Puhumme usein sähköpostin lukemisesta vaikka nykyisin vain hyvin pieni osa sähköpostista on kirjemuotoista viestintää, joka todella vaatii keskittynyttä lukemista. Lukemisesta puhumisen sijasta meidän tulisi suhtautua sähköpostilaatikon purkamiseen sähköpostin käsittelynä. Vähentämällä sähköpostimme passiivista lukemista ja suhtautumalla sähköpostilaatikon purkamiseen aktiivisempana työtehtävänä voimme vähentää työtehtävistä syntyvää passiivista stressiä ja tehostaa omaa työtämme merkittävästi.

Työelämän sähköpostiviestintä on nykyisin pääosin tehtävien osoittamista toisille henkilöille. Me lähettelemme sähköpostia toisillemme, koska haluamme muiden tekevän joitain asioita. Myös keskusteluketjuissa tavoitteena on saada eri osapuolten kommentteja ja täydennyksiä keskusteluun. Puhtaasti yksisuuntaista massaviestintääkin sähköpostilla tehdään monissa organisaatioissa, mutta tätäkin viestintää siirretään aktiivisesti intranetteihin ja muihin kanaviin.

Näin on helppo todeta, että sähköposti on parinkymmenen vuoden historiansa aikana kehittynyt sähköisestä kirjejärjestelmästä aktiiviseksi keskustelu-, tiedonjakamis- ja toiminnanohjausvälineeksi. Tämä muutos vaatii asennemuutosta myös yksittäisiltä tietotyöläisiltä. Tietotyöläisten tulee suhtautua sähköpostiin aktiivisena kanavana, jota käytetään tietotyöläisten toiminnan ohjaukseen ja keskusteluihin – ja joka vaatii myös erityistä panostusta työkalun tehokkaaseen käsittelyyn ja hyödyntämiseen.

Esimerkiksi passiivinen sähköpostin lukeminen kännykällä aamubussissa ei ole mitenkään tehokasta tietotyöläisen toimintaa. Vain harvoihin sähköposteihin kun riittää lauseen tai parin mittainen vastaus, niin useimmat sähköpostit tietotyöläinen joutuu avaamaan useaan kertaan, jotta saa hoidettua tehtävän jota lähettäjä häneltä odottaa. Samalla tavalla esimerkiksi palaverissa oman sähköpostinsa vilkuilu ja lukeminen voi olla erittäin epätehokasta ja stressiä lisäävää toimintaa.

Yksi tietotyöläisten helpoimpia tapoja oman koetun stressin vähentämiseen ja tehokkuuden kasvattamiseen onkin avata sähköpostilaatikko vain tilanteissa jolloin sähköpostien aktiiviseen käsittelyyn on vähintään 20-30 minuuttia aikaa. Tällöin saapuneiden sähköpostien vaatimia tehtäviä voi suorittaa samantien, isompia tehtäviä voi merkitä omalle työlistalle, lisäkysymyksiä vaativiin viesteihin voi lähettää oman kommenttinsa ja pelkästään lukemista vaativat sähköpostit voi tuhota tai arkistoida asianmukaisesti. Tällä tavalla työt etenevät, sähköpostilaatikko siistiytyy, eivätkä tekemättömät työt jää painamaan takaraivoon kuten sähköpostilaatikkoa hätäisesti aamubussissa selaillessa.

Yhteenveto: Oman sähköpostilaatikon käsittely on yksi tietotyöläisten tyypillisimpiä ja tärkeimpiä työtehtäviä. Tähän työtehtävään on kuitenkin varattava riittävästi aikaa ja hätäisestä lukemisesta ja sähköpostien skannailusta on päästävä eroon. Parhaimmillaan sähköpostilaatikon purkaminen on aktiivista sähköpostin käsittelyä ja omien työtehtävien hoitamista. Sähköpostilaatikon purkaminen ei ole mikään muista työtehtävistä erillinen työtehtävä eikä sähköposti ole enää mikään kirjeenvaihtojärjestelmä jota voisi lunkisti lueskella kotona ruokaa laittaessa tai aamubussissa matkustaessa.