”Tyypillisen viestinnällisen intranetin” sisältämät elementit ovat kehittyneet varsin hitaasti vuosien varrella, mutta viime vuosina erityisesti henkilöprofiilisivut ovat vakiinnuttaneet paikkansa uutena osa-alueena intraneteissa.

Tähän ovat vaikuttaneet myös intranet-tuotteiden (kuten Microsoft SharePoint ja Atlassian Confluence) parantuneet toiminnallisuudet liittyen henkilöprofiilisivuihin. Yhä useampi organisaatio onkin luopunut aiemmin yleisistä erillisistä puhelinluettelo-sovelluksistaan ja ryhtynyt käyttämään intranetin hakukonetta henkilötietojen hakemiseen.

Esimerkiksi Nordean intranetin henkilöhakemistosta on kirjoitettu J. Boyen blogissa alkuvuodesta erittäin hyvä artikkeli. Artikkelissa on myös tarkka kuvakaappaus Nordean henkilöprofiilisivun mallista, joten tästä voi katsoa esimerkkiä myös omaa hanketta varten. Nordean intranetin tekninen toteutus on varsin raskaan sarjan työkaluilla (Oracle WebLogic Portal ja hakukoneena Autonomy IDOL), mutta käytännössä henkilöprofiilisivujen konsepti on hyvin samankaltainen myös muilla järjestelmillä toteutettuna. Esimerkiksi SharePointin MySite-malli on hyvin samankaltainen Nordean esimerkin kanssa. Keskeisiä osa-alueita ovat henkilön perustiedot, henkilön erikoisosaaminen ja kokemus sekä organisaatiokaaviotieto.

Visuaalisen ulkoasun osalta intraneteissa on myös yleensä syytä mennä käytettävän tuotteen tarjoaman mallin mukaan. Esimerkiksi SharePoint ja Confluence sisältävät kumpikin omanlaisen mallin profiilisivusta, ja kummassakaan tapauksessa järjestelmän omaa mallia ja tapaa ei ole suositeltavaa lähteä suunnittelemaan uusiksi (esimerkki SharePoint, esimerkki Confluence).

Ulkoasua isompia kysymyksiä ovatkin tietojen saatavuuteen ja omistajuuteen liittyvät kysymykset. Näiden selvittelyyn kannattaakin varata intranet-projektissa reilusti aikaa. Keskeiset henkilötiedot kun ovat yleensä jossain organisaation käyttämässä henkilötietojärjestelmässä, ja intranet-järjestelmään nämä tulee hakea sieltä integraation kautta. Joskus henkilötietojärjestelmä on jo liitetty aiemmin organisaation käyttäjähakemistoon (yleensä Active Directory) jolloin tiedot saattavat tulla ilman eri ponnistuksia. Henkilötietojärjestelmiä on kuitenkin hyvin erilaisia, ja eri organisaatiot ovat ottaneet käyttöön yleensä hieman erilaisia kokoonpanoja näistä järjestelmistä (etenkin isojen järjestelmien kohdalla, kuten SAP:in ja Oraclen tuoteperheiden kohdalla).

Joskus nämä henkilötietojärjestelmät saattavat myös sisältää kilpailevia henkilötietosivu-toimintoja ja jopa organisaatiokaavioita. Tällöin intranet-projektin puitteissa joudutaan keskustelemaan eri järjestelmien työnjaosta. Käytännössä henkilötietojärjestelmät kannattaa lähes aina pitää taustajärjestelmänä, jota käytetään vain erikoistilanteissa – ja esimerkiksi ihmisten löytäminen ja tietojen selailu ei saisi edellyttää henkilötietojärjestelmään siirtymistä. Omien tietojen päivittäminen taas on usein loogista tehdä suoraan henkilötietojärjestelmässä, koska vaikkapa lomien merkkaaminen voi olla hyvinkin monimutkainen toimenpide johon kannattaa tarjota suoraan henkilötietojärjestelmän oma käyttöliittymä.

Yleensä intranet-projekteissa henkilötietosivujen toteutus onkin mielekkäimpiä osa-alueita, koska sen hyödyt ovat suuret ja samalla saadaan parannettua henkilötietojen laatua organisaation tietojärjestelmissä. Näin myös henkilöstöosasto on usein motivoitunut työskentelemään hankkeen eteen. Intranet-projektin ei kuitenkaan kannata pyrkiä tekemään asioita, jotka jo hoituvat paremmin henkilöstötietojärjestelmän avulla. Siksi työntekijöiden profiilisivujen rakentaminen vaatii hyvää yhteistyötä henkilötietojärjestelmän omistajien ja henkilöstöosaston kanssa.

Yhteenveto: Työntekijöiden profiilisivut ovat yksi keskeinen osa-alue 2010-luvun intranet-projektissa, ja näihin liittyy jo varsin järkeviä vakiintuneita käytänteitä. Syntyneistä käytänteistä huolimatta profiilisivujen tietojen ajantasaisuus ja ylläpito ovat asioita joihin kannattaa varata palaveriaikaa sisäisesti sekä budjetoida myös rahaa mahdollisesti tarvittaviin taustajärjestelmäparannuksiin.