Tanskalaisen intranet-kehitykseen erikoistuneen konsulttitoimisto J. Boyen konsultti Guy van Leemput kirjoittaa viidestä merkittävimmästä intranet-trendistä vuodelle 2011. Leemputin artikkelissa katsotaan maailmaa Tanskan ja Keski-Euroopan intranet-projektien näkökulmasta.

Tässä artikkelissa verrataan trendien osuvuutta Suomen intranet-projekteihin.

1) Mobiiliversiot intraneteista

Ensimmäinen trendi listalla on mobiili. Kirjoittaja viittaa tutkimukseen, jonka mukaan 7% organisaatioista olisi optimoinut intranettiaan mobiililaitteille ja 12% olisi parhaillaan tekemässä näin. Tästä kirjoittaja tekee johtopäätöksen, että laajempi omaksuminen mobiilikanaville tapahtuisi seuraavan 12 kuukauden aikana.

Aihe on ehdottomasti mielenkiintoinen, mutta empiirisen kokemuksen perusteella on kyllä todettava, että ainakin Suomen osalta väite on erittäin optimistinen, jos ei suorastaan harhainen. Todennäköisesti Suomessa on yksinumeroinen luku isoja tai keskisuuria organisaatioita jotka olisivat toteuttaneet itselleen merkityksellisen mobiili-intranetin. Maailmallakin erityisiä mobiili-intranet-palveluja on tehty lähinnä laajoille teollisuus- tai jakelufirmoille joiden työntekijöillä ei ole täysiverisiä päätelaitteita.

Ainakin Suomessa tyypillisintä on törmätä tilanteisiin joissa työntekijät haluavat ”kaiken tai ei mitään”. Riisutut mobiilipalvelut eivät yksinkertaisesti riitä tietotyöntekijöille. Tehdastyöntekijät taas voisivat jotain mobiilipalveluita kaivata, mutta heidän kohdallaan kirjautuminen ja tietoturvallisuuden takaaminen taas nousevat erittäin suureksi haasteeksi. Lisäksi jos jokin tehtaan työvuorojärjestelmä tehdään mobiilisovellukseksi, niin onko se enää ”mobiili intranet”? Kyse on on mielestäni enemmän täsmäsovelluksesta johon tarjotaan pääsy mobiilikanavan kautta.

Tietotyöläisten mobiili-intranet vaatii erittäin paljon päätelaitteilta, ja toistaiseksi yksikään hallitsevista älypuhelinalustoista ei tarjoa kummoisia ratkaisuja mobiili-intranetin toteutukseen. Apple ja Android ovat täysin sekaisin oleva sillisalaatti vielä toistaiseksi. Nokialla ei ole tarjota mitään. Microsoftin uusi Windows 7 tarjoaa SharePoint-asiakkaille pääsyä dokumenttikirjastoihin, mutta tätäkin voi pitää vain osaratkaisuna.

Kieltämättä Microsoftin tarjonta näyttää tällä hetkellä lupaavimmalta, mutta ennenkuin organisaatiot alkavat päivittää puhelinmallistojaan laajamittaisesti Windows Phone -malleihin, niin konkretia on näistä puheista vielä kaukana.

Täten mobiili-intranetteja on vaikea pitää trendinä ainakaan Suomessa. Voisi jopa sanoa, että palataan asiaan 12 kuukauden päästä ja katsotaan sitten uudestaan, että mitä asialle pitää tehdä. Seuraavan 12 kuukauden aikana ei ole todellisia läpimurtoja vielä edessä.

2) Osaamisen löytäminen sosiaalisen intranetin avulla

Toisena trendinä jutussa nähdään ”sosiaalisen intranetin” tuomien henkilöprofiilien mahdollisuudet. Kun jokaisella työntekijällä on oma profiili intranetissa, niin näitä profiileja voidaan hakea ja tämä tehostaa oikeiden tekijöiden löytämistä ja vastauksien saamista kysymyksiin.

Tämä trendi on helppo todeta löytyvän Suomestakin. Käytännössä on hyvin harvinaista, että enää vuonna 2011 edes suunniteltaisiin intranetteja, joissa jokaista käyttäjää ei tunnisteta yksilöllisesti, ja anneta käyttäjälle omaa profiilisivua jonka tietoja käyttäjä voi itse muokata.

3) Vahvempi intranetin hallintamalli

Intranettien päätoimittajia ja sisällöntuottajaverkostoja on monella organisaatiolla, mutta harvassa organisaatiossa toimintaa johdetaan systemaattisesti. Intranettien hallinta onkin monen organisaation isoin ongelma. Tämä ongelma korostuu kuitenkin tällä hetkellä monessa organisaatiossa, koska esimerkiksi Yammerin ja Salesforcen kaltaiset pilvipalvelut leviävät käyttöön nopeasti ja ilman keskitettyä koordinaatiota. Tällainen hallitsematon leviäminen voi helposti uhata koko organisaation tietotyön tehokkuutta.

Suomessa tätä trendiä ei ole vielä näkynyt käytännön tasolla – eli harva organisaatio tekee asialle mitään sen ihmeempää. Ongelman on toki moni havainnut. Yammereita ja muita täsmäsovelluksia puskee joka puolelta monessa organisaatiossa. Harvassa organisaatiossa näiden käyttöönottoa ohjataan mitenkään keskitetysti. Täten tämän trendin ainakin näkisi olevan syytä nousta esiin myös Suomessa. Toistaiseksi ei voi sanoa, että hallintamallien kehitykseen olisi alettu panostamaan.

4) Pilviratkaisujen ja SharePointin yleistyminen

Tämän trendin kanssa on helppo olla samaa mieltä. Intranetteihin liittyvissä teknologiavalinnoissa yhä useammin mietitään pilviratkaisuja, ja etenkin mietitään että ”pitäisikö sittenkin ottaa vain se SharePoint”. SharePoint on kiistatta Suomessa vuonna 2011 se ”turvallinen intranet-ratkaisu”.

Se, että päädytäänkö intranet-palveluissa kovin usein valitsemaan pilviratkaisu on vielä hieman epäselvää. Toistaiseksi arvioinneissa pilvivaihtoehdot ovat olleet mukana usein, ja pilottejakin on pilvivaihtoehdoilla tehty – mutta varsinaiset toteutushankkeet on tehty perinteisillä ”pönttöratkaisuilla”. IT-talojen hypetyksestä huolimatta voi todellisuus olla intranet-pilviratkaisujen osalta käytäntöä laajemmin jopa vasta 2013.

5) Tehokas hakutoiminto

Tämänkin trendin kanssa on helppo olla samaa mieltä. Mistään uudesta trendistä ei tosin ole kyse. Hyvää hakua on vaadittu jo vuosien ajan. Jos jokin on parin viime vuoden aikana hieman muuttunut, niin ehkä asiakkaiden ymmärrys tämän vaatimuksen vaikeudesta intranet-kentällä. Hyvää hakua ei saa vain vaatimalla sitä tarjouspyynnössä. Omat sisällöt täytyy olla järjestyksessä jos hakutoiminnon halutaan toimivan – ja sitä asiaa ei valitettavasti teknologia ratkaise.

Yhteenveto: SharePoint ja sosiaalinen intranet ovat ”Suomi-trendejä”

Keskeisimpiä trendejä Suomen intranet-markkinakentässä ovat edelleen SharePoint ja ns. ”sosiaalisen intranetin” toiminnallisuudet. Yksi markkinan haasteista onkin se, että SharePoint ja sosiaalinen intranet eivät ole kovin hyvin yhteensopivia trendejä. SharePoint on ensisijaisesti dokumenttivetoinen intranet-järjestelmä, ja asiakkaat taas haluaisivat sen tarjoavan paljon muutakin kuin yksinkertaista kommentointia.

Mobiili-intranettia taas voi pitää eniten hype-trendinä. Mobiilin intranetin tarjoaminen työntekijöille on toistaiseksi paljon enemmän puhetta kuin käytännön toimintaa – ja tämä asianlaita ei luultavimmin ole muuttumassa edes parin seuraavan vuoden aikana dramaattisesti.