Intranettien lanseerausvaiheessa isosta projektista pitää aina tavalla tai toisella kiteyttää avainkohdat henkilöstölle. Usein tämä tapahtuu jonkinlaisella lanseeraustiedotteella, julisteella tai lanseeraustilaisuuden tukimateriaalilla.

Usein kaikkea tätä täydennetään vielä uutisointisarjalla intrassa ja parhaimmillaan esimerkiksi esimiehille ja tiiminvetäjille kerrotaan vielä oma, kohdennettu viestinsä. Joka tapauksessa aina intranettien lanseerausvaiheessa heräävät kysymykset siitä mitä asioita lanseerausvaiheessa pitää viestiä. Seuraavaksi on kiteytetty oman kokemukseni osalta viisi tärkeintä asiaa jotka lanseerausvaiheessa on viestittävä henkilöstölle – tavalla tai toisella.

  1. Hyödyt. Mitä hyötyä intranetista on jokaiselle tietotyöläiselle? Miten osastot ja tiimit voivat tehostaa toimintaansa? Miten koko organisaation viestintä ja toiminta tehostuu uuden intranetin myötä? Mitä konkreettisemmiksi hyödyt saa kuvattua, niin sen parempi. Parhaimmillaan hyödyissä on tehostuneita toimintoja, kokonaan uusia toimintoja sekä uudenlaisia viestintämuotoja. Tärkeintä kuitenkin hyötyjen kuvauksessa on uskaltaa nostaa 2-3 asiaa ylitse muiden. Pari kovaa hyötyä on aina parempi kuin pitkä lista ympäripyöreitä hyötyjä.
  2. Tärkeimmät uudet ominaisuudet. Muutama avainominaisuus kannattaa esitellä tarkemmin. Esiteltäviksi kannattaa valita ominaisuuksia jotka tuovat nopeita ja selkeitä hyötyjä henkilöstölle. Esimerkiksi jos neuvotteluhuoneiden varaus on uudistunut tai jokainen saa oman henkilökohtaisen sivun uudessa intranetissa, niin nämä kannattaa tuoda esille. Nyrkkisääntönä voi pitää, että enemmän kuin kolmea ominaisuutta ei kannata nostaa viestinnän kärkeen.
  3. Käyttäjiltä vaadittavat ensitoimenpiteet. Mitä jokaisen työntekijän odotetaan tekevän kun uusi intranet julkaistaan? Mitä toimia vaaditaan? Pitääkö esimerkiksi oma profiilisivu laittaa kuntoon tai omia dokumentteja siirtää osaksi intranetin yhteisiä tiedostovarastoja? Myös ohjeet ja tarjolla oleva tuki kannattaa kertoa tässä yhteydessä. Esimerkiksi jos intran käytöstä on tehty video-ohjeita, niin näiden sijainti on syytä kertoa. Voisi jopa sanoa, että on omituista jos uusi intranet ei vaadi kaikilta jotain toimenpiteitä. Pelkästään henkilöstön sitouttamisen kannalta on jopa hyvä asia, että uusi intranet vaatii jotain toimenpiteitä kaikilta työntekijöiltä. Jos uusi intranet ei vaadi mitään toimenpiteitä, niin herää helposti kysymys, että miksi intranet ylipäätään uudistettiin?
  4. Intranet-projektin eteneminen. Kokonaisaikataulu ja tähän mennessä tehdyt asiat kannattaa aina kerrata. Esimerkiksi tiedonkeruuvaihe ja suunnitteluvaihe kannattaa kerrata, niin kaikki muistavat miten uudistusprojekti on edennyt ja missä vaiheessa palautetta esimerkiksi henkilöstöltä on kerätty. Myös jatkokehityksestä kannattaa olla jo konkreettisia suunnitelmia esiteltävänä, ja erityisesti kannattaa kertoa että millaisia uudistuksia on tulossa jo lähiaikoina lanseerauksen jälkeen. Kokemus on osoittanut, että on parempi kertoa, että intraa tullaan parantamaan ja pienkehittämään seuraavien kuukausien aikana kuin että kertoo vain suurista seuraavista askeleista. Ne suuret seuraavat askeleet kun usein saattavat jäädä tekemättä. Täten on realistisempaa luvata fiksua pienkehitystä lähikuukausina ja kertoa isommista uudistuksista sitten kun niille on myös seuraavan vuoden budjetista rahat varmistettuna.
  5. Isot toimintatapamuutokset ja näiden hyödyt. Mitä muuttuu koko organisaatiossa intran myötä? Mitä muut tiimit ja osastot joutuvat tekemään uudistuksen yhteydessä? Usein kannattaa myös alleviivata, että kyseessä on yhteinen ponnistus jonka onnistuminen vaatii kaikilta tekemistä.

Lopuksi kannattaa vielä kerrata hyödyt ja keskeiset kipupisteet, jotka intranet-hankkeen myötä korjaantuvat.

Edellä kuvattu top-5 asioiden lista soveltuu esimerkiksi intranet-lanseeraustiedotteen rungoksi tai intranetin lanseeraustilaisuuden esityksen rungoksi.