Meteoriitti.comin toimitus jututti allekirjoittanutta hiljattain sähköpostin ongelmista nykyajan organisaatioissa. Tässä tiivistys keskeisistä asioista joita haastattelussa sähköpostin ongelmista totesin.

Sähköpostin top-3 ongelmakäytöt organisaatioissa ovat:

  1. Kommenttien kerääminen ryhmältä jostain dokumentista pelkästään sähköpostin avulla. Dokumentin kommentointia ei todellakaan pitäisi tehdä siten, että lähetetään dokumentti sähköpostin liitetiedostona ja pyydetään tekemään dokumenttiin muutokset ja lähettämään muutettu versio takaisin lähettäjälle. Fiksumpi tapa olisi sijoittaa dokumentti verkkolevylle, ryhmätyötilaan tai tehdä dokumentista wiki-sivu – ja lähettää sähköpostilla korkeintaan linkki ryhmälle jossa pyytää kaikkia tekemään muutokset ja kommentit suoraan kyseiseen dokumenttiin.
  2. Ryhmäkeskustelut sähköpostissa. Useiden henkilöiden välisiä keskusteluita ei yksinkertaisesti pitäisi käydä sähköpostissa. Joskus voi ehkä olla tilanteita joissa on tehokkainta lähettää arkaluonteinen kysymys tarkasti rajatulle jakelulle, mutta tällöinkin pitäisi olla valmistautunut siihen, että jos keskustelu lähtee pursuilemaan, niin keskustelu tulisi siirtää nopeasti esimerkiksi neuvotteluhuoneeseen. Pahinta sekoilua ovat sähköpostiketjut joissa iso joukko ihmisiä yrittää löytää yhteistä palaveriaikaa. Tällaisia ketjuja vartenhan organisaatioissa tulee olla esimerkiksi jaetut kalenterit – ja sovitut roolit eri ryhmissä ja projekteissa siihen kuka organisoi ja johtaa tekemistä! Monille harrastusorganisaatioille tuttu työkalu sähköpostikaaoksen välttämiseen on esimerkiksi Doodle. Vastaavia fiksuja käytänteitä sopisi kehiteltävän aktiivisesti kaikissa organisaatioissa.
  3. Tärkeistä asioista tiedottaminen sähköpostilla. Johtamisvälineenä sähköposti on todella huonosti soveltuva asiantuntijaorganisaatioihin. Ensinnäkin sähköpostin kohdalla lähettäjä aina päättää jakelun ja tämä on hyvin virhealtista – ja minnekään ei synny järkevää arkistoa lähetetyistä viesteistä. Etenkin tiimitason johtaminen on organisaatioissa usein aivan järkyttävän sähköpostikeskeistä. Tällainen johtaa hyvin helposti tilanteisiin joissa eri organisaation osat toimivat aivan eri tavoilla ja parhaita käytänteitä on hyvin vaikea saada leviämään organisaatiossa. Sähköposti on myös hyvin hierarkinen viestintäväline, jossa kommentointi ja palautteen antaminen on varsin korkean kynnyksen toimintaa. Tämän seurauksena johto saa hyvin vähän palautetta toiminnastaan ja voi näin ajautua toimimaan typerästi varsin pitkäänkin. Johtamisvälineenä sähköpostia tulisikin käyttää vain tarkkaan harkituissa tilanteissa – ja etenkin ryhmäsähköpostiviestit tulisi pyrkiä karsimaan kokonaan johtajien työkaluarsenaalista.
Jos näistä kolmesta toimintamallista pyrkii aktiivisesti eroon, niin voi sanoa helpottavansa koko organisaation yhteistä tuskaa. Sähköpostihan on oikein käytettynä hieno työväline, mutta väärinkäytettynä vakava ja vaikeasti hallittava työstressin lähde. Aktiivisella sähköpostin käytön seurannalla ja karsimisella sähköpostista on kuitenkin mahdollista saada taas tehokas työkalu!
Kannattaa laittaa oman organisaation massaviestintä seurantaan, ja miettiä kuinka sähköpostikeskeisyyttä voisi omalla esimerkillään vähentää!