Tiimien johtamisen tunnettu guru J. Richard Hackman kirjoittaa Harvard Business Reviewssa muutamasta mielenkiintoisesta tutkimustuloksesta joka liittyy tehokkaaseen ryhmätyöhön.

Hackman murtaa jutussa kuusi ryhmätyöhön liittyvää käsitystä. Tässä kolme allekirjoittaneen mielestä osuvinta myyttiä:

1. Myytti: Ryhmän harmonia on hyvä asia.

Ei näin. Harmonisesti toimiva ryhmä etenee liian suoraviivaisesti ja ei kyseenalaista toimintamallejaan. Tietty määrä debattia ryhmän sisällä sen toimintatavoista ja tekemisen tavoitteista tuottaa parempia tuloksia. On jopa havaittu, että keskenään hieman eripuraiset orkesterit soittavat yhdessä paremmin kuin keskenään erittäin hyvin toimeentulevat rytmipumput.

Kannattaa siis muistaa, että seuraavan kerran kun joku ryhmän jäsen kyseenalaistaa toimintamalleja, niin se on hyvä asia! Oli sitten kyse tuntikirjauskäytänteistä, tiedon tallennuspaikoista, kokouskäytänteistä tai vaikkapa siitä millainen dokumentti tuotetaan prosessin lopputuloksena.

Oppi tietotyöläiselle: Opettele sietämään pientä vääntöä ryhmän keskinäisessä toiminnassa.

2. Myytti: Tiimien kokoonpanoja kannattaa sekoittaa.

Ei näin. Jatkuvasti kokoonpanoa vaihtavat ja sekoittavat tiimit eivät toimi yhtä tehokkaasti kuin pitkään samassa kokoonpanossa olleet tiimit. Vaikka ajatus vaihtelusta ja uusista ajatuksista tuntuu houkuttelevalta, niin tutkimuksien mukaan on aivan selvää, että samassa kokoonpanossa pitkään toimineet tiimit ovat ylivoimaisesti tehokkaimpia!

Tämä tiimien jatkuva sekoittaminen on etenkin IT-alaa vaivaava asia, koska projektiliiketoiminnassa resursointi on ikuinen haaste. Lisäksi alalla on yllättävän paljon ihmisiä joiden mielestä ainut tapa saada osaaminen kiertämään on vaihtaa kokoonpanoja jokaiseen projektiin. Näitä henkilöitä tulisi haastaa rohkeammin miettimään muita tiedon ja osaamisen jakamistapoja kuin jatkuva tiimikokoonpanojen sekoittelu.

Tähän myyttiin liittyvä toinen myytti on myös isojen tiimien ihannointi. Monesti kannattaisi keskittyä rakentamaan vaikkapa hyvin toimivia työpareja tai kolmen hengen ydintiimejä joiden ympärille sitten kasattaisiin esimerkiksi laajempi projektin tukiryhmä. Näin ainakin ryhmätyön tehokkuuden näkökulmasta päästäisiin parempiin tuloksiin.

Oppi tietotyöläiselle: Pyri toistamaan samoja ryhmäkokoonpanoja eri projekteissa, ja älä ainakaan estä sitä jos ihmiset haluavat työskennellä tuttuina työpareina. Jatkuvasti vaihtuvista työpareista ei ole havaittua hyötyä ryhmätyön tehokkuudelle. Nyrkkisääntönä voi pitää, että mitä enemmän ryhmän pitää saada aikaan, niin sitä tärkeämpää on valita keskinäisessä ryhmätyössä jo harjaantunut kokoonpano ja pitää tiimin jäsenten lukumäärä mahdollisimman pienenä.

3. Myytti: Hajaantuneet tiimit ovat tehokkaita nyt kun meillä on monipuoliset sähköiset viestintävälineet.

Ei näin. Etäpalaverit eivät edelleenkään yllä kasvokkain pidettyjen palaverien ja yhteistyön tehokkuuteen. Hajaantuneet tiimit ovat edelleen tehottomampia kuin samassa paikassa työskentelevät kilpakumppanit. Sähköiset ryhmätyövälineet ja etäpalaverit auttavat paljon ryhmätyön tehokkuudessa, mutta eivät missään tapauksessa auta niin paljon, että hajaantuneet tiimit olisivat yhtäkkiä ratkaisu kaikkeen.

Tämä myytti on erityisen herkkä asia IT-alalla jossa uusista sähköisistä viestintävälineistä jaksetaan rummuttaa isoon ääneen. Aivan katteettomia nämä lupaukset eivät tietysti olekaan. Hajaantuneet tiimit ovat todellakin saaneet käyttöönsä mahtavia välineitä ja pystyneet nostamaan valtavasti tehokkuuttaan viime vuosina. On kuitenkin valheellista väittää, että hajaantuneet tiimit olisivat tiiviissä ryhmätyössä erittäin kilpailukykyisiä verrattuna samassa paikassa työskenteleviin tiimeihin. Edelleen on erittäin tärkeätä panostaa projekteissa kunnon kick-off-päiviin, välitapaamisiin ja päätöstapaamisiin.

Oppi tietotyöläiselle: Älä rakenna hajaantuneita tiimejä ellei siihen ole välttämätöntä pakkoa. Hajaantunut tiimi vaatii enemmän johtamista ja panostuksia joten sen käyttöön täytyy olla hyvät syyt. Jos taas joudut jatkuvasti työskentelemään hajautetuissa tiimeissä, niin panosta paljon kasvokkaisten tapaamisten järjestämiseen.

>> Lue koko artikkeli ryhmätyön myyteistä.