Kansanedustajana toiminut Jyrki J.J. Kasvi on toiminut aktiivisena puhujana parempien tietotyövälineiden puolesta.

Allekirjoittanut päätti esittää Jyrki Kasville sarjan kysymyksiä aiheena herran henkilökohtaiset tietotyötavat, ja keinot siihen miten tietotyöstä saataisiin organisaatioissa tehokkaampaa. Yksi Kasvin esittämistä kommenteista liittyy muun muassa sähköpostilistoihin, joista hän haluaisi luovuttavan kokonaan.

Haastattelijana Perttu Tolvanen. Vastaukset Jyrki J.J. Kasvi. Vastaukset on annettu kansanedustajan näkökulmasta. Nykyisinhän Kasvi toimii Tiekessä tutkimus- ja kehittämisjohtajana.

#1 Kuinka paljon sähköpostia saat päivittäin (arviolta)?

”Riippuu paljon eduskunnan vuosirytmistä ja käsiteltävinä olevista asioista. Kun eduskunnassa käsitellään tunteita nostattavia asioita, viestimäärä voi hyvinkin tuplaantua. Joskus vuosia sitten yritimme laskeskella, ja toiselle sadalle se päiväsaldo meni, mutta hiljaisempina aikoina jää sen alle.”

#2 Miten käsittelet saapuvaa viestitulvaa?

”Käytännössä avustaja toimi suodattimena, joka valikoi ne viestit, jotka luin ja joihin vastasin henkilökohtaisesti ja tarvittaessa kysyi ja muistutti, olenko reagoinut tärkeimpiin viesteihin. Vakiokysymyksiin avustaja lähetti nimissäni yhdessä aiemmin laaditun vakiovastauksen. Lisäksi postituslistoilta (vihreät, eduskuntaryhmä, tietoyhteiskuntaryhmä, Espoon valtuuston vihreä ryhmä, jne.) tulevat viestit kansioitiin automaattisesti. Henkilökohtaista viestintää varten minulla oli lisäksi gmail-osoite, joka oli tuttujen toimittajien tiedossa siltä varalta, että minut täytyy saada nopeasti reagoimaan.”

#3 Miten hallinnoit ja huolehdit sovituista tapaamisista ja tehtävistä?

”Synkattu kalenteri työasemalla ja komukassa, jonka ylläpidosta vastasi  2/3 avustaja 1/3 minä eli kun joku pyysi minua puhumaan tms. avustaja valikoi mielenkiintoisimmat ja kysyi minulta, olenko kiinnostunut ja jos olin, alkoi sovitella tilaisuutta kalenteriin yhdessä järjestäjien kanssa … usein tämä vaati häneltä häkellyttävää akrobatiaa ja matka-aikojen minuutintarkkaa arviointia.

Kun yritin itse säätää kalenteriani, tuloksena oli useamman kerran kaaos, jonka setviminen teetti avustajallani paljon töitä.”

#4 Mihin tallennat ja miten hallinnoit omia dokumenttejasi?

”Tiedostojen versionhallinta on akilleenkantapääni ja uudenvuoden lupausten vakioteema. Teen usein työtä tien päällä, minkä seurauksena muistitikuolla ja eri läppäreillä on sekalainen otos eri vaiheessa olevia tiedostoja. Säännöllisen epäsäännöllisesti kokoan ja lajittelen dokumentit omalle kotipöytäkoneelle, jonka tiedostohakemistot varmuuskopioin ulkoiselle kovalevylle. Tärkeimmät luentokalvoni olen siirtänyt slideshareen, josta ne ovat myös _minun itseni_ käytettävissäni missä sitten olenkin. Se on pelastanut mun pekonin monta kertaa.”

#5 Oletko tyytyväinen siihen tapaan miten tietotyötäsi päivittäin teet? Uskoisitko pystyväsi olemaan tehokkaampi? Mitä muuttaisit ensimmäisenä käyttämissäsi menetelmissä ja työvälineissä (jos pystyisit)?

”En ja pystyisin. Osaksi olisi kyse itsekurista ja osaksi työvälineistä. Toimivat mobiilityövälineet ja toimiva dokumenttivarasto pilvessä … niin pitkällä ei kuitenkaan vielä olla. Esimerkiksi kirjoitan tätä liikkuvassa autossa seiskatiellä ja yhteys katkeilee mikä kaataa Saunalahden softan uuden yhteyden ottamisen asemesta.

Yksi työtehoja syövä asia on jatkuva päivitysten tulva, mikä hidastaa koneiden käynnistämistä entisestään. Työpäivästä yllättävän iso siivu kuluu koneiden käynnistymisen ja ylläpidon odotteluun.”

#6 Millaisia keinoja käytät tasapainottamaan tietotulvasta syntyvää
stressiä/ahdistusta? 

”Opin jo vuosia sitten, kahden sairausloman jälkeen, että itselle on varattava aikaa. Hyväksyn sen, että en koskaan ehdi tehdä kaikkea mitä pitäisi. Jaksamista pidän yllä lukemalla hyviä sarjakuvia, isoja avaruusoopperoita ja pelaamalla tietokonepelejä – kaikki harrastuksia, jotka ottavat ajatukset haltuun. Kun vielä löytäisin kalenteriin sopivan liikuntamuodon, jota koululiikunta ei olisi minulta ahdistanut :)”

#7 Mitä fiksuja toimintatapoja suosittelet muille? Minkälaisia ”temppuja” ja tapoja pitäisi mielestäsi tietotyöläisten opetella eniten? Minkälaisen muutoksen edistämiseen pitäisi organisaatioiden johdon herätä (jos pitäisi)?”

”Suosittelen sähköpostin fiksuun _kirjoittamiseen_. Jos me kaikki otsikoisimme ja kirjoittaisimme viestimme viisaammin, säästäisimme toistemme aikaa ja vaivaa.

Kannustan tekemään selvää rajaa työn ja vapaan välillä. Kotona voi toki tarkistaa sähköpostit, mutta kun on vapaalla, on uskallettava olla vapaalla ja ajatella jotain ihan muuta jopa kokonaisen päivän.

Postituslistat pitäisi ”kriminalisoida” ja siirtää eri ryhmien keskustelut verkkofoorumeille.

Organisaatioiden tulisi herätä siihen, että tieto- ja viestintätyövälineistä säästäminen tulee erittäin kalliiksi menetettynä työaikana. Eduskunta on tästä hyvä esimerkki. Laitteiden ja ohjelmistojen päivittäminen lopetettiin säästösyistä, minkä seurauksena työaikaa menetettiin paljon säästöjä enemmän. Hyvänä puolena tosin on se, että nyt kaikki joudutaan uusimaan kerralla ilman legacy-ongelmia. Siitä könttäsummasta saadaankin herkulliset lööpit.

Organisaatioissa tulisi havahtua myös siihen, että ihmisillä on hyvin erilaiset ICT-tarpeet. Joku tarvitsee mobiilia työtapaa tukevia työvälineitä, toinen tehokasta kiinteää työpistettä. Perinteinen one-size-fits-all -vakiointi ei toimi. Kun työntekijät joutuvat hankkimaan omalla rahalla omia työvälineitä selvitäkseen töistään, tilanne ja tietoturva on karannut käsistä. Silloin kannattaa omien työvälineiden kieltämisen asemesta kartoittaa, mitä välineitä ihmiset ovat hankkineet ja miksi …”

Haastattelijan yhteenveto ja kommentit (Perttu Tolvanen):

Jyrki Kasvin kuvaamista kipupisteistä etenkin kalenterin hallinta on mielenkiintoinen kokonaisuus. Kun voluumi kasvaa, niin yhden ihmisen kalenterinhallinta voi olla kahden ihmisen työtehtävänä – ja silti se ei tahdo pysyä hallinnassa! Internet-aikakaudella voisi ajatella, että tapaamisajankohtien löytämiseen olisi jotain tietokoneavusteisia menetelmiä, mutta niin ei vain ole. Kalenteritapaamisten ehdottelu vaatii monelta tietotyöläiseltä useita tunteja viikossa!

Toinen mielenkiintoinen kokonaisuus Kasvin tietotyötavoissa on SlideSharen käyttö omien seminaariesitysten julkaisuun. Tärkeiden esitysten julkaisemista voikin pitää erittäin hyvänä käytäntönä modernille tietotyöläiselle. Tällä tavalla valmiit esitykset löytyvät itsellekin helposti kun seuraavan kerran kutsutaan pitämään esitystä! Tätä tapaa voisi verrata hieman organisaatioiden asiakirjahallintaan, jossa tärkeät sopimukset siirretään asiakirjahallintajärjestelmään niiden allekirjoituksen jälkeen. Tietotyöläinen voi toimia samalla tavalla ja saada näin omaan tiedostokaaokseensa järjestystä! Joku voisi jonkun innovatiivisen startup-firman varmaankin perustaa tämän ongelman ratkaisemiseen!

Kolmantena erittäin kiinnostavana kohtana Kasvi nostaa esiin postituslistat joiden kautta edelleen moni organisaatio elää hyvin vahvasti. Postituslistat kuormittavat valtavasti laajojen joukkojen sähköpostilaatikoita ja ovat hyvin epätehokas tapa harjoittaa keskustelua. Etenkin kun erilaiset verkkofoorumit, blogit ja monet muut välineet tarjoaisivat paremmat keskustelumahdollisuudet ja hakumahdollisuudet. Jokainen voisi sitten tilata sähköpostiinsa hälytykset itselleen tärkeistä asioista.

Jyrkin työtavoista itselleni muistiin laitan seuraavat:

  1. Kalenteritapaamisten sopimiseen pitää löytää tehokkaampia keinoja! Alkajaisiksi kalenteritapaamisten sopimiseen liittyvät sähköpostit kannattaa kirjoittaa mahdollisimman selkeästi ja ytimekkäästi.
  2. Tärkeät esitykset ja valmistuneet dokumentit kannattaa julkaista verkossa tai järjestelmällisesti tallentaa johonkin omaan paikkaan. Näin ne ne eivät huku muiden työdokumenttien sekaan.
  3. Sähköpostilistat kannattaa ohjata sähköpostiohjelmassa omiin kansioihin automaattisesti. Näin sähköpostilaatikko kevenee. Sähköpostilistoihin ei kuitenkaan odoteta vastauksia, joten näitä viestejä ehtii selailla harvemmin.

Kiitokset Jyrki Kasville omien työtapojensa rehellisestä jakamisesta ja hyvien vinkkien kertomisesta!

Lisätietoa: