Intranet-ostajan opas

Espoon kaupunki käynnisti marraskuussa ison kilpailutuksen. Tavoitteena Espoolla on uusia internet-sivusto ja intranet-sivusto. Intranettia tosin kutsutaan sähköiseksi työpöydäksi Espoossa. Kilpailutuksen liitedokumenteissa on esimerkillinen suoritus hyvästä ennakkovalmistelusta, jossa hankkeeseen liittyvät keskeiset kysymykset on kartoitettu etukäteen ja monia suunnitelmia on konkretisoitu hyvin kattavasti. Tässä artikkelissa esitellään muutamia avainkohtia sähköisen työpöydän alustavasta konseptista.

[Huom! Valitettavasti kilpailutuksen asiakirjat eivät ole enää verkossa julkisesti saatavilla.]]

Seuraavassa on muutamia screenshotteja tarjouksen liitemateriaaleista joissa kuvataan Espoon kaupungin sähköisen työpöydän alustavia konseptisuunnitelmia. Kuvat ovat peräisin julkisista tarjousmateriaaleista. Itse tarjousmateriaaleissa on enemmänkin kuvia ja myös toimintoja kuvaavia määrittelyjä.

Kuva1: Konseptikuva sähköisen työpöydän etusivusta.

Oranssi elementti kuvaa häiriötiedote-elementtiä, joka lienee näkyvillä vain kun on jotain erityisen tärkeätä ilmoitettavaa. Muuten etusivun konsepti on erittäin perinteinen intranet-etusivu. Päähuomio on uutisten ja tapahtumien virrassa. Esimerkiksi uutisten kommentointia ei ole nostettu etusivulle lainkaan, joten keskipalsta on hyvin perinteinen yksisuuntainen tiedotuskanava henkilökunnalle.

Vuorovaikutuselementtejä sivulla on ainoastaan perinteinen gallup-toiminto vasemmassa laidassa. Oikean laidan palsta sitävastoin on selkeästi varattu työntekijän oman työn tukemiseen. Oikean laidan nostoissa on pikalinkit omiin kirjanmerkkeihin ja sovelluksiin, nopea pääsy omiin ryhmätyötiloihin sekä yhteenvetonosto asiankäsittelyjärjestelmässä (todennäköisesti) odottavista tehtävistä. Keskustelut on intranetissa ilmeisesti eriytetty omaksi alueekseen, koska tästä on myös erillinen nosto etusivulla.

Kokonaisilmeeltään Espoon sähköinen työpöytä on hyvin selkeä ja perinteinen. Yläosa on varattu tukitoiminnoille ja esimerkiksi hakutoiminto on sijoitettu asiallisen näkyville. Intran sisältöihin johdattava päänavigaatio on sijoitettu vasempaan laitaan. Päänavigaation otsikkovalinnat vaikuttaisivat varsin hyvin mietityiltä. Päänavigaatio ottaakin selkeimmän pesäeron perinteiseen viestinnälliseen intranettiin. Navigaatio-otsikot kun tuovat jo heti vaikutelman siitä, että tämä intranet on tarkoitettu oikeasti töiden tekemiseen: “ESSIssä nyt”, “Dokumentit ja aineistot”, “Säännöt ja ohjeet”, “Toimialat”, “Palvelut”, “Työkalut”.

Kuva 2: Ajankohtaista-osion pääsivu (nimetty tosin hieman omituisesti Espoossa “ESSIssä nyt” –osioksi) on perinteinen koostava osio, jossa julkaistaan uutiset, tapahtumat ja muut ajankohtaiset asiat.

Mahdollisesti Espoossa on mietitty myös Ajankohtaista-osion käyttämistä siihen, että myös muista järjestelmistä tuotaisiin ajankohtaisia nostoja osioon. Poikkeava “ESSIssä nyt” –nimi tosin rajoittaa hieman osion käyttöä laajempana “ajankohtaistilannekuvana”. Yhtenä intranettien hittisovelluksena kun isoissa organisaatioissa on niiden käyttö parantamaan henkilökunnan tilannetietoisuutta myös muiden järjestelmien ja organisaatioiden tapahtumista. Voisi kuvitella, että Espoon kaupungillakin on monenlaisia sidosryhmäorganisaatioista joiden tapahtumien helpompi selailu voisi olla henkilökunnalle hyödyllistä. Nyt intran ajankohtaista-osion konsepti tuntuu kovin perinteiseltä ja jopa hieman sisäänpäinkääntyneeltä.

Kuva 3: Ajankohtaista-osion isoimpana vahvuutena pitää kuitenkin nostaa esiin monipuolinen täsmähakutoiminto, joka on suunniteltu osion oikeaan laitaan.

Isossa organisaatiossa kun sattuu ja tapahtuu jatkuvasti, niin uutisten hakeminen on usein yksi tärkeimmistä henkilökunnan käyttötapauksista intranetin suhteen. Tällöin pelkästään uutisiin kohdistettu täsmähaku voi olla hyvin tärkeä ominaisuus. Hyvä täsmähaku uutisiin kun helpottaa myös uutistuotannon jalkauttamista laajemmalle organisaatioon. Kun uutishaku toimii, niin yksiköt uskaltavat julkaista enemmän tiedotteita intranetissa ja vähentää omaa sähköpostikeskeisyyttään viestinnässä.

Yhteenveto: Kunnianhimoinen hanke, joka kertoo paljon siitä mihin intranetit ovat menossa 2010-luvulla.

Espoon kaupungilla on kunnianhimoinen hanke käynnissä ja on toivottavaa, että uusi palvelukokonaisuus löytää sopivan toimittajan. Kilpailutuksessa Espoo ei myöskään ehdottomasti vaadi yhtä julkaisujärjestelmää internet-palveluille ja intranet-palvelulle, vaan toimittajat voivat ehdottaa näiden toteutusta myös eri järjestelmillä. Tätä voi pitää erityisen fiksuna vaatimuksena, koska markkinoiden karu todellisuus on, että kaikki temput hyvin osaavia järjestelmiä ei ole oikein tarjolla. Lisäksi Espoon intranet-konsepti on hyvä esimerkki siitä mihin suuntaan intranetit ovat menossa. Intranetin halutaan olevan yhä enemmän työväline, jonka kautta henkilöstö ohjaa ja hallitsee omaa työtään.

Ajankohtainen tiedotus on vain yksi osa hyvän intranetin kulmakivistä 2010-luvulla. Tosin Espoonkin konseptikuvista voi arvella, että viestintäyksikkö lienee ollut konseptia vahvasti ohjaamassa, koska juuri viestinnälle tärkeät osiot on suunniteltu muita osioita pidemmälle jo alkuvaiheessa. Asiaan on toki voinut vaikuttaa sekin, että esimerkiksi ryhmätyötiloihin Espoolla on jo käytössä SharePoint-järjestelmä ja asianhallinta- ym. asiointijärjestelmätkin lienevät jo olemassa. Näin intranetin rooliksi jää lähinnä integroitua näihin työkaluihin asiallisesti ja tarjota hyvät personointi- ja hakutyökalut käyttäjille.

Espoon kaupungin aiemman historian Microsoft-teknologioiden hyödyntäjänä tuntien voikin olettaa, että intranettiin vahvoilla on erityisesti Microsoftin SharePoint 2010 –järjestelmä. Julkisen webin osalta kilpailua käytäneen ainakin SharePointin ja EPiServerin välillä. Espoon nykyinen sivusto kun on rakennettu Tiedon Elevation –julkaisujärjestelmän päälle, niin etenkin Tiedon voi olettaa kisaavan SharePointin ja/tai EPiServerin kanssa projektista. Julkisten sivujen osalta mahdollisesti myös Sitecore saattaa olla SharePointtia haastamassa. Lisäksi myös kotimaiset .Net-tuotteet saattavat pystyä haastamaan ainakin hintakilpailussa isoja toimijoita. Esimerkiksi Innofactor lienee asiakkuudesta hyvin kiinnostunut ja todennäköisesti tarjonnee omaa Prime-tuoteperhettään.

Itse kilpailutuksessa tosin on muutamia erikoisuuksia, kuten erittäin tiukat sopimusehdot jotka määrittelevät hyvin tarkoin esimerkiksi sitä missä vaiheessa toimittaja voi laskuttaa tehdystä työstä. Täten moni pienempi toimija todennäköisesti on jättänyt kilpailun väliin pelkästään näistä syistä. Odotettavissa siis lienee taas yksi iso päänahka joko Tiedolle, Logicalle tai esimerkiksi Accenturelle.

Jäämme odottamaan kilpailutuksen tuloksia. Todennäköistä on, että uusi sähköinen työpöytä tuskin laskeutuu Espoon työntekijöiden käyttöön ennen vuotta 2012, joten kärsivällisyyttä tarvitaan vielä hetki. Onneksi suunnitelmat vaikuttavat hyvältä!

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.