Tietotyöläisiä haastattelevassa juttusarjassa on vuorossa Solitan sisällönhallinnan konsultti Marko Saarinen. 

Saarinen on ollut aiemmin töissä mm. Googlella ja Tieto-konsernissa, joten hänellä on hyvää kokemusta todella isojen yhtiöiden viestintäkäytännöistä. Saarinen kertookin kuinka Googlen Gmail-yritysversio todella onnistui helpottamaan ison yhtiön sisäistä tietotulvaa – ja tarjosi näin esimerkin toimivasta tietotyön teknisestä ratkaisusta. Teknisiä ratkaisuja isompana asiana tavallisissa organisaatioissa Saarinen näkee kuitenkin ”soihdunkantajien” roolin parempien tietotyökäytänteiden levittämisessä. Pelisäännöt tiedostojen tallentamisessa ja ryhmätyössä kun eivät Saarisen mukaan leviä ilman innostuneita yksilöitä ja myös johdon esimerkkiä.

#1 Kuinka paljon sähköpostia saat päivittäin (arviolta)?

”Sähköpostien määrä on laskenut viimeisen vuoden aikana. Työhön liittyviä sähköpostiviestejä saan noin 30 – 40 vuorokaudessa. Tähän laskuun on vaikuttanut merkittävässä määrin viestinnän järkeistyminen. Sähköpostin rooli ymmärretään aiempaa paremmin ja toisaalta rinnalle ovat tulleet vaihtoehtoiset viestintäkanavat, kuten pikaviestin sekä sähköiset projekti- ja ryhmätyötilat. Kaikkea sisältöä lihavine liitetiedostoineen ei yksinkertaisesti kannata työntää sähköpostiin. Mikäli on tarve saada välitön tai hyvin nopea vastaus tai kannanotto johonkin, on puhelinsoitto tai pikaviesti paras, mikäli tilanne sen sallii. Sähköposti täytyy ymmärtää asynkronisena viestintävälineenä.”

#2 Miten käsittelet saapuvaa viestitulvaa?

”Ennen Solitaa Googlella työskennellessäni käytin työssäni Google-sovelluksia ja sen keskeisenä osana Gmail-sähköpostin yritysversiota. Kyseisessä yrityksessä konkretisoitui ajatus siitä, että sähköposti on hyvä työkalu – paitsi silloin, kun sähköpostiviestejä on aivan liikaa. Nojauduin Googlella ”virtuaaliseen assistenttiini” – tärkeät postit -palvelu tunnisti tärkeät sähköpostiviestini automaattisesti ja erotteli ne kaikista muista viesteistä useiden eri kriteerien perusteella. Se oikeasti toimi! Tämän palvelun ytimessä oleva teknologia oli toisaalta myös hyvin maanläheinen esimerkki siitä, kuinka kovan luokan algoritmiikan osaajille tässä maailmassa on käyttöä.

Nykyiset tapani käsitellä viestitulvaa – tuon ”virtuaalisen assistentin” puuttuessa – ovat melko perinteiset. Tosin edelliseen työnantajaani verrattuna en edes puhuisi viestitulvasta. Tarkistan saapuneet sähköpostiviestit useita kertoja päivässä ja pyrin vastaamaan reagointia vaativiin mahdollisimman pian, viimeistään kuitenkin saman päivän aikana. Tätä helpottaa huomattavasti sähköpostin mobiilikäyttö älypuhelimella, joskaan sitä kautta ei viitsi kovinkaan pitkiä viestejä kirjoittaa. Viestitulvan hallintaa on helpottanut – kuten aiemmin totesin – uusien, vaihtoehtoisten viestintäkanavien – hyödyntäminen. Esimerkiksi projekteihin liittyviä dokumentteja ja tietoja voidaan vaihtaa, niitä kommentoida sekä keskustelua käydä projektityötiloissa. Toisaalta taas työpöytätason videoneuvotteluiden pitäminen nykyvälineillä on todella helppoa ja kätevää, joskin niitä toivoisin meillä hyödynnettävän vielä nykyistä enemmän perinteisempien videoneuvotteluhuoneiden sijaan.

Muuten pyrin minimoimaan sähköpostin hallintaan käyttämäni ajan. Meillä on käytössä melko isot henkilökohtaiset sähköpostilaatikot, joten sähköpostin siivoukseen ei tarvitse suhtautua liian vakavasti. Minulla on käytössäni melko yksinkertainen kansiorakenne, johon raahaan tietyt sähköpostiviestit. Muuten luotan sähköpostijärjestelmän omaan hakuun. Tämä lähestymistapa on toiminut erinomaisesti. En ole luonut mitään automatiikkaa tai sääntöjä sähköpostiviestien arkistointiin.”

#3 Miten hallinnoit ja huolehdit sovituista tapaamisista ja tehtävistä?

”Käytän tähän hyvin monille tuttuja Outlookin tarjoamia työvälineitä (sähköposti, kalenteri ja tehtävät) ja Evernote-muistiinpanosovellusta. Evernoteen olen jäänyt jollakin tavoin koukkuun. Sen avulla voi todella kätevästi luoda tekstiä, kuvia ja jopa äänimuistiinpanoja sekä vieläpä helposti synkronoida muistiinpanot eri päätelaitteiden kesken.

Kirjoitan muistiinpanoni esimerkiksi sisäisissä tapaamisissa ”kuuluisaan” mustakantiseen paperivihkooni. Tähän ei ole mitään järjellistä syytä, vaan toimin tässä lähinnä fiilispohjalta. Joskus tuntuu hauskalta tehdä todellista ”käsityötä” ja ylläpitää ”perinteistä” kirjoitustaitoa. Siirrän kuitenkin minulle allokoidut tehtävät ja toimenpiteet lopulta Outlookin tehtäviin. Se olisi vähän liikaa, jos henkilökohtainen tehtävälista olisi kahdessa eri paikassa…

Muilta osin tapani hallita ja huolehtia sovituista tapaamisista ja tehtävistä ei varmaankaan poikkea valtavirrasta. Mobiilikäytön näkökulmasta sähköposti ja kalenteri ovat minulle niitä kuuluisia ”killer-sovelluksia”, joiden avulla toisinaan kaoottinen maailma pysyy hallinnassa ja työtilanteet sormenpäiden ulottuvissa ajasta ja paikasta riippumatta.”

#4 Mihin tallennat ja miten hallinnoit omia dokumenttejasi?

”Olen samaa mieltä täällä aiemmin esitetyn näkemyksen kanssa, että pohjimmiltaan ”omia dokumentteja”, varsinkaan työdokumentteja, ei lähtökohtaisesti ole. Lähes kaikki dokumentit ovat työyhteisön tai vähintään työ- ja projektiryhmän yhteisiä, jaettuja dokumentteja. Toki poikkeuksen tähän sääntöön muodostavat sellaiset asiakasdokumentit, jotka niiden luonteen takia on pidettävä ainoastaan tiettyjen asiantuntijoiden ja silmäparien nähtävillä.

Koska lähtökohtaisesti kaikki työdokumentit ovat yhteisiä, tulee niiden hallittuun ”uudelleenkäyttöön” ja hyödyntämiseen kiinnittää huomiota. Hyvin monen tyyppiset tietosisällöt hyötyvät niiden kollektiivisesta työstämisestä eli dokumentin laajemmasta editointi- ja kommentointimahdollisuudesta. Tällaiset dokumentit on vielä tietyissä tapauksissa syytä tallettaa verkkolevylle, enenevässä määrin onneksi työtiloihin ja jatkossa myös systemaattisemmin sisällönhallintajärjestelmään. Eri luonnosvaiheissa olevat ja valmiit dokumentit ovat SharePoint- tai Confluence-työtiloissa riippuen mm. siitä, onko kyseessä asiakasprojekti tai sisäinen kehitysprojekti.

Yllä mainittu ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö Documents-kansiossani olisi paikallisesti mitään. En siis elä täysin, kuten opetan, mutta pyrin toki minimoimaan kannettavalleni paikallisesti talletettujen dokumenttien määrän.

#5 Oletko tyytyväinen siihen tapaan miten tietotyötäsi päivittäin teet? Uskoisitko pystyväsi olemaan tehokkaampi? 

”Suurin osa käytössäni olevista työvälineistä tukevat mielestäni työtäni ja työskentelytapojani hyvin. Toisaalta tässä yhteydessä voisin myös todeta, että kaikkeen tottuu, jopa verkkolevyihin. Raakana vertailukohtana viestintä- ja ryhmätyövälineisiin erityisesti käyttökokemuksen ja käytettävyyden osalta toimivat kuitenkin kuitenkin ne pilvipohjaiset viestintä- ja yhteisöpalvelut, joita käytän vapaa-aikanani. Niihin verrattuna käytön hauskuus ja joustavuus sekä käyttökokemuksen laatu eivät yllä samalle tasolle. Mielestäni osasyy tähän on se, että yrityksille myytäviin viestintä- ja ryhmätyövälineisiin on ympätty tarpeettoman paljon ominaisuuksia, joita ainoastaan raskaan sarjan ”power user” –kategorian käyttäjät tarvitsevat.

Suurimpana haasteena näen kuitenkin tietosisältöjen pirstaloitumisen lukuisiin eri lähdejärjestelmiin, kuten intranettiin, verkkolevyille, sähköpostiin, wikeihin, työtiloihin ja operatiivisiin järjestelmiin. Tiedonhaun, joka indeksoi relevantit tietosisällöt ym. lähdejärjestelmistä, kehittämisessä riittää siis yhä tekemistä. Toisaalta työ tällä rintamalla edistyy koko ajan. Varsinkin tämän tyyppisessä asiantuntijatyössä, jota teen, älykäs tiedonhaku auttaa parhaimmillaan näkemään yhteyksiä asiakokonaisuuksien välillä, tuomaan uusia näkökulmia haettuun aihealueeseen, löytämään organisaatiostamme tietyn aihealueen asiantuntijat sekä hyödyntämään jo tuotettua sisältöä.

Yrityksessämme on 210 työntekijää kahdessa toimipaikassa: Helsingissä ja Tampereella. Tämän kokoiseen porukkaan mahtuu useita eri tietotyön käytäntöjä ja toimintamalleja. Yleisesti ottaen suhtautuminen sähköisiin viestintä- ja ryhmätyöpalveluihin on ollut hyvin positiivista, ne ovat edistäneet merkittävästi yhteenkuuluvuuden tunnetta ”yksi Solita” –hengessä sekä toisaalta helpottaneet ja tehostaneet käytännön yhteistyön tekemistä mm. asiakasprojekteihin, sisäisiin kehityshankkeisiin ja muuhun luonnolliseen ryhmätyöhön liittyen. Sisäisiin palavereihin liittyen matka-aikaa säästyy ja ympäristön kuormituskin vähenee.

Olisi kuitenkin väärin kuvitella, että ”kyllä fiksut ihmiset osaavat automaattisesti hyödyntää sähköisiä työvälineitä ilman koulutusta ja ohjeistustakin”. Tiettyyn rajaan asti asia näin onkin, mutta aina sähköisten työvälineidenkin kanssa voidaan oppia toimimaan tehokkaammin ja ennen kaikkea hyödyntämään niitä järkevillä tavoilla ja ensisijaisesti niihin tarkoituksiin, joihin ne on suunniteltu. Lisäksi eri työkalujen sekä viestintä- ja ryhmätyökanavien roolitus on hyvä ymmärtää – esimerkiksi minkä tyyppisiä tietosisältöjä talletetaan ja jaetaan verkkolevyillä ja toisaalta työtiloissa ja missä vaiheessa ja millaisen prosessin kautta dokumentti päätyy sisällönhallintajärjestelmään. Tässä piileekin se keskeinen haaste eli kuinka saada organisaation työntekijät toimimaan vähintään keskeisillä osa-alueilla samankaltaisesti ja samojen pelisääntöjen mukaan.”

#6 Millaisia keinoja käytät tasapainottamaan tietotulvasta syntyvää stressiä/ahdistusta?

”Seuraavassa on muutama toimivaksi havaittu keino:

  1. Pyrin siihen, etten viikonloppuisin lue työsähköpostejani. Kynnystä nostaa huomattavasti se, että käytän erillistä vapaa-ajan matkapuhelinliittymää, johon saan vain ja ainoastaan aidosti vapaa-aikaani sekä vapaa-ajan kaveripiireihini ja harrastuksiini liittyviä puheluita. Tietysti vapaa-ajan puhelimeenkin saisi hyvin helposti vastaanotettua työsähköposteja, mutta olen onnistunut erittäin hyvin vastustamaan tätä kiusausta.
  2. Lomalla en yksinkertaisesti lue työsähköpostejani. Tietysti tämä edellyttää, että työsähköpostissa on asianmukainen automaattivastaus päällä, joka opastaa ja ohjaa vastaanottajaa kääntymään sijaisena toimivan yhteyshenkilön puoleen.
  3. Urheilu, ulkoilu sekä ”vapaa-ajan työni”, joihin kuuluvat äänisuunnittelu ja DJ-keikat, auttavat aivojen nollaamisessa ja tarjoavat takuuvarman tavan irrottautua työasioista.”

#7 Mitä fiksuja toimintatapoja suosittelet muille? Minkälaisia ”temppuja” ja tapoja pitäisi mielestäsi tietotyöläisten opetella eniten? Minkälaisen muutoksen edistämiseen pitäisi organisaatioiden johdon herätä (jos pitäisi)?”

  1. Sähköisen työympäristön käyttöönotto ja kehittäminen ovat aina (ja usein myös merkittävässä määrin) muutoksen hallinnan ja muutosjohtamisen hankkeita. Oikein suunniteltu ja toteutettu sähköinen työympäristö on parhaimmillaan organisaation johtamisen ja ohjaamisen väline. Pelkkä teknologian tuuppaaminen organisaatioon ei pitkälle kanna. Luonnollisesti myös tietotyöläisiltä vaaditaan avarakatseisuutta, intoa ja halua miettiä omien työtapojen järkevyyttä sekä niiden kehittämistä.
  2. Management by example. Johdon ja aikaisten omaksujien esimerkki on kriittisessä roolissa. Tarvitaan siis ns. soihdunkantajia, jotka omalla esimerkillään näyttävät mallia, kuinka sähköisen työympäristön tarjoamia mahdollisuuksia voidaan hyödyntää tiedon hallinnassa ja jakamisessa, viestinnässä, mielipidejohtajuuden saavuttamisessa, ideoiden keräämisessä, jatkojalostamisessa ja hyödyntämisessä jne. Tällaiset näkyvät esimerkit sekä rohkaisevat että konkretisoivat asioita. Olen työurani aikana toiminut yrityksissä, jotka suuresta koostaan ja sen aiheuttamasta tietystä jähmeydestä huolimatta ovat kyenneet muuntamaan itsessä astetta ketterämmäksi ja sisäisesti vähemmän siiloutuneemmaksi sähköisten palveluiden järkevällä hyödyntämisellä sekä oikeanlaisella muutosjohtamisella.”

Yhteenveto ja kommentit (Perttu Tolvanen):

Saarinen kertoo aluksi Googlen Gmail-yrityssähköpostin ”Tärkeät postit” -toiminnosta, joka todella toimi älykkäästi – mutta silti Saarinen näkee isoimpana asiana tietotyön tekemisen siirtymisen pois sähköpostista. Saarisen mukaan yhä isompi osa työstä pitäisi tapahtua ryhmätyötilojen ja jopa verkkolevyjen kautta. Myös pikaviestintää ja videoneuvotteluja tulisi hyödyntää monipuolisemmin eikä vain yrittää tehdä kaikkea sähköpostilla!

Omien muistiinpanojen hallintaan Saarinen käyttää Evernote-sovellusta, mutta silti Saarinenkin harrastaa muistiinpanojen tekemistä edelleen paperille. Erittäin järkevänä periaatteena voi kuitenkin pitää Saarisen sääntöä siitä, että vaikka muistiinpanot menisivätkin lehtiöön, niin keskeiset tehtävät ja sovitut aikataulut tulee aina siirtää paperilta sähköisiin välineisiin – ja ylipäätään omia tehtäviä ja sovittuja aikatauluja ei saisi hajauttaa useampaan välineeseen!

On myös mielenkiintoista huomata, että vaikka Saarinen edustaa isoa IT-integraattoria, niin silti Saarisen mukaan isoimmat asiat liittyvät muutosjohtamiseen ja pelisääntöjen sopimiseen organisaatioissa. Erityisen tärkeänä alueena Saarinen pitää myös johdon esimerkkiä uusien työtapojen levittämisessä. Saarinen käyttääkin osuvaa termiä ”soihdunkantajat” kuvaamaan henkilöitä jotka omalla esimerkillään muuttavat organisaation toimintatapoja kokonaisuuden kannalta järkevämpään suuntaan. Näihin ”soihdunkantajiin” kannattaa varmasti intranet-hankkeissakin panostaa tietoisesti, ja pyrkiä tekemään näiden työstä mahdollisimman helppoa!