Tietotyöläisiä haastattelevassa juttusarjassa on vuorossa digitaalisen viestinnän lehtori Juhana Kokkonen. Juhanan työn alla oleva väitöskirja liittyy läheisesti tietotyöhön, ja Juhana kirjoittaa myös blogia, jossa annetaan vinkkejä tehokkaaseen tietotyöhön ja stressinhallintaan.

Tutkijana Juhanalle tärkeätä on erityisesti keskittymiskyky, ja sen varmistamiseksi Juhana onkin kokeillut monenlaisia menetelmiä.

#1 Kuinka paljon sähköpostia saat päivittäin (arviolta)?

”Arkisin noin 40-50 kappaletta, viikonloppuisin vähemmän.”

#2 Miten käsittelet saapuvaa viestitulvaa?

”Suurin osa sähköpostista ei onneksi vaadi toimenpiteitä tai edes lukemista. Toimenpiteitä vaativat sähköpostit merkkaan Gmailiin tähdellä ja/tai kirjoitan Google Taskiin todona. Muut viestikanavat (Twitter, Facebook, Google Reader, harvemmin Google+) pyrin käymään läpi – vaihtelevalla menestyksellä – riittävän harvoin, jotta aikaa jäisi myös keskittymistä vaativiin töihin (so. lukemiseen ja kirjoittamiseen).”

#3 Miten hallinnoit ja huolehdit sovituista tapaamisista ja tehtävistä?

”Käytän Googlen kalenteria ja jo mainittua Google Taskia. Tällä hetkellä en onneksi joudu hirveästi järjestelemään tapaamisia. Siinä käytän toisinaan avuksi Doodlea. Todo-listan pyrin pitämään ajan tasalla ja mahdollisimman lyhyenä.”

#4 Mihin tallennat ja miten hallinnoit omia dokumenttejasi?

”Minulla ei ole kovinkaan sofistikoitunutta dokumentinhallintaa. Erilaiset temaattiset kansiot ja alakansiot tietokoneilla ja Google Docsissa ovat riittäneet tähän asti. Eri tietokoneiden tavarat synkronoituvat keskenään Dropboxin avulla. Osan sähköposteista tagaan temaattisesti.”

#5 Oletko tyytyväinen siihen tapaan miten tietotyötäsi päivittäin teet? Uskoisitko pystyväsi olemaan tehokkaampi? Mitä muuttaisit ensimmäisenä käyttämissäsi menetelmissä ja työvälineissä (jos pystyisit)?

”Minusta tehokkuuden maksimointi ei ole järkevä tavoite. Tehokkuudella ei ole ylärajaa eli paremman tehokkuuden jatkuva tavoittelu johtaa nähdäkseni väistämättä loppuunpalamiseen.  Toisaalta on hyvä kysymys, mitä on tehokkuus tietotyössä. Tiedon tai luovan työn tulokset ovat vaikeasti mitattavissa. Onko tärkeämpää määrä vai laatu, laaja pintatieto vai spesifi syvätieto? Myös vitkastelu ja tekemisen viivyttely joissain vaiheissa saattaa olla lopputuloksen kannalta hyväksi.

Parhaillaan yritän muuttaa omaa suhtautumistani ja käyttäytymistäni suhteessa kommunikaatiopalveluihin. Olen huomannut itsessäni vähintäänkin orastavaa addiktiota sähköpostiin ja some-palveluihin. Hienoa olisi, jos en ajautuisi huomaamattani näihin palveluihin, vaan ainoastaan tietoisen päätökseni seurauksena.”

#6 Millaisia keinoja käytät tasapainottamaan tietotulvasta syntyvää stressiä/ahdistusta? (tässä voi oikeastaan viitata ihan mihin tahansa, ja vaikka sekin että ei tarkista iltaisin koskaan mailejaan)

  1. Työaikana pyrin luomaan riittävästi tilanteita keskittymistä ja syventymistä vaativille tehtäville. Olen käyttänyt apuna todo-listoja ja pomodoro-teknikkaa. Pyrin aikatauluttamaan työviikkoni siten, että minulla olisi joka päivä kokonaisia työpäiviä, joissa voin keskittyä pitkäjänteisesti.
  2. Yritän olla ajelehtimatta kesken muiden töiden sähköpostiin tai some-palveluihin (vaihtelevalla menestyksellä). Toisin sanoen yritän käydä niissä vain silloin tällöin.
  3. Harrastan päivittäin meditaatiota. Tällä on moninaisia vaikutuksia niin mielentilaan, kiireen kokemukseen kuin asioiden tärkeysjärjestyksen hahmottamiseen.
  4. Pyrin tunnistamaan omaa mielen ja kehon tilaa koko ajan. Luotan, että toimimalla siten, mikä tuntuu kaikille parhaalta vaihtoehdolta, voi elää rauhallisemmin ja tyynemmin.
  5. Yritän olla vapaa-ajalla etupäässä offline-tilassa.”

#7 Mitä fiksuja toimintatapoja suosittelet muille? Minkälaisia ”temppuja” ja tapoja pitäisi mielestäsi tietotyöläisten opetella eniten? Minkälaisen muutoksen edistämiseen pitäisi organisaatioiden johdon herätä (jos pitäisi)?”

”Koska tietotyössä jokainen on oman työnsä johtaja, jokaisen tulisi kyetä reflektoimaan itseään ja toimintaansa. Tätä ei kuitenkaan painoteta kovin usein. Tunteiden hallinta, sosiaalinen älykkyys, itsensä ja muiden huomioiminen ovat mielestäni tärkeitä, mutta helposti huomaamattomia taitoja (so. niitä on vaikea mitata). Itse koen, että meditaatio on ollut itselleni kanava näiden asioiden tutkiskeluun ja ymmärtämiseen. Vastavuoroisen huomiointikyvyn kehittämisen edistäminen olisi tärkeää tietotyön johtamisessa. Tietotyö on jatkuvaa oppimista, joten vastavuoroinen apu ja toisaalta omien töiden priorisointikyky ovat tärkeitä.
Olemme kokeilleet työyhteisössäni yhteisiä Pomodoro-päiviä, joissa olemme työskennelleet samassa tilassa yhteisen Pomodoro-ajastuksen avulla. Tämän avulla työt tulevat tehdyksi, taukoja on riittävästi ja ihmiset tutustuvat toisiinsa luontevasti, koska tauot ovat kaikille yhteisiä.”

Yhteenveto ja kommentit (Perttu Tolvanen):

Juhana edustaa tietotyöläistä, joka tarvitsee keskittynyttä työaikaa riittävästi jotta tutkimustyöt edistyvät. Täten onkin mielenkiintoista miten paljon Juhana painottaa mielenhallintaa ja reflektointikykyjen merkitystä. Useinhan tietotyöstä puhuttaessa painotetaan työvälineitä ja henkilökohtaista työvälineosaamista. Juhana painottaa paljon enemmän reflektointikykyä omassa tekemisessä ja kurinalaisuutta oman työn hallinnassa.

Sosiaaliset mediat koukuttavat myös Juhanaa, mutta Juhana ei vaadi Facebookin käyttökieltoa organisaatioonsa. Tietotyöläisen tärkeä tehtävä onkin tarkkailla jatkuvasti itseään, ja tarvittaessa rajoittaa omaa toimintaa myös ruudun ääressä. Itsekuri ja reflektointi ovatkin Juhanan mukaan keskeisiä tietotyöläisen taitoja – paljon tärkeämpiä kuin kyky pitää dokumenttinsa ja sähköpostinsa täydellisessä järjestyksessä!

Lisätietoa: