Tietotyöläisiä haastattelevassa juttusarjassa on vuorossa sisällönhallinnan konsultti Tuomo Peltola. Peltola on ansioitunut pitkän linjan konsulttina Digiassa ja on mm. toinen kirjoittaja yhdessä alan kotimaisista teoksista: ”Tiedonhallinta – avain tietotyön tuottavuuteen”.

Peltola kertoo haastattelussa omista tietotyötavoistaan, ja siitä miten iso IT-organisaatio (Digia, yli 1500 henkeä) hyödyntää tietotyövälineitä. Peltola myös paljastaa suhtautuvansa erittäin suurella varauksella ”omat dokumentit” -käsitteeseen, ja ehdottaa jopa koko käsitteestä luopumista organisaatioiden sisällä.

#1 Kuinka paljon sähköpostia saat päivittäin (arviolta)?

”Sähköpostien määrä on laskenut parina viime vuonna. Nykyään saan työhön liittyviä maileja arviolta keskimäärin noin 40 – 50 mailia per päivä. Suurin syy mailien määrän pudotukseen on luultavasti firman sisäisen pikaviestimen käytön voimakas lisääntyminen. Aiemmin mailia laittaneet kollegat ottavat yhteyttä chattaamalla, kun näkevät että olen tavoitettavissa.

”Itse asiassa en koe mailipaljoutta itseni kohdalla erityisenä ongelmana.”

#2 Miten käsittelet saapuvaa viestitulvaa?

”Tunnustan kyllä olevani sillä tavalla tapojeni orja, että tsekkailen maileja työaikana useita kertoja tunnissa – palaverissa istuessanikin mobiilimailin kautta. Tähän oikeasti ei olisi tarvetta, sillä on olemassa muita keinoja siihen, jos minut pitää kiireisesti tavoittaa. Mobiilimaili on siis säännöllisesti käytetty työväline, tosin harvoin vastailen maileihin sitä kautta. Mailien arkistoinnin/kansioinnin suhteen olen joskus ollut melkoinen tieteilijä. Minulla oli rakennettuna uskomattomia kansiorakenteita ja luokittelujärjestelmiä itseäni varten, jonne raahailin ja taggailin maileja. Nykyään yritän päästä mahdollisimman – siis MAHDOLLISIMMAN – helpolla. Raahaan kaikki yli pari kuukautta vanhat mailit arkistopuolella olevaan vuosikansioon ja that’s it. Luotan mailisysteemin hakuun löytääkseni tarvittaessa haluamani ja homma on toiminut näin vallan mainiosti. En ole edes rakentanut mitään säännöstöjä mailien arkistointiin, koska jostain itsellenikin tuntemattomasta syystä haluan tehdä tuon ”raahausoperaation” manuaalisesti juuri silloin kun siltä tuntuu.”

#3 Miten hallinnoit ja huolehdit sovituista tapaamisista ja tehtävistä?

”Kyllä tuo kaikki tapahtuu combolla ”outoluukun” työvälineet (maili, kalenteri, tasks) ja OneNote. Työnkulku on jälleen kerran mahdollisimman simppeli. Mailien kautta tulevat taskit täppään tehtäviksi, joihin ehkä rikastan ko. tehtävään liittyvillä huomioillani. OneNote on uskomattoman hyvä ja helppo apulainen tehtäviin, joita tulee kirjoittaessa muistiinpanoja paltsuissa. Sinne voi täpätä ranskiksen tehtäväksi ja se näkyy saman tien outoluukun tehtävälistoilla. Tapaamisten hallinta menee aivan standardikaavan mukaan outlookin kalenteriosiolla. Privaattipuolen kalenterihallinta puolestaan mullistui kun perheeseen hankittiin sormeilutietokone, jonka kalenteriin nykyään kirjataan perheen kaikki menemiset, harrastusajat jne.”

#4 Mihin tallennat ja miten hallinnoit omia dokumenttejasi?

”Taistelen kyllä kovasti tuota ”omat dokumentit” käsitettä vastaan. Ihan oikeasti! Minulla ei mielestäni ole yhtään ainutta omaa dokumenttia mitä tulee työasioihin – on vain eri luonnosvaiheessa olevia sekä valmiita. Kuulostaa idealistiselta, mutta minusta koko ”omien dokumenttien” -käsite on luonnoton. On vain työyhteisön yhteisiä dokumentteja, joiden (yhtenä) tekijänä olen ollut. Tästä johtuen pyrin tallentamaan kaikki dokumentit ryhmä-/virtuaalityöympäristön dokumenttien hallintaan. Tietyn prosessin dokumentit on pakko tallettaa vielä verkkolevylle, mutta tästä olemme pääsemässä aitoon dokumenttien hallintaan piakkoin.

Tsekkasin oikein tätä kysymystä pohtiessani ”My Documents” -kansioni. Onhan siellä tavaraa, mutta ne ovat pääsääntöisesti kopioita sellaisista kansioista, joita en muuten saa helposti offline. Tai kamerakännykälläni räpsimiä kuvia, jotka näköjään automaattisesti synkkautuvat ko. kansioon. Selvisipä tuokin minulle nyt 🙂

Reissaan sen verran paljon, että mulla on käytössä ko. ryhmätyövälineen desktop-versio, joka mahdollistaa myös sujuvan offline-käytön ja tiedostojen synkkauksen kun olen nopeamman verkon äärellä. Poikkeus on ehkä nuo omaan käyttöön tarkoitetut muistiinpanot OneNotessa, joista saatan julkaista muistioita laajempaan jakeluun – eli juurikin tuonne ryhmätyövälineeseen.”

#5 Oletko tyytyväinen siihen tapaan miten tietotyötäsi päivittäin teet? Uskoisitko pystyväsi olemaan tehokkaampi? Mitä muuttaisit ensimmäisenä käyttämissäsi menetelmissä ja työvälineissä (jos pystyisit)?

”Käytössä olevat välineet tukevat työtäni minusta hyvin – ei siinä mitään. Tietojen löytäminen monista taustajärjestelmistä (ryhmätyötilat, wikit, intra, verkkolevyt jne.) on ehkä kuitenkin suurin ongelma, jonka kehittämiseen olemme parhaillaan kylläkin tekemässä töitä ottamalla käyttöön tehokkaalla hakukoneella terästettyä sähköistä työpöytää. Henkilökohtaisesti uskon juurikin haun olevan merkittävin tietotyötä tehostava yksittäinen ratkaisumalli.

Lisäksi tietotyön työkulttuuri on suuressa työyhteisössämme kovin heterogeeninen ja läheskään kaikkia mahdollisuuksia mitä on tarjolla ei vaan käytetä. On ryhmiä, jotka käyttävät paljon ryhmätyön tukivälineitä: työtiloja, wikejä, blogeja, online-kokouksia jne. Sitten on porukoita, jotka vielä vannovat verkkolevyjen nimeen ja suhtautuvat karsaasti esim. online-kokouksiin. Pikaviestimen käyttöönotto parisen vuotta sitten oli suurimpia yhteistyökulttuuria ravistaneita ja eteenpäin potkineita asioita viimeaikoina. Sen vain tuli käyttöön ja käyttö levisi kulovalkean tavoin – edes koulutusta ei tarvittu.”

#6 Millaisia keinoja käytät tasapainottamaan tietotulvasta syntyvää stressiä/ahdistusta? (tässä voi oikeastaan viitata ihan mihin tahansa, ja vaikka sekin että ei tarkista iltaisin koskaan mailejaan)

”Keinoja on muutamia:

  • Lomalla ja viikonloppuisin en tarkasta työmaileja. En!
  • Tulvan ollessa valtoimellaan, otan tunnin – pari offline-aikaa (puhelimet kiinni, verkkopiuha irti, yrmeä ilme naamalle) ja järjestän task listani vimosen päälle kuntoon. Tämä on riitti – mutta auttaa aina :-).
  • Hikilenkki rullaluistimilla tai bänditreenit on myös takuuvarma irtautumiskeino ahdistuksesta, joka joskus saattaa jäädä päälle vapaa-ajalle.”

#7 Mitä fiksuja toimintatapoja suosittelet muille? Minkälaisia ”temppuja” ja tapoja pitäisi mielestäsi tietotyöläisten opetella eniten? Minkälaisen muutoksen edistämiseen pitäisi organisaatioiden johdon herätä (jos pitäisi)?”

”Johdon tulisi näyttää esimerkkiä: blogata, käyttää ryhmätyövälineitä, olla virtuaalisesti läsnä, jakaa tietoa – tietenkin harkiten. Esimerkin voima on vaan kummallisen suuri. Olen työurani aikana nähnyt monia ns. ”jähmeiksi” luultuja organisaatioita, joissa johto on esimerkillään kyennyt vaikuttamaan todella positiivisesti kulttuurin muuttumiseen.

Itse tietotyöläisenä olen varmaan melkoisen tavallinen tallaaja, ehkä suurin asia jonka nostaisin esiin on juuri tuo hiljainen vastarintani ”omia dokumentteja” vastaan. Miksi sellaisia pitäisi olla? Maksaako työnantaja ”omien dokumenttien” tuottamisesta ja varastoimisesta itsellään?

Joskus kun vielä pääsisi itsekin eroon liitetiedostojen lähettelemisestä sähköpostilla. Siinä suhteessa nykyiset välineet saisivat kehittyä eli tehdä helpommaksi poimia sähköpostiin linkki tiedostoon, joka majailee tietokannassa. Nyt vaatii yleensä leikkaa-liimaa menetelmää, jota ei vaan aina viitsi tehdä.”

Yhteenveto ja kommentit (Perttu Tolvanen):

On mielenkiintoista kuulla miten Digian kaltainen organisaatio toimii sisäisesti. Paljon työvälineitä on käytössä, ja koko ajan kehitetään lisää, mutta haasteena on saada organisaatio toimimaan edes joillain alueilla samankaltaisesti. Epäilemättä heterogeeniset työtavat ovat monen organisaation isoin ongelma – eikä tietotyön tekemistapoja oikein sovi ihmisille pakottaakaan. Peltolan mukaan Digiallakin suurimmat voitot on saatu kun yksilöt ovat itsenäisesti huomanneet miten uudet työkalut helpottavat elämää ja tehostavat työtä.

Ehkä ulkopuolisen näkökulmasta ihmetyttää hieman se, että isossa organisaatiossa sallitaan myös selkeästi vanhentuneet ja epätehokkaat toimintamallit – mutta toisaalta Digia on kovin monialainen firma, jossa eri yksiköiden autonomialla on varmasti omat syynsä. Tietohallinto toki ei liene tämän todellisuuden kanssa täysin tyytyväinen – ja lienee heterogeenisyydellä myös vaikutuksensa organisaatiorajat ylittävään yhteistyöhönkin.

Mielenkiintoinen on myös Peltolan näkemys ”omista dokumenteista”. Tässä voidaan sanoa olevan jo yhden perustavaa laatua olevan kysymyksen äärellä. Siirtyminen yksilökeskeisestä työstä ryhmäkeskeiseen työhön todellakin vaatii luopumista ”omien dokumenttien” ajatuksesta. Keskittymällä tähän ajatukseen säännöllisesti myös omassa työssä varmasti moni tietotyöläinen saisi kasvatettua omaa tehokkuuttaan ja arvoaan organisaatiolle!

Lisätietoa: