharePointin markkinaosuus niin Suomessa kuin maailmallakin on jo tosi suuri. Viimeksi Talentumin intranet-seminaarissa lähes jokainen käsi nousi kun kysyttiin, että käytetäänkö teillä SharePointia intranetissä. Uskoisin, että SharePointin käyttöalueet tulevat jatkossa edelleen laajentumaan. Internet-sivustoissa SharePoint on vielä selvästi haastajan asemassa.”

Lisätietoa Sharepoint HPR -seminaarista seminaarin omalta sivustolta. Seminaari järjestetään 29.-30.11.2012. Kaksipäiväisen tapahtuman hinta on 895 euroa (+alv.), ja yhden päivän lippu maksaa 595 euroa (+alv.). Lipun voi ostaa myös organisaatiokohtaisesti siten, että eri päivinä seminaarissa käy eri henkilö.

PS. SharePoint-hype on tällä hetkellä kuumimmillaan kun eri toimittajat kilpailevat siitä kuka tietää uudesta versiosta eniten. Esimerkiksi Sinisen Meteoriitin, atBusineksen ja Sulavan blogit paukuttavat tasaiseen uusia artikkeleita SharePointista. Näiden blogien annistakin näkee selvästi sen miten vahvan aseman SharePoint on juuri intranet-kentällä viime vuosina saavuttanut. SharePointtia hyödyntävien asiakkaiden kannalta yksipuolinen tilanne on kuitenkin valtavan hyvä, koska vertaistietoa toimittajista ja erilaisista konsepteista saa helposti. Erilaiset kokoontumiset ja seminaarit myös edesauttavat hyvien käytänteiden leviämistä, ja näin etenkin asiakkaat pystyvät SharePoint-kentällä hankkimaan poikkeuksellisen paljon tietoa ilman kallista konsulttien käyttöä. Tätä mahdollisuutta kannattaa hyödyntää!