Turun yliopisto on aloittanut kilpailutuksen, jonka tavoitteena on löytää toimittajakumppani ja teknologia-alusta yliopiston uudelle sähköiselle työpöydälle. Sähköisen työpöydän toteutus tulee pitämään sisällään uudistuvan julkisen internet-palvelun, intranet-palvelun ja myöhemmin extranet-palvelut.

iStock_000014057771XSmall Kilpailutukseen liittyvät asiakirjat HILMAssa antavat mielenkiintoisen kuvan siihen kuinka organisaatiot nykyisin näkevät sähköinen työpöytä –käsitteen ja kokonaisuuden. Turun yliopiston haavekuva sähköisestä työpöydästä onkin melkoinen toivelista joulupukille. Yhdellä järjestelmällä haaveillaan suurinpiirtein kaikkien organisaation tiedonhallintaongelmien ratkaisemisesta. Lieventävänä asianhaarana Turun tapauksessa on, että hankintamenettelynä on neuvottelumenettely, joka sallii jonkin verran liikkumavaraa. Neuvottelumenettelyn avulla ostajalla on ainakin mahdollisuuksia mukauttaa kysyntä vastaamaan markkinan tarjoomaa.

Turun yliopiston tavoitteena on hankkia yhdellä sopimuksella mm.

  1. portaalialusta,
  2. sisällönhallintajärjestelmä,
  3. hakumoottori,
  4. integraatioalusta ja
  5. työnkulkutoiminnallisuudet.

Lisäksi halutaan käyttöönottokoulutus sekä tuki- ja ylläpitopalvelut. Näiden lisäksi optiona tarjouspyynnössä on lomakegeneraattori, dokumentinhallintajärjestelmä, integraatioiden ja tiedonsiirtojen toteutusta ja palveluiden visuaalinen suunnittelu.

Sähköisen työpöydän kehittämisen tavoitteet –asiakirja (pdf), joka on liitteenä tarjouspyynnössä HILMASSA, on mielenkiintoinen sukellus Turun yliopiston nykytilanteeseen ja tavoitteisiin. Esimerkiksi sisäisiä asioita on keskitetty viime vuosina yhä enemmän intranettiin, mutta edelleen laitoksien keskeisin tiedon jakelupaikka ovat julkiset verkkosivut. Tämä on monelle yliopistolle ja korkeakoululle tuttu tilanne ja erottelee ne isoista yrityksistä. Tosin isoissa yrityksissä kymmenet (jopa sadat) eri siilot ovat myös tuttuja, mutta ne vain harvoin ovat julkisia sivustoja. Yrityksissä samankaltaista osastokohtaista jemmaamista tehdään yleensä verkkolevyille, Notes-tietokantoihin, Exchange Public Foldereiden tai itse hankittuihin tietojärjestelmiin (kuten wiki-työkalut). Todennäköisesti Turun yliopistossakin tämä on todellisuutta, koska vahvaa keskitettyä ohjausta ei selkeästi Turun yliopistossa ole tiedonhallinnan osalta aiemmin tehty. Nykytilanteen kiteyttää hyvin tämä kappale:

Paljon kysytyt ryhmätyö- ja yhteisölliset palvelut puuttuvat tällä hetkellä kokonaan. Verkkopalvelut ovat yksisuuntaisia, ja niistä puuttuvat vuorovaikutteisuutta tukevat toiminnallisuudet. Verkkopalvelujen käyttöä vaikeuttaa haku- ja tietokantapalveluiden huono toiminta, osin hakupalvelut puuttuvat kokonaan (esim. intrasta haku puuttuu). Myöskään keskitettyä dokumentin- ja tiedostonhallintajärjestelmää ei ole olemassa.”

Nykytilanteen hyvin kaoottisesta ja “90-lukulaisesta” tilanteesta huolimatta tavoitetilaksi on asetettu suorastaan futuristinen tila, jossa kaikki palvelut ovat yhdessä palvelussa ja tieto tallennetaan aina vain yhden kerran:

“Turun yliopiston verkkopalvelut kootaan sähköiseksi työpöydäksi – jokaisen yliopistolaisen roolipohjaiseksi uudeksi intranetiksi. Sähköinen työpöytä kattaa sähköiset asiointi-, verkkosivusto-, ryhmätyö-, viestinnälliset-, haku- ja henkilökohtaiset palvelut. Samassa yhteydessä julkinen verkkopalvelu uudistetaan. Uudistus kattaa kaikkien yliopiston yksiköiden sivustot. Julkinen verkkopalvelu eriytetään sisäisestä, mikä selkiyttää palveluiden rooleja. Intranet ja julkinen verkkopalvelu käyttävät kuitenkin osin samoja tietovarastoja, jolloin riittää, että yksi tieto tuotetaan vain yhden kerran.”

Ainakaan liian vaatimattomista tavoiteasetteluista ei voi kritisoida Turun yliopistoa.

Kokonaisuutta voi kutsua Suomen mittakaavassa erittäin isoksi, ja etenkin kun huomioidaan, että Turun yliopistossa on yli 3000 työntekijää ja opiskelijoita 21 000. Tarjouspyynnön pohjaksi henkilökunnalle ja opiskelijoille on järjestetty kolme työpajaa, joissa on ollut konsulttitoimisto avustamassa fasilitoimisessa. Tarjouspyynnön liitteenä olevat asiakirjat on kirjoitettu viestinnän ja IT:n asiantuntijoiden toimesta.

Tarjouspyynnön liitteenä olevasta tavoiteasettelusta voi myös havaita varsin hyvin mihin tuotteisiin dokumenttia laatineet Turun yliopiston asiantuntijat ovat perehtyneet. Esimerkiksi Atlassian Confluence lienee käytössä Turun yliopistolla, koska niin vahvasti Confluence-wikin toiminnot ja termit tulevat läpi sähköisen työpöydän toivelistadokumentista. Nyt tuntuisi kuitenkin olevan tähtäimessä koko organisaation tarpeisiin venyvä ja räätälöitävä “Confluence-alusta”, joka sisältäisi myös pikaviestinnän, web-julkaisujärjestelmän, integraatiotyökaluja ja portaalialustan.

Tarjouspyynnön olisi oikeastaan voinut kopioida vuodelta 2000, jolloin erilaisia “superportaaleita” ostettiin hyvin samankaltaisilla haavelistoilla. Silloin hommasta ei tullut mitään. Onko kymmenen vuotta kehitystä riittävästi?

Oma tuntuma markkinoiden keskeisiin tuotteisiin (esim. Oracle, IBM, Microsoft, Atlassian) viittaa ainakin siihen, että kymmenessä vuodessa on menty paljon eteenpäin, mutta edelleenkin palaset ovat aika sekaisin. Asiakkaiden haavetila sähköisen työpöydän suhteen tuntuu lisäksi olevan vieläkin kovempi kuin portaalihaaveet olivat kymmenen vuotta sitten.

Hyvää on se, että asiakasorganisaatiot ymmärtävät nyt paljon paremmin sen mitä he haluavat. Valitettavasti sellaisia tuotteita vain ei edelleenkään ole markkinoilla, jotka tarjoaisivat yhdessä paketissa kaiken sen mitä asiakkaat haluavat.

Tätä ei kuitenkaan mielestäni voi pitää pelkästään ohjelmistoja kehittävien yrityksien ongelmana. Kysynnän ja tarjonnan kohtaamisessa on kaksi todella isoa ongelmaa tällä hetkellä:

  1. Ei ole välttämättä realistista tehdä yksittäistä tuotetta joka vastaisi kaikkiin, hyvin heterogeenisiin vaatimuksiin.
  2. Asiakkaiden odotukset palveluiden käytettävyydelle ja ominaisuuksille ovat kasvaneet dramaattisesti viime vuosina ilmaisten Facebookien ja Gmailien myötä. Kuluttajilla on käytössään ilmaiseksi miljoonien eurojen arvoisia ohjelmistoja, ja samaa laatutasoa odotetaan myös yritysohjelmistoilta.

Realistisesti ottaen parhaat ratkaisut näihin haasteisiin vastaamiseksi ovat:

  1. Asiakkaiden on otettava enemmän vastuuta omasta arkkitehtuuristaan eikä vain ulkoistettava ajattelua toimittajille metrin mittaisella tarjouspyynnöllä.
  2. On tunnistettava oman organisaation kannalta tärkeimmät sovellukset ja pyrittävä näissä toteuttamaan parasta mahdollista laatua ja käytettävyyttä. Tämä voi tarkoittaa myös “best-of-breed”-tyyppisten täsmäsovelluksien käyttämistä osana kokonaisratkaisua. Tämän toisen kohdan käytännön toteutus vaatii erityisen hyvää onnistumista ensimmäisessä kohdassa.

Yllä oleva ei siis tarkoita etteikö usein olisi myös järkevää hyödyntää yleiskäyttöisempiä alustoja, kuten Microsoftin SharePointtia tai Oraclen portaalialustoja, mutta valitettavan usein nämä yleiskäyttöiset alustot eivät vastaa korkean käytettävyyden vaatimukseen. Työntekijöiden kokemukset esimerkiksi Facebookista ja Gmailista on otettava vakavasti, ja tarvittaessa on räätälöitävä käyttöliittymiä tai hyödynnettävä kolmannen osapuolen täsmäratkaisuja, jotka vastaavat korkean käytettävyyden vaatimukseen. On kuitenkin syytä unohtaa haaveilu siitä, että jollakin toimittajalla oikeasti olisi Facebookin ja Googlen palveluiden parhaat puolet yhdistävä järjestelmä, joka vielä kaiken muun lisäksi olisi helposti räätälöitävissä organisaation erityistarpeisiin.

Turun yliopiston tapauksessa on mahdotonta sanoa, että halutaanko Turussa todella saada yksi ja yhteinen järjestelmä, vai onko tavoitetila kirjoitettu enemmän neuvotteluprosessin pohjaksi. Jälkimmäisessä tapauksessa prosessi voi edetä hyvinkin asiallisesti ja tuottaa hyvän lopputuloksen.

Arveluttavana sivumakuna ilmoituksessa tosin on kokonaisuuden hinta-arvioksi arvioitu vain noin 200 000 euroa (sopimus aiotaan laatia neljäksi (4) vuodeksi). Jos hinta-arviosta halutaan pitää kiinni, niin edessä voi olla isoja pettymyksiä. Turun yliopiston kokoiselle organisaatiolle toivelistan mukaisten järjestelmien hankkiminen, käyttöönotto, mukauttaminen ja kouluttaminen on yksinkertaisesti paljon isompi hanke. Pelkästään organisaatiolta vaadittava muutos nykytilan dokumenttikaaoksesta kohti systemaattisesti toimivaa tietotyötä vaatii organisaatiolta sitoutumista, investointeja ja tukea uusien toimintatapojen oppimiselle. Isoissa organisaatioissa ei isoja muutostavoitteita yksinkertaisesti saavuteta pienillä investoinneilla.

Yhteenveto: Turun yliopistolla on mielenkiintoinen hanke käynnissä ja vielä on liian aikaista sanoa millaista kokonaisuutta ja ratkaisua he oikeastaan ovat edes tekemässä. Myös tuntematta heidän nykytilaansa on mahdotonta sanoa, että ovatko he lähestymässä hanketta oikealla tavalla. Ulkopuolisen näkökulmasta hanke kuitenkin vaikuttaa tällä hetkellä kovin tyypilliseltä “mulle heti kaikki” –hankkeelta, jossa tavoitteita joutuu taivuttamaan varsin paljon jotta ne kohtaavat markkinoiden todellisuuden.

Kaikkea hyvää hankkeelle toivottaen.