Keväällä pidetyssä Drupal-seminaarissa allekirjoittanut ja Vesa Palmu vertailivat kahta suosittua sisällönhallintajärjestelmää. SharePointia ja Drupalia katsottiin useasta eri näkökulmasta ja vertailtiin niin integraattoriverkoston kuin ominaisuuksien näkökulmasta.

Sessio oli erittäin mielenkiintoinen ja sai paljon positiivista palautetta – etenkin kun kumpikaan osapuoli ei lähtenyt mihinkään myynnilliseen ”oman vasaransa” ylistämiseen. Ennakkokeskusteluissa olikin Vesan kanssa todettu, että SharePointissa ja Drupalissa on paljon enemmän yhteisiä piirteitä kuin eroavaisuuksia. Etenkin ostajien näkökulmasta moni asia tuntui enemmän samankaltaiselta kuin eriävältä.

Olimme esimerkiksi täysin samaa mieltä siitä, että ”isoa kuvaa” katsottaessa Drupal ja SharePoint ovat kumpikin ensisijaisesti alustoja – eli eivät kunnollisia tuotteita eivätkä myöskään erityisen soveltuvia vaativiin räätälöinteihin – vaan jotain näiden kahden ääripään välistä. Sillisalaatteja kumpikin, voisi joku sanoa.

Järjestelmiä vertailtiin usean eri skenaarion näkökulmasta. Yhtenä skenaariona oli soveltuvuus intranet-alustaksi. Tässä artikkelissa katsotaan erityisesti kuinka intranet-käytössä SharePoint ja Drupal ottavat yhteen. Mielipiteitä muista skenaarioista voi tulkita seminaarislaideista.

Isoimmat erot tulevat järjestelmien syntyhistorioista

Isoimmat erot järjestelmien välillä nähtiin syntyvän niiden kovin erilaisista syntyhistorioista. SharePoint ponnistaa dokumenttienhallinnasta, ja Drupal taas puhtaasti verkkosisällönhallinnasta ja erilaisten web-sovellusten tekemisestä. Intranet-käytössä kumpikin historia voi olla hyödyllinen mikä tekee alustojen suoran vertailun intranet-käytössä haasteelliseksi. Toiset kun haluavat intranetiltaan enemmän verkkosivustomaisuutta ja toiset taas näkevät intranetin enemmän dokumenttivarastona.

SharePoint on turvallinen vaihtoehto

Toinen merkittävä ero järjestelmien välillä on niiden hyvin erilaiset tukiverkostot Suomessa. SharePoint nauttii vahvasta Microsoft-ekosysteemistä, ja Microsoftin tarjoamista tukipalveluista. Drupal taas on edelleen enemmän laajan harrastajajoukon juttu kuin vakavasti otettava isojen konsernien työkalu. Kumpikin meistä tosin oli sitä mieltä, että käytännössä tämä ei välttämättä näy teknisen osaamisen saatavuudessa tai laadussa, mutta saattaa toki olla merkittävä tekijä ostopäätöstä tehtäessä. Monet organisaatiot ostavat yhtä lailla turvallisuutta kuin soveltuvuutta.

Drupal on edullinen haastaja, mutta epäselvällä tulevaisuudella

Isoin haaste IT-johdon vakuuttamisessa lienee Drupalilla jonka tiekartan ennustettavuus ei yleensä tahdo vakuuttaa IT-johtoa. Tilanne on parantunut koko ajan, mutta edelleenkään Drupalin tulevaisuutta ei voi pitää kovin ennustettavana verrattuna esimerkiksi SharePointtiin. Tämä asia on vielä korostuneempi intranet-käytössä, koska intranetit ovat yleensä pitkäikäisiä ja etenkin Drupalin osalta intranet-käyttö ei ole vielä mitään kovin yleistä. SharePointin osalta isoimpana riskinä ovat nousevat hinnat, ja yleensäkin kokonaisinvestoinnin kustannukset.

SharePoint selkeä voittaja intranet-käytössä

Intranet-käytössä SharePointin edut ovat huomattavia. Täten intranet-skenaarion voitto menikin melko kiistatta SharePointille. SharePointin kyvyt dokumenttienhallinnassa, hakutoiminnoissa ja laajemminkin soveltuvuudessa erikokoisten organisaatioiden dokumenttipankiksi ovat erittäin vahvat. Tähän lisättynä hyvä yhteensopivuus Office-ohjelmistojen kanssa tekee SharePointista erittäin houkuttelevan intranet-alustan. Kustannusmielessäkin intranet-käyttö on kaikkein kilpailukykyisin SharePointin alue verrattuna avoimen koodin järjestelmiin. SharePointin ekosysteemi lisäosien ja laajennuksien puolella on myös erittäin intranet-keskeistä. Käytännössä lähes kaikki isommat it-järjestelmätuotteet tarjoavat nykyisin jonkinlaisia ”SharePoint-integraatiopalikoita”.

Drupalin kohdalla intranet-käyttö taas on selkeästi heikoimpia Drupalin pelikenttiä. Onkin jopa ihmeellistä, että niin monet organisaatiot Suomessakin miettivät Drupalia intranet-alustakseen. Yksinään Drupal kun ei esimerkiksi dokumenttienhallinnassa tarjoa juuri mitään järkevää jos ominaisuuksia ja käytettävyyttä verrataan SharePointtiin. Drupalin lisäosien ekosysteemikin on rakentunut täysin web-julkaisemisen ympärille. Intraneteissa ei kymmenillä erilaisilla Twitter-palikoilla oikein juhlita. Täten Drupal vaatiikin rinnalleen käytännössä Alfrescon täydentämään dokumenttienhallinta- ja työnkulkutoimintoja. Tällöin taas mennään varsin paljon monimutkaisempaan kokonaisuuteen, ja ainakaan toistaiseksi tämän paketin tarjoajia ei Suomesta edes tahdo oikein löytyä.

Drupalin osalta on toki todettava, että järjestelmä on paljon ”sosiaalisempi” lähtökohdiltaan, ja mahdollistaa näin helpommin organisaation ”oman Facebookin” rakentamisen. Valitettavasti ilman dokumenttienhallintaa ja ryhmätyötiloja riskinä on, että tämä ”sosiaalinen intranet” jää vain pelkäksi moderniksi keskustelupalstaksi. Joskus tämä on tietysti juuri sitä mitä halutaan. Lisäksi jos tähän yhdistyy tarve tehdä erilaisia räätälöityjä piensovelluksia, ja ylipäätään kokeilla ”uusia juttuja”, niin Drupal on kiistatta SharePointtia soveltuvampi alusta.

Jos taas oma intranet on enemmän perinteisiä asioita, kuten tiedotuskanavaa, kevyttä kommentointia, dokumenttivarastointia ja hakutoimintoja, niin SharePoint tarjoaa olennaisesti paremman valmispaketin.

Ekosysteemi ja tukipalvelut Suomessa järjestelmillä kovin erilaiset

Intranet-käytössä tärkeitä huomioitavia ovat myös ekosysteemit ja tukiverkostot kotimaassa. SharePointin osalta tukea on saatavilla Drupalia enemmän, mutta SharePointinkaan osalta ei voi sanoa, että nimenomaan intranet-käyttöön erikoistuneita kumppaneita olisi kovin monia.

SharePointtia kun tekevät niin monenlaiset integraattorit ja pikkufirmat – ja näiden intressinä voi olla vain tehdä maksimaalinen määrä tuntilaskutusta eikä niinkään neuvoa asiakasta hyödyntämään SharePointtia fiksusti intranet-työkaluna. Tosin Drupalin kohdalla tämä riski on vieläkin kärjistyneempi, koska käytännössä kaikki Drupal-firmat Suomessa ovat web-firmoja joille intranettien tekeminen on täysin sivubisnes.

Suomen markkinan osalta silmiinpistävää onkin erikoistuneiden toimijoiden puute. Drupaliin erikoistuneita toimijoita on pari hassua. SharePointin kohdalla tilanne ei ole lopulta kovin paljon parempi. Markkinoilla ei yksinkertaisesti ole erikoistuneita toimijoita jotka osaisivat pitää kädestä ja ohjata. Tilannetta kärjistää se, että Drupal ja SharePoint eivät ole ”intranet paketissa” -ratkaisuja vaan vaativat aktiivista kasaamistyötä, muovaamista ja hiontaa. Asiakkaana tähän on syytä varautua.

Yhteenveto: SharePoint hallitsee, Drupal ehkä haastaa jatkossa

SharePointin kyvykkyys dokumenttivetoisena intranet-alustana on melko kiistatonta. Drupalin vahvuudet taas ovat selkeästi web-julkaisun puolella. Kummallakin järjestelmällä saa perus-intranetin pystyyn melko edullisesti (15 000 – 30 000 euroa), mutta Drupalin puutteet dokumenttienhallinnassa, työnkuluissa ja ryhmätyötiloissa saattavat tehdä jatkokehityksestä paljon kalliimpaa ja vaikeampaa. Drupalin osalta ratkaisu järeämpiin ominaisuuksiin tulee Alfresco-dokumenttienhallintajärjestelmän kautta. Näiden kahden tyylikkäästä yhteistoiminnasta ei tosin ainakaan Suomessa ole vielä referenssitoteutuksia. Täten SharePoint hallitsee intranet-markkinaa Suomessa erityisesti liikuttaessa budjettiskaalalla 20 000 – 400 000 euroa.

Dokumenttivetoisissa intranet-konsepteissa SharePoint ei saa Drupalista kovin merkittävää haastajaa ainakaan ilman Alfresco-paketointia. Vaaka kallistuu Drupalin puoleen näin lähinnä tilanteissa joissa on aikomus tehdä intranettiin lukuisia räätälöityjä, omia erityissovelluksia.

Yksinkertaisen perus-intranetin saanee tosin Drupalilla pystyyn lopulta halvemmalla kuin SharePointilla, mutta jos tarpeet todella ovat vain siihen perus-intraan, niin silloin sekä Drupal että SharePoint ovat todennäköisesti liian järeitä välineitä. Jos tarpeet taas ovat järeämpiä ja liittyvät dokumenttienhallintaan, tiimityöhön, laadukkaaseen hakukoneeseen ja vaikkapa liiketoimintaraporttien esittämiseen, niin SharePoint tarjoaa varsin vakuuttavan kokoelman ominaisuuksia. Nämä ominaisuudet vain vaativat rahaa niin lisensseihin kuin käyttöönottoon.

Kärjistäen voisi sanoa, että jos budjetissa on vain parikymmentä tuhatta euroa, niin ainakaan SharePoint-projektiin ei kannata lähteä. SharePointista kun saa sitä enemmän irti mitä enemmän on varaa laittaa rahaa sen käyttöönottoon (kouluttautumiseen, konfigurointiin, lanseeraukseen, uusien työtapojen jalkauttamiseen, jne.).

Kustannusmielessä villinä korttina ovat tietysti kummankin järjestelmän tarjoamat pilvipalvelumallit (Drupal Gardens ja Office 365), mutta näitä ei tämän esityksen puitteissa käsitelty, koska näkökulmana oli järjestelmien soveltuvuus isojen organisaatioiden tarpeisiin. Kummankin järjestelmän pilvipalvelumallit on myös suunnattu vahvasti pk-sektorille, eli projekteihin joiden budjetit ovat alle sen parikymmentä tuhatta euroa. Intranet-hankkeiden osalta pilvipalvelumallit eivät tosin mullista maailmaa aivan mielettömästi, koska onnistuneessa intranet-projektissa kustannuksista isoin osuus on aina suunnittelussa ja käyttöönotossa – eikä suinkaan toteutusvaiheessa.

Lisätietoa: