Pidin syyskuussa IIR:n järjestämässä Intranet & Extranet Forum –seminaarissa tunnin puheenvuoron otsikolla “Intranet-hankkeiden vaikeat kysymykset vuonna 2010”. Esityksessä tiivistin kohtaamiani merkittäviä haasteita ja markkinaongelmia, ja esitin näihin ratkaisuja.

Esitysmateriaali:

Tiivistettynä esityksen kymmenen keskeistä väitettä:

  1. Valitse ja määrittele hankkeen nimike jo alkuvaiheessa. “Intranet” ja “ryhmätyötilat” ovat hyviä käsitteitä, mutta joissain organisaatioissa tahrautuneita aiempien hankkeiden myötä. Jos päätät puhua sähköisestä työpöydästä, niin määrittele mitä se tarkoittaa organisaatiossasi.
  2. Ei kannata tavoitella kerralla liikaa. 2000-luvun alussa portaaleilla yritettiin ratkaista kerralla kaikki tiedonhallinnan ongelmat, ja tämä ei onnistunut. Ei kannata tehdä samaa virhettä sähköisen työpöydän kanssa. On ratkaisevaa tunnistaa oma taso, ja edetä vaihe kerrallaan.
  3. Tietotyöläisille on tarjottava laadukkaita, helppokäyttöisiä työkaluja, jotka helpottavat päivittäistä toimintaa. Tiedonhallintajärjestelmiä ei voi pakottaa käyttöön ja siksi on panostettava työntekijöiden kokemiin yksilöhyötyihin. Yksi portaaliaikakauden epäonnistumisten syynä ollut virhe oli, että yritettiin ratkaista liikaa ongelmia jotka olivat organisaation kannalta ongelmia, mutta eivät yksittäisten työntekijöiden kokemia ongelmia.
  4. Tee esitutkimus laajalla näkökulmalla. Älä pelkästään uudista intranettia vaan katso edes esitutkimusvaiheessa laajemmin sitä millaisia kipupisteitä organisaation tiedonhallinnassa ja ryhmätyössä on. Voit havaita, että intranetin uudistaminen ei olekaan se eniten hyötyjä tuova hanke.
  5. Priorisoi tiedonhallinnan kipupisteet. Kun olet tunnistanut kipupisteet, niin priorisoi ne rohkeasti ja lähde ratkaisemaan vain kriittisimpiä kipupisteitä. Jos haluat tehdä onnistuneen tuotevalinnan, niin tee kunnollinen liiketoiminnallinen vaatimusmäärittely.
  6. Vertaile tuotteita priorisoinnin perusteella. Testaa ja pilotoi kevyesti vähintään kahta eri tuotetta, jotta ymmärrät eri tuotteiden ajattelutapoja. Älä odota, että joku tuote ratkaisisi kaikki ongelmat. Keskity tärkeimpiin ongelmiin.
  7. Valitse tuote joka ratkaisee suoraan paketista tärkeimmät vaatimukset. Harvan organisaation kannattaa nykyisin enää räätälöidä intranettiaan alusta asti, mutta sekin vaihtoehto kannattaa pitää pöydällä jos mikään valmistuote ei vastaa omiin vaatimuksiin (silloin nimittäin kannattaa räätälöidä).
  8. Valitse käyttöönottostrategia käyttäjien näkökulmasta. Yleensä rinnakkaisstrategia on käyttäjille kaikkein miellyttävin ja edistää hankkeen onnistumista kokonaisuutena. Suoran vaihdon strategiaa käytetään edelleen liian paljon vaikka sen riskit tiedostetaan.
  9. Budjetoi ensimmäiselle kuudelle kuukaudelle kehitysrahaa 1/3 perustoteutuksen kustannuksista. Käytä se raha. Näin saat käyttäjien luottamuksen ja sitoutat käyttäjät mukaan tekemiseen, kun he näkevät palautteisiinsa vastattavan ja niiden pohjalta järjestelmää kehitettävän.
  10. Nimitä organisaatioon “Sähköisen työpöydän päällikkö”. Älä tee enää samaa virhettä, jonka takia nykyinen verkkolevykaaoksesi on olemassa. Ryhmätyötilojen ja vuorovaikutuskanavien puutarhurointi ja siivoaminen on isoissa organisaatioissa kokopäiväinen duuni. Henkilön sijaintina voi olla IT tai viestintä, mutta vastuu kokonaisuuden toiminnasta pitää olla selkeästi yhdellä henkilöllä.