Sisällönhallinnan arkkitehtina Nokia-yhtiössä työskentelevä Sami Poikonen vieraili keväällä AIIM Conference 2012 -tapahtumassa San Franciscossa.

Sami vastasi ajankohtaisen reissun johdosta muutamaan kysymykseen liittyen sisällönhallinnan trendeihin valtamerten toisella puolella. Samin vastaukset ovat henkilökohtaisia näkemyksiä, eivätkä edusta hänen työnantajansa näkemyksiä aiheesta.

AIIM on järjestönä yksi alan isoimmista toimijoista. Käytännössä AIIM on voittoa tavoittelematon koulutusjärjestö, ja vaikka AIIM on iso toimija, niin massiivinen konferenssi oli monella tapaa poikkeuksellinen ponnistus myös AIIM:lle. Esimerkiksi kaikki esitykset oli pakotettu 30 minuutin mittaisiksi, joten kahdessa ja puolessa päivässä yleisö sai valtaisan määrän esityksiä eri aihepiireistä. Kongressin seuraamisen tukena oli jopa erillinen mobiilisovellus. Kaikki materiaalit olivat myös jaossa mobiilisovelluksen kautta samantien.

1) Mikä on sisällönhallinnan isossa maailmassa juuri nyt pinnalla? Mistä pöhistään?

”1. Sisällönhallinnassa on nyt pinnalla sisällön sosiaalisuus ja palveluiden käytön karkaaminen palomuurin ulkopuolelle mobiililaitteisiin. On käynnissä vahva murros ”anytime/anywhere” -työskentelyyn työntekijöiden puolelta.

2. Lisäksi välitön asiakaspalaute asiakkailta ja palautteisiin reagoimisen tarve on nyt pinnalla. Monesti seminaarissa nousi esiin surullisen kuuluisa United asiakaspalveluineen. Suomessakin vastaavia yritysten huonon asiakaspalvelun ja sosiaalisen median törmäyksiä on nähty, mutta ei ehkä samassa mittakaavassa vielä.

Yhdysvalloissa on nyt kuumana esimerkiksi keskustelu, saako työhönottotilanteessa kysyä työnhakijan Facebook-salasanaa tai pakottaa kaveriksi HR:n edustajan kanssa. Tähän asti oikeustapaukset ovat siellä rajoittuneet nimenomaan HR-asioihin. Nyt odotellaan ensimmäistä tapausta, jossa sosiaalinen media liittyisi patenttioikeudenkäynteihin tai tietovuotoihin.

3. Seminaarin perusteella voi myös sanoa, että tietämyksen hallinta on kuollut. Sen aihealueen paikan ovat ottaneet organisaation sisäiset sosiaalisen median järjestelmät. Organisaation sisäisten sosiaalisen median järjestelmien tosin pitää myös integroitua muihin sisäisiin tietovarastoihin. Esimerkiksi firman sisäisestä mikroblogista linkkien pitää toimia myös muihin tietovarastoihin – myös mobiilisti mikroblogipalvelua käytettäessä.

4. ”Big Data” on juuri nyt kuuminta hottia. Seuraava aalto on taas ”Big Content”. Tällä tarkoitetaan rakenteettoman sisällön louhimista ja analysointia. Voisi sanoa, että kyse on business intelligencen uudesta aallosta, jossa keskitytään numeroiden sijasta isoihin tekstimassoihin.

5. Kaiken kehityksen ja hienon lisäksi on myös murheellisempi puolikin, digitaalinen pimeä aika. Tietoa tulee häviämään, koska sitä ei systemaattisesti ole taltioitu. Tämä pimeä aika tulee kaikilla rintamilla, se koskee yksityishenkilöitä, organisaatioita kuin koko sivilisaatiotakin. Tehkää ihmiset sähköisten arkistojen eteen jotain kun se on vielä mahdollista!”

2) Millaisia projekteja juuri nyt tehdään?

”1. Projektit, jotka edistävät tiedon jakamista, sitouttavat ja vihkiyttävät työntekijöitä ja edistävät innovaatioita ovat nyt pinnalla. Palomuurit ja organisatoriset esteet ovat murenemassa. Yhteistyö ja monen tyyppiset kollaboraatiot ajasta ja paikasta riippumatta. Kollaboraatio on muuten saanut sanana lihaa enemmän luidensa ympärille, ja sitä katsotaan hyvin eri näkökulmista, ja on olemassa hyvin erilaisia kollaboraatiomuotoja. Ehkä sanan kollaboraatio kunnon suomentaminen helpottuu sitten näiden tarkemmin rajattujen kollaboraatiomuotojen mukana; rakenteinen- ja rakenteeton kollaboraatio, avoin tai tavoitteellinen kollaboraatio, medioitu tai vahingossa tapahtuva kollaboraatio ja niin edelleen.

2. Sisällöntuottamiseen ja metatiedon lisäämiseen ja löydettävyyden parantamiseen pyritään leikin varjolla, pelillistämisellä (gamification). Nykyiset järjestelmät eivät kovin hyvin tue pelillistämistä, joten sitä koitetaan rakentaa olemassaolevien järjestelmien päälle.

3. Virtuaalisten, hajautettujen tiimien työn tehostaminen ja tukeminen on yksi keskeinen painopistealue.”

3) Millaisia haasteita näissä projekteissa on?

”1. Mobiilisovelluksissa on yritetty vain kutistaa näytöt olemassa olevista sovelluksista pienempään näyttöön. Oikein tehtynä sovellus tehdään mobiililaitteille ensisijaisesti, ja optimoidaan käyttökokemus niille. Sitten se voidaan laajentaa pöytäkoneille tai muille ympäristöille.

2. Tiedon siirtyminen omista konesaleista pilvipalveluihin on mahdollisuus, mutta myös haaste. Pilvet eivät ole ratkaisu ongelmaan, mutta niiden avulla voidaan päästä uudenlaisiin ratkaisuihin. Sen sijaan, että keskitytään tiedon viemiseen pilviin, pitäisi keskittyä käytettävyyteen. Silloin pilvi tapahtuu tavallaan sivutuotteena. Käytettävyys ei automaattisesti synny sivutuotteena, jos vieto viedään oman konesalin sijaan pilvipalveluun.

3. Haaste on myös taustajärjestelmien (Systems of Record); CMS, CRM, ERP, PDM keskustelu uusien ja uudenlaisten vihkiyttämisjärjestelmien (Systems of Engagement) kanssa.

4. Maailmaa on pitkälti katsottu hyvin suppeasta näkökulmasta, joko tiukasti oman osaston funktioon liittyen; viestinnän, markkinoinnin tai it:n näkökulmasta. Tai sitten on asioita katseltu vain järjestelmän näkökulmasta, vaikka intranet-lasit päässä. Tai pahimmassa tapauksessa on menty toimittajien ja ohjelmistovalmistajien pillin ja tiekarttojen mukaan. Nyt kannattaisi laittaa kokonaisarkkitehtuuri ensin kuntoon, selvittää strategia ja vasta sitten alkaa rakentamaan ratkaisua.

5. Viestinnän muuttuessa kaksisuuntaiseksi ja avoimeksi ja läpinäkyväksi, on se suuri kulttuurishokki viestinnälle joka on tottunut viestintään norsunluutornista. Samoin avoimuus ja läpinäkyvyys on mukavaa siihen asti kuin se on helppoa ja kivutonta, mutta kun arkoja ja kipeitä asioita alkaa tulla esille, pettää monella kantti ja avoimuus loppuu siihen.”

4) Miten suuren maailman tekeminen eroaa mielestäsi Suomen ja Euroopan kuvioista?

”Rapakon takana organisaatiorajat ylittävä ja palomuurit puhkova kollaboraatio on osa strategiaa ja siihen panostetaan kunnolla. Suomessa vielä elellään aidatuissa puutarhoissa tai suojaisissa pilvilinnoissa omaa lokoisaa elämää ja yritetään organisaation sisällä olla omavaraisia.

Täällä tuntuu, että pilvet ovat ratkaisu kaikkeen, mutta mikä onkaan se ongelma? Samoin usein ensin hankitaan tuote, ja jätetään kokonaan miettimättä suuret linjat ja strategiat mitä ollaan tavoittelemassa.

Kollaboraatio, palomuurin sisällä tai sen läpi, ei voi olla erillinen saareke vaan sen on integroituttava joko prosesseihin, taustajärjestelmiin tai molempiin. Suomessa on vielä mentaliteetti, että rakennetaan ja käyttäjät kyllä tulevat. Jenkeissä kysymys on enemmän pysyvätkö ne käyttäjät tai miten ne saataisiin pysymään.”

5) Mihin asioihin kannattaisi Suomessa asiakkaiden ja IT-talojen kiinnittää enemmän huomiota mielestäsi?

”Informaatiolla on arvoa ihan sellaisenaan. Se arvo ei kasva eikä pienene sillä, että se tieto on jonkun tietyn valmistajan tuotteessa tai välineessä, vaikka näin myyntimiehiä kuunnellessa voisi luulla. Kannattaa miettiä holistisesti koko tiedonhallintaa, pyrkiä purkamaan esteitä tiedokululta ja ja jakamiselta. Sisältö on kuningas ja yhä kuninkaammaksi se muuttuu.

Palomuuri ei ole enää se valtakunnanraja jonka yli ei ole menemistä tai tulemista. 

Asiakkaiden kannattaa yrittää purkaa tietosiiloja ja parantaa tiedon käytettävyyttä. Yhteistoiminta palomuurin yli on yhä tärkeämpää ja tiedon pitää liikkua molempiin suuntiin. Samoin kannattaa miettiä, miksi intranetin sisältö koostuisi vain omasta palomuurin sisäpuolella tuotetusta tiedosta. Kannattaisiko kartuttaa omaa sisältöä valituilla ulkopuolisilla tietolähteillä; HR:n hyödyntää LinkedIniä; näyttää uutisia valituista uutislähteistä.

Monesti vielä sähköposti on ainoa järjestelmä johon pääsee mistä vain ja millä vain laitteella. Intran ja muiden järjestelmien pitäisi myös kulkea ihmisten mukana minne vain.

Asiakkaiden kannattaa heittää myyntimies pihalle siinä vaiheessa kun ratkaisuksi tarjotaan pilveä tai kun joku tuote on se ratkaisu. Pilvi tai joku tuote voi kyllä olla oikea ratkaisu, mutta myyntimiehellä tuskin on esitystä pitäessään vielä riittäviä taustatietoja tämän tietämiseksi. Riippumatta missä tietoa käytetään, tai missä se tuotetaan, on olennaista että tietoarkkitehtuuri ja vastuut ja tiedon omistajuus on tiedossa. Tämän merkitys kasvaa kun maailma palomuurin ulkopuolella alkaa tulla yhä merkityksekkäämmäksi.

Murros tiedon sosiaalistuessa, muuttuessa mobiiliksi ja paikkatietoiseksi syö vanhojen isojen IT-talojen perinteistä liiketoimintaa. Asiakkaan kannattaakin olla siksi varovainen perinteisten toimittajien kanssa, että saa varmasti uusinta ja viimeisintä, eikä joudu toimittajien vanhan liiketoiminnan tekohengittämisen maksumieheksi.

IT-talojen kannattaa olla avoimia ja läpinäkyviä toiminnassaan. Jos liiketoiminta perustuu vain jonkin valmistajan tuotteille ja tarjoamalle, on liiketoiminta ehkä vähän kaltevalla pinnalla. Ainakin pitää olla rehellinen asiakkaalle, että ratkaisumme on vaikka Microsoft ja SharePoint, koitamme löytää niihin sopivan ongelman tai vaihtoehtoisesti jos emme löydä, keksiä sen. Tähän liittyen tutkimuslaitos Forresterin Ted Schadler muuten painottaa kovasti, että sitouttamisessa ja vihkiyttämisessä Microsoftilla ei ole strategiaa ja visiota, on vain tuoteroadmappejä, joiden se toivoo riittävän. Olen vahvasti samaa mieltä, mutta todettakoon, että Office 365 voi olla oikeissa käsissä oikein käytettynä erittäinkin tehokas, mutta tähän lopputulemaan ei voi ja kannata tulla, ennen kuin strategia ja ratkaistavat ongelmat on ymmärretty.

IT-talojen, varsinkin isojen, pitäisi ymmärtää että koko sisällönhallinnan pelikenttä on suuressa murroksessa. Parhaat tulokset saadaan organisaatiorajat ylittävällä yhteistyöllä. Offshoring on nollasummapeliä. “No matter who you are, most of the smartest people work for someone else.”

Pertun poiminnat Samin havainnoista:

1. Sosiaalisuus on todellakin sen luokan muutos, että asiakkaiden kannattaa olla tarkkana toimittajien myyntipuheiden kanssa. Kun maailma muuttuu nopeasti, niin on aika epätodennäköistä, että jokin yksittäinen tuote ratkaisisi maagisesti ongelmia. Pahimmillaan voi joutua todellakin tuotekehityksen maksumieheksi. Etenkin isot pelurit ovat hankalassa asemassa, koska heillä todennäköisesti on eniten historian painolastia tuotteissaan ja tämä jähmeys ei nopean muutoksen kourissa ole asiakkaan kannalta hyvä asia. Microsoft on hyvä esimerkki talosta, jolla on hyviä tuotteita, mutta jolla on hyvin vähän annettavaa suunnannäyttäjänä.

2. Palomuurin vahvistamisesta pitää todella päästä keskustelemaan käytänteistä ja mekanismeista joilla tietoturvallisuus varmistetaan. Työntekijöiden odotukset tietojen ja sovelluksien käytettävyydelle eivät ole menossa maltillisempaan suuntaan, joten perinteinen palomuuriblokkaus ei kestä enää kehitystä kovin hyvin.

3. Kokonaisarkkitehtuurista puhuminen korostuu mitä isommasta organisaatiosta on kyse, mutta kyllä pienilläkin organisaatioilla on nykyisin tarvetta saada kokonaisuus hallintaan. Jos kokonaisuus ei ole hallinnassa, niin pienenkin organisaation tiedonhallinta muuttuu nopeasti kaaokseksi kun uusia pisteratkaisuja ilmestyy oikealta ja vasemmalta.

Lisätietoa: