Eduskunnan kirjaston blogissa on erinomainen katsaus siihen kuinka Eduskunnan uusi intranet on vaikuttanut organisaation toimintaan ja tarkemmin Eduskunnan kirjaston toimintaan.
Kirjoituksessa on paljon mielenkiintoisia yksityiskohtia intranet-projektien kanssa työskenteleville henkilöille. Artikkelissa käydään läpi Eduskunnan intranetin rakennetta ja myös esimerkiksi työtilojen käyttötarkoituksia. Teknisesti Eduskunnan intranet on toteutettu Microsoft SharePoint 2007 -alustalle ja toteuttajana on ollut Tieto.
Kenties mielenkiintoisin kohta on kuitenkin se miten työtilat ovat muuttaneet organisaation toimintaa. Intranet-uudistuksen myötä nimittäin Eduskunnan kirjasto luopui kokonaan erillisestä, omasta yksikköintranetistaan. Vanha yksikköintranet korvattiin kokonaan Eduskunnan kirjaston työtilalla.
”Kirjaston 1990-luvun lopulla suunniteltu ja tekniikaltaan vanhentunut intranet korvattiin Eduskunnan kirjaston työtilalla. Kirjaston työtilan etusivulla ovat mm. kirjaston sisäiset tiedotteet, lista viimeksi muokatuista asiakirjoista ja keskusteluosio sekä linkit työtilan suosituimmille sivuille, allakkaan ja lomakalenteriin. Allakasta löytyvät kyseisen päivän tapahtumat kirjastossa, mm. kokoukset, koulutukset ja vierailevat ryhmät. Lomakalenteriin on merkitty sekä vuosi- että sairauslomista johtuvat poissaolot. Lisäksi etusivulla on linkit asiakirjakansioihin, joita on luotu mm. henkilökunnan, kirjaston hallituksen ja ohjausryhmän pöytäkirjoille, hallinnollisille asioille, koulutusaineistoille sekä ohjeille ja palveluvinkeille.”
Työtilan toiminnoista voi tietysti todeta, että mikään dramaattinen muutos ei ole ollut kyseessä. Yksikön uusi työtila sisältää todennäköisesti enemmän toiminnallisuuksia kuin edellinen ”perinteisempi” intranet. Dramaattisin ero lienee siinä, että työtilan tietoja saavat muokata kaikki kirjastolaiset.
Eduskunnan kirjasto näyttääkin esimerkkiä myös avoimuudessa. Koko yksikkö saa muokata yksikön työtilan asioita ja myös projekti- ja tiimikohtaisiin työtiloihin on kaikilla lukuoikeudet. Näin tieto ei siiloudu ja tietoa tulevista asioista on helppo jakaa kun kaikilla on lukuoikeudet kaikkiin työtiloihin.
”Eduskunnan kirjaston työtilan lisäksi kirjastolle on tähän mennessä luotu noin 20 erillistä alityötilaa, joihin pääsee mm. kirjaston työtilan etusivulta. Omat työtilat on kirjaston palvelukokonaisuuksilla, tiimeillä ja työryhmillä. Lisäksi on luotu työtilat mm. tiedonhallinnan koulutukselle sekä kirjaston vuosikertomuksen ja strategian työstämistä varten. Eduskunnan kirjaston työtilaan on luku- ja muokkausoikeudet kirjaston koko henkilökunnalla. Myös kirjaston alityötiloihin on kaikilla kirjastolaisilla lukuoikeudet, mutta oikeudet tietojen ja tiedostojen muokkaamiseen ja uusien tietojen lisäämiseen ovat vain kyseisen työryhmän jäsenillä.”
Eduskunnan uudessa intranetissa on laajemminkin ilmeisesti pyritty edistämään avointa tiedonjakamiskulttuuria. Tästä kertovat ainakin koko talolle avoimien työtilojen olemassaolo.
Kirjoituksessa myös nostetaan esiin yksi työtilojen käyttöön liittyvä erityishaaste – nimittäin automaattiset sähköpostihälytykset. Esimerkiksi SharePointissa ilmoituksia voi tilata itselleen sähköpostiin uusista ja muuttuneista asioista työtilassa. Lisäksi projektipäällikkö voi pakottaa hälytyksiä työtilan jäsenille (vain SharePoint 2010). Nämä sähköpostihälytykset kuitenkin jakavat mielipiteitä. Toiset pitävät hälytyksiä erittäin hyvinä ja tervetulleina ja mielellään tilaavat kaikesta mahdollisesta itselleen hälytyksiä – toiset taas eivät haluaisi ollenkaan lisää sähköpostia vaan haluaisivat jonkun kätevän paikan jonne mennä selailemaan keskitetysti työtilojen tapahtumia.
Onkin vaikea sanoa, että kumpi ratkaisu olisi parempi. Puhtaasti SharePointin perustoiminnoilla toimittaessa ainut ratkaisu onkin tuo kymmenien erilaisten sähköpostihälytyksien virittely. Tällöin omaa sähköpostilaatikkoa pitää vain oppia hallitsemaan entistä paremmin. Hyvä puoli on tietysti se, että hälytykset voi poistaa nopeasti luettuaan jos ei juuri sillä hetkellä ole kiinnostunut tutkimaan tarkemmin asiaa.
Jonkinlainen intranettiin tehtävä koostenäkymä (esim. työtilahakemisto tai ”projektityöpöytä”) kuuluu nykyisin kuitenkin hyvin tyypillisiin räätälöitäviin intranet-laajennuksiin SharePoint-projekteissa joissa otetaan myös työtilat käyttöön. Toisena mallina ovat erilaiset työtilan tapahtumista tilattavat viikkokirjeet. Viikkokirjeiden ongelma on kuitenkin se, että jos viikkokirjeen on tilannut 50:stä työtilasta, niin maanantaiaamuna sähköpostissa saattaa odottaa aikamoinen kasa koostemaileja. Toisaalta kokemukset eri projekteista sanovat tällä hetkellä, että kumpaakin mallia tulisi tukea. Eri käyttäjät suhtautuvat sähköpostiinsa eri tavalla, ja joissain tilanteissa vannoutunutkin sähköpostifani löytää käyttöä intrassa olevalle ”projektityöpöytä”-näkymälle.
Eduskunnan kirjaston projektitarina on laajemminkin kiinnostava ja kuvaava. Työtilojen tulo organisaatioihin tappaa lähes poikkeuksetta monenlaiset yksikköintranet-viritykset ja tuo yksiköihin lisää tekemisen meininkiä. Uudenlainen tekemisen ja avoimuuden kulttuuri ei toki teknologisilla työvälineillä pelkästään tapahdu, mutta yhdistettynä ponnekkaaseen muutostoimintaan ovat mahdollisuudet todella merkittäviä. Tästäkin näkökulmasta katsoen Eduskunnan kirjaston toiminta näyttää olleen esimerkillistä!
Suuret kiitokset Eduskunnan kirjastolle oman tarinansa jakamisesta!
Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.
Intranet-ostajan opas 
29.4.2011 at 11:37
Pari pikakommenttia hälytyksiin/seurantaan liittyen:
1) Sähköpostihälytykset voi, ja kannattaa, ohjata säännöillä omaan kansioon/kansioihin. Näin ne eivät turjaan sotke muuta työskentelyä.
2) Vaihtoehtoisesti tapahtumia voi myös seurata RSS-feedien kautta
3) Erinomainen vaihtoehto tapahtumien seurantaan on luonnollisesti My Sitejen hyödyntäminen. Valitettavan usein tämä mahdollisuus on vaan syystä tai toisesta jätetty pois käytöstä.
4) Työnkulkuja voi, ja toki myös kannattaa, hyödyntää silloin kun seurannan osana tarvitaan toimenpiteitä.
TykkääTykkää
1.5.2011 at 21:45
Kiitos kommentista Aki. Hyviä vinkkejä sähköpostihälyihin.
Aika harva käyttäjä vain osaa tehdä sääntöjä, ja esim. Outlook ei ole kovin hyvä ehdottelemaan niitä esimerkiksi automaattisesti. Ja toisaalta en itse esimerkiksi pidä mitenkään yksiselitteisen hyvänä mallina sitä että ohjataan eri kansioihin eri maileja. Esim. notifikaatioista kun on vaikea tietää, että mitkä vaativat reagointia nopeasti ja mitkä vasta myöhemmin. RSS-seurantaa en lähde koskaan edes markkinoimaan, koska se kuuluu edelleen juttuihin joita kyllä tietty tehokäyttäjäporukka hyödyntää, mutta jota ei massoille kannata olla tyrkyttämässä, mielestäni.
MySitet ovat todellakin alihyödynnetty resurssi, mutta esim. SharePointissa on mielenkiintoista se, että siellä ei ole esim. kovin helppokäyttöisiä palikoita helppoon omien työtilojen seurantaan.
TykkääTykkää
2.5.2011 at 08:28
Omasta mielestäni meillä ns. IT-ammattilaisilla on valitettavan vanhentunut näkemys käyttäjien osaamisesta ja tarpeista. Vanhanaikainen jako perus/tehokäyttäjieen ei yksinkertaisesti ole enää ajankohtainen. Valtaosa suomalaisista osaa käyttää ja mukauttaa itselleen sopivaksi kaikenlaisia nettipalveluita ilman mitään ongelmia. Esimerkiksi sääntöjen luominen tai RSS-seuranta onnistuu vallan mainiosti, kunhan vain tästä mahdollisuudesta kerrotaan ja se ohjeistetaan/koulutetaan.
TykkääTykkää
2.5.2011 at 14:35
Olen samaa mieltä siitä, että jako peruskäyttäjiin ja tehokäyttäjiin on vanhentunut. Riippuu hyvin paljon roolista, että mitä haluaa ja pystyy tekemään. Jos on hyvin vahva suhde suhde/sitoutuminen palveluun, niin voi haluta mukauttaa tai muokata palvelun toimintoja paljonkin. Sama käyttäjä ei kuitenkaan toisessa palvelussa välttämättä ole ollenkaan kiinnostunut mukauttamaan mitään.
En kuitenkaan ole vakuuttunut siitä, että personointi (esim. SharePointin MySitet) olisivat mikään massojen juttu edelleenkään. Personoinnista on tehty tutkimusta jo pitkään, ja toistaiseksi kaikki luvut ovat olleet yksinumeroisia prosentteja kun on selvitetty, että kuinka monet käyttäjät ovat valmiita personoimaan käyttökokemustaan. Facebook opettaa monia mukauttamaan asioita (ja esim. muokkaamaan profiileja), mutta ei Facebookkikaan opeta meitä personoimaan palveluita, koska se tekee automaattista profilointia (eli kohdentaa automaattisesti käytön perusteella). Toinen iso argumentti on se, että personointi vaatii aina vahvaa sitoutumista ko. palveluun, ja hyvin pieni ryhmä on yleensä sitoutunut voimakkaasti intranetteihin, tai edes ryhmätyötiloihin. Kolmas asia on se, että personointiin vaikuttaa vahvasti se, että miten helpoksi se on käyttäjälle tehty. Ja tässä väitän, että esim. SharePointin MyLinks ja My RSS Feeds -web-osien käyttö ei todellakaan vastaa useimpien käyttäjien käsitystä helposta personoinnista.
Tästä voidaan siis toki väitellä, mutta en itse suostu jotain MySiten henkilökohtaista web part -valikoimaa kyllä promoamaan innokkaasti koko firmalle ennenkuin joku esittelee minulle tutkimuksia joissa on saatu todellisia massoja personoinnin käyttäjiksi.
Itsekin olen tästä aiheesta hiljattain toiseen blogiini kirjoittanut. Jutun johtopäätöksissä totean, että personointia on varmasti monessa projektissa harkittava jo nykyisin, koska hiljaisia signaaleja on – mutta realistisesti jos tulkitaan tuossakin jutussa esitettyjä prosentteja (jotka ovat vielä aika erikoistuneen ryhmän uutispalvelusta peräisin), niin ei voi kyllä mitenkään väittää että personointi olisi muuta kuin kapean erikoisryhmän juttu. http://vierityspalkki.fi/2011/04/21/ampparit-com-murtaa-kasityksia-personoinnista/
TykkääTykkää
2.5.2011 at 16:36
Itse en laskisi My Sitejen käyttöä personoinniksi sanan varsinaisessa merkityksessä. Pelkästään oma tallennuspaikka sekä jaetut adhoc-työtilat ovat kullanarvoinen lisä monelle käyttäjällä. Samoin profiilitietojen päivittäminen & muiden profiilien näkeminen. Muitakin tärkeitä ominaisuuksia toki löytyy personointimahdollisuuksien lisäksi.
Itse uskon vahvasti siihen, että valmistuotteiden ominaisuuksia voidaan muutenkin hyödyntää huomattavasti nykyistä paremmin – kunhan vaan asiakkaille kerrotaan, mitä ominaisuuksia ja mahdollisuuksia on olemassa.
Mutta pitkälle tosiaan jo päästään sillä, että ”IT-ammattilaiset” eivät päätä etukäteen mitä palveluiden loppukäyttäjät osaavat / haluavat tehdä.
TykkääTykkää