Eduskunnan kirjaston blogissa on erinomainen katsaus siihen kuinka Eduskunnan uusi intranet on vaikuttanut organisaation toimintaan ja tarkemmin Eduskunnan kirjaston toimintaan.

Kirjoituksessa on paljon mielenkiintoisia yksityiskohtia intranet-projektien kanssa työskenteleville henkilöille. Artikkelissa käydään läpi Eduskunnan intranetin rakennetta ja myös esimerkiksi työtilojen käyttötarkoituksia. Teknisesti Eduskunnan intranet on toteutettu Microsoft SharePoint 2007 -alustalle ja toteuttajana on ollut Tieto.

Kenties mielenkiintoisin kohta on kuitenkin se miten työtilat ovat muuttaneet organisaation toimintaa. Intranet-uudistuksen myötä nimittäin Eduskunnan kirjasto luopui kokonaan erillisestä, omasta yksikköintranetistaan. Vanha yksikköintranet korvattiin kokonaan Eduskunnan kirjaston työtilalla.

”Kirjaston 1990-luvun lopulla suunniteltu ja tekniikaltaan vanhentunut intranet korvattiin Eduskunnan kirjaston työtilalla. Kirjaston työtilan etusivulla ovat mm. kirjaston sisäiset tiedotteet, lista viimeksi muokatuista asiakirjoista ja keskusteluosio sekä linkit työtilan suosituimmille sivuille, allakkaan ja lomakalenteriin. Allakasta löytyvät kyseisen päivän tapahtumat kirjastossa, mm. kokoukset, koulutukset ja vierailevat ryhmät. Lomakalenteriin on merkitty sekä vuosi- että sairauslomista johtuvat poissaolot. Lisäksi etusivulla on linkit asiakirjakansioihin, joita on luotu mm. henkilökunnan, kirjaston hallituksen ja ohjausryhmän pöytäkirjoille, hallinnollisille asioille, koulutusaineistoille sekä ohjeille ja palveluvinkeille.”

Työtilan toiminnoista voi tietysti todeta, että mikään dramaattinen muutos ei ole ollut kyseessä. Yksikön uusi työtila sisältää todennäköisesti enemmän toiminnallisuuksia kuin edellinen ”perinteisempi” intranet. Dramaattisin ero lienee siinä, että työtilan tietoja saavat muokata kaikki kirjastolaiset.

Eduskunnan kirjasto näyttääkin esimerkkiä myös avoimuudessa. Koko yksikkö saa muokata yksikön työtilan asioita ja myös projekti- ja tiimikohtaisiin työtiloihin on kaikilla lukuoikeudet. Näin tieto ei siiloudu ja tietoa tulevista asioista on helppo jakaa kun kaikilla on lukuoikeudet kaikkiin työtiloihin.

”Eduskunnan kirjaston työtilan lisäksi kirjastolle on tähän mennessä luotu noin 20 erillistä alityötilaa, joihin pääsee mm. kirjaston työtilan etusivulta. Omat työtilat on kirjaston palvelukokonaisuuksilla, tiimeillä ja työryhmillä. Lisäksi on luotu työtilat mm. tiedonhallinnan koulutukselle sekä kirjaston vuosikertomuksen ja strategian työstämistä varten. Eduskunnan kirjaston työtilaan on luku- ja muokkausoikeudet kirjaston koko henkilökunnalla. Myös kirjaston alityötiloihin on kaikilla kirjastolaisilla lukuoikeudet, mutta oikeudet tietojen ja tiedostojen muokkaamiseen ja uusien tietojen lisäämiseen ovat vain kyseisen työryhmän jäsenillä.”

Eduskunnan uudessa intranetissa on laajemminkin ilmeisesti pyritty edistämään avointa tiedonjakamiskulttuuria. Tästä kertovat ainakin koko talolle avoimien työtilojen olemassaolo.

Kirjoituksessa myös nostetaan esiin yksi työtilojen käyttöön liittyvä erityishaaste – nimittäin automaattiset sähköpostihälytykset. Esimerkiksi SharePointissa ilmoituksia voi tilata itselleen sähköpostiin uusista ja muuttuneista asioista työtilassa. Lisäksi projektipäällikkö voi pakottaa hälytyksiä työtilan jäsenille (vain SharePoint 2010). Nämä sähköpostihälytykset kuitenkin jakavat mielipiteitä. Toiset pitävät hälytyksiä erittäin hyvinä ja tervetulleina ja mielellään tilaavat kaikesta mahdollisesta itselleen hälytyksiä – toiset taas eivät haluaisi ollenkaan lisää sähköpostia vaan haluaisivat jonkun kätevän paikan jonne mennä selailemaan keskitetysti työtilojen tapahtumia.

Onkin vaikea sanoa, että kumpi ratkaisu olisi parempi. Puhtaasti SharePointin perustoiminnoilla toimittaessa ainut ratkaisu onkin tuo kymmenien erilaisten sähköpostihälytyksien virittely. Tällöin omaa sähköpostilaatikkoa pitää vain oppia hallitsemaan entistä paremmin. Hyvä puoli on tietysti se, että hälytykset voi poistaa nopeasti luettuaan jos ei juuri sillä hetkellä ole kiinnostunut tutkimaan tarkemmin asiaa.

Jonkinlainen intranettiin tehtävä koostenäkymä (esim. työtilahakemisto tai ”projektityöpöytä”) kuuluu nykyisin kuitenkin hyvin tyypillisiin räätälöitäviin intranet-laajennuksiin SharePoint-projekteissa joissa otetaan myös työtilat käyttöön. Toisena mallina ovat erilaiset työtilan tapahtumista tilattavat viikkokirjeet. Viikkokirjeiden ongelma on kuitenkin se, että jos viikkokirjeen on tilannut 50:stä työtilasta, niin maanantaiaamuna sähköpostissa saattaa odottaa aikamoinen kasa koostemaileja. Toisaalta kokemukset eri projekteista sanovat tällä hetkellä, että kumpaakin mallia tulisi tukea. Eri käyttäjät suhtautuvat sähköpostiinsa eri tavalla, ja joissain tilanteissa vannoutunutkin sähköpostifani löytää käyttöä intrassa olevalle ”projektityöpöytä”-näkymälle.

Eduskunnan kirjaston projektitarina on laajemminkin kiinnostava ja kuvaava. Työtilojen tulo organisaatioihin tappaa lähes poikkeuksetta monenlaiset yksikköintranet-viritykset ja tuo yksiköihin lisää tekemisen meininkiä. Uudenlainen tekemisen ja avoimuuden kulttuuri ei toki teknologisilla työvälineillä pelkästään tapahdu, mutta yhdistettynä ponnekkaaseen muutostoimintaan ovat mahdollisuudet todella merkittäviä. Tästäkin näkökulmasta katsoen Eduskunnan kirjaston toiminta näyttää olleen esimerkillistä!

Suuret kiitokset Eduskunnan kirjastolle oman tarinansa jakamisesta!