Tietotyöläisiä haastattelevassa juttusarjassa on vuorossa virtuaalisen ryhmätyön tutkija Anu Sivunen. Sivusen tutkimustyö Aalto-yliopistossa liittyy mm. monipaikkaiseen työskentelyyn ja hajautettujen tiimien viestintään.

Sivusella on työssään käytössä monenlaisia välineitä, mutta silti keskeisimpänä haasteena hän näkee organisaation yhteiset pelisäännöt esimerkiksi sähköpostiviestintään. Sivusen mielestä tietotyöläisten pitäisi myös ottaa enemmän yksilöllistä vastuuta työtavoistaan, ja miettiä välillä omien tapojen kuormittavuutta muille henkilöille.

#1 Kuinka paljon sähköpostia saat päivittäin (arviolta)?

”Keskimäärin noin parikymmentä viestiä päivässä, päivästä ja kuukaudesta riippuen.”

#2 Miten käsittelet saapuvaa viestitulvaa?

”Luen viestit useimmiten melko reaaliaikaisesti ja silmäilyn jälkeen joko vastaan heti, poistan inboksista tai merkitsen viestit odottamaan parempaa aikaa vastata. Kansioin säästettävät viestit ja poistan viestit, joita ei tarvitse arkistoida, niin että saapuneiden viestien postilaatikko pysyisi mahdollisimman tyhjänä. Välillä aloitan viesteihin vastaamisen esim. työmatkalla bussissa, tallennan keskeneräisen version, jos en ehdi kirjoittaa sitä valmiiksi ja jatkan vastaamista tietokoneen ääressä.”

#3 Miten hallinnoit ja huolehdit sovituista tapaamisista ja tehtävistä?

”Merkitsen tapaamiset puhelimeni kalenteriin, joka synkronoituu automaattisesti tietokoneelle. Lisään kalenteriin eri värillä myös tehtävien takarajoja ja asioita, joita täytyy muistaa. Lisäksi työpöydällä on yleensä paperinen tehtävälista, jolle suunnittelen tehtävät ainakin päivä-, mutta joskus myös viikkotasolla.”

#4 Mihin tallennat ja miten hallinnoit omia dokumenttejasi?

”Tallennan dokumentit joko työpöydälläni sijaitsevalle kannettavalle tai päivittäin mukanani kulkevalle pienemmälle kannettavalle tietokoneelle. Olen melko laiska varmuuskopioiden ottaja, mutta suurin osa tärkeistä dokumenteistani, jotka eivät ole luottamuksellisia, on tallennettu myös Dropbox-palveluun, josta ne siirtyvät kätevästi tietokoneelta toiselle. Myös Sharepointia käytämme tiimissämme yhteisten dokumenttien jakamiseen. Tykkään kansioida tiedostoja ja myös päivitän tekemiäni kansionimiä tai tiedostopuita, eli yleensä dokumentit löytyvät melko helposti.”

#5 Oletko tyytyväinen siihen tapaan miten tietotyötäsi päivittäin teet? Uskoisitko pystyväsi olemaan tehokkaampi? 

”Asioiden priorisointi on joskus vaikeaa, kun päivät täyttyvät monenlaisista tehtävistä. Voisin olla parempi työn jaksottamisessa, tarkistaa esimerkiksi sähköpostia harvemmin tai osata vaihtaa tehtävää nopeammin oman vireystason tai tehtävän luonteen mukaan.”

#6 Millaisia keinoja käytät tasapainottamaan tietotulvasta syntyvää stressiä/ahdistusta?

”Koneen sulkeminen auttaa jo paljon, tosin voi olla vaikeaa pysyä pois internetistä, kun puhelimellakin pääsee tekemään samoja tehtäviä niin helposti. Välillä yritän tulla töihin aikaisemmin, jolloin pystyn paremmin tekemään rauhassa rästiin jääneitä tehtäviä. Paras tapa täydelliseen töistä irrottautumiseen on lähteä jonnekin, jossa nettiin ei ole pääsyä – mökkireissut tai ulkomaanmatkat katkaisevat usein infoähkyn hienosti. Myös liikunta on tehokas stressinpoistaja.”

#7 Mitä fiksuja toimintatapoja suosittelet muille? Minkälaisia ”temppuja” ja tapoja pitäisi mielestäsi tietotyöläisten opetella eniten? Minkälaisen muutoksen edistämiseen pitäisi organisaatioiden johdon herätä (jos pitäisi)?”

”Viestintävälineiden käyttöön toivoisi enemmän vastuuta. Esimerkiksi sähköpostia lähettäessä voisi olla hyvä miettiä, kenelle kaikille sähköposti oikeasti on tarpeen lähettää ja onko sähköposti ylipäätään paras kanava asian välittämiseen. Esimerkiksi omassa tiimissämme sosiaalisen median, kuten Yammerin käyttö on lisännyt toisaalta ihmisten epävirallista vuorovaikutusta ja toisaalta tietoisuutta käynnissä olevista asioista lisäämättä kuitenkaan sähköpostitulvaa. Erilaisten kevyiden ja helposti saatavilla olevien viestintävälineiden, kuten sosiaalisen median työkalujen tai pikaviestinten käyttöä pitäisikin organisaatioissa mielestäni tukea eikä rajoittaa, mutta niiden käyttötarkoituksista ja käyttöön liittyvistä pelisäännöistä tulisi keskustella yhdessä. Tietotyön tekijöiden pitäisi myös itse opetella hallitsemaan tietotulvaa ja vetää ainakin silloin tällöin selvä raja työn ja vapaa-ajan välille.”

Yhteenveto ja kommentit (Perttu Tolvanen):

Sivunen kuvailee varsin hyvin tietotyöläistä, jonka keskeisiä tehtäviä on viestintä ja dokumenttien tuottaminen. Sähköposti on yksi keskeisistä välineistä tähän, mutta muitakin työkaluja on paljon käytössä. Näiden muiden työkalujen roolit eivät ole vain selkeytyneet vielä. Sivunen ehdottaakin, että organisaatioissa tulisi keskustella enemmän näiden uusien välineiden pelisäännöistä ja käyttötarkoituksista. Uusilla työvälineillä on selvästi roolinsa, mutta ennenkuin kaikki ymmärtävät ja hyväksyvät nämä roolit, niin näiden työvälineiden tuoma hyöty on rajallista.

Sivunen painottaa silti tietotyöläisten omaa vastuuta omiin työtapoihin ja rentoutumiskeinoihin. Hienot työvälineet ja kehittyvät sosiaaliset mediat eivät tule ratkaisemaan tietotyön kuormittavuusongelmia tai helpottamaan oman työn priorisointia. Jokaisen tulee löytää omat menetelmänsä työpäivien, työtehtävien ja työstressin hallintaan.

Sivusen vastauksista herääkin ajatus siitä, että olemmeko todella peruuttamattomasti menossa reaaliaikaisemman tietotyön maailmaan? Onko yksittäisten työntekijöiden edes mahdollista hallita omaa työntekoaan? Pitäisikö meidän vain hyväksyä se, että olemme lähes vuorokauden ympäri tavoitettavissa, ja useimpiin viesteihin tulee reagoida kohtuullisessa ajassa jos haluaa osallistua yhteistyöhön? Jaksamisemme varmistamiseksi sitten vain varaisimme riittävästi selkeitä loma-aikoja ja vapaita, joissa irtaudumme täydellisesti netistä ja sähköisestä vuorovaikutuksesta.

Lisätietoa: