Intranetit ovat olleet kohtuullisen staattisia koko 2000-luvun. Tämän seurauksena iso joukko työntekijöitä on myös oppinut odottamaan intraneilta tiettyjä toimintoja. Tätä kautta joukko toimintoja on vakiinnuttanut asemansa eräänlaisina peruskulmakivinä.

Esimerkiksi alan seminaareissa ei enää viime vuosina ole perustoimintojen osalta kukaan osallistujista kokenut suuria “wow”-elämyksiä. Erilaiset case-esittelyt kun toistavat vuodesta toiseen samoja asioita: “uutiset ovat tärkeitä”, “puhelinluettelo on suosittu toiminto”, “lounaslistat saavat käyttäjät käymään intranetissa” ja “henkilöesittelyt ja –haastattelut kiinnostavat käyttäjiä”.

Tiettyjen toiminnallisuuksien vakiintuminen on myös erittäin hyvä asia. Näin kaikkien organisaatioiden ei tarvitse keksiä pyörää uudestaan, ja aikaa jää enemmän juuri omalle liiketoiminnalle erityisten toimintojen suunnitteluun ja käyttöönottoon. Intranettien kohdalla on ylipäätään hyvin ratkaisevaa, että käyttöönottoon jää riittävästi aikaa ja resursseja – eikä kaikkea budjettia kuluteta perustoimintojen suunnitteluun ja räätälöintiin.

Mitkä sitten ovat näitä perustoimintoja jotka pitäisi olla kaikkien organisaatioiden intraneteissä? Erittäin hyvän tiivistyksen antaa Matleena Ikosen Pro gradu –tutkielma Metso-konsernin intraneteista. Gradussa on tehty katsaus kouralliseen erilaisia tutkimuksia eri intranettien käytöstä ja toiminnoista. Tämän jälkeen eri tutkimuksien havaintoja on peilattu Metso-konsernin kokemuksiin vuosilta 2005 ja 2007. Gradun lopputuloksissa todetaan, että Metson intraneteissa eniten käytettyjä toimintoja olivat:

  1. uutiset ja tiedotteet,
  2. organisaation toiminnasta kertovat artikkelit,
  3. yritystieto sekä
  4. yhteystiedot.

Ikosen gradussa käsitellään useita tutkimuksia ja artikkeleita intraneteista vuosilta 2000-2005. Havainnot näistä intraneteista ovat hyvin samansuuntaisia. Tärkeitä toimintoja ovat uutiset, artikkelit projekteista ja työntekijöistä, puhelinluettelo ja esimerkiksi lounaslistat. Käytännössä kaikki gradussa viitatut intranetit ovat hyvin perinteisiä, viestinnällisiä intranetteja jotka ovat parhaimmillaan tärkeitä viestintäkanavia organisaatiolle.

Tutkimuksen piirissä olevat intranetit eivät edusta vielä lainkaan tasoja joissa intranet olisi keskeinen työväline päivittäisessä työssä. Esimerkiksi Metso-konsernissa Lotus Notes –ratkaisut ovat keskeisessä roolissa tiedonjakamisessa ja ryhmätyöskentelyssä. Gradussakin todetaan, että erittäin iso osa sisäisestä viestinnästä tapahtuu Lotus Notesin ja sähköpostin avulla. Täten intranet ratkaisee lopulta vain yhden nurkan sisäisen viestinnän kokonaisuudesta.

Yhteenveto: Uutiset, yhteystiedot ja perustiedot organisaatiosta ja johtamisjärjestelmistä ovat intranettien kovaa ydintä.

Käytännön kokemus vahvistaa gradussa esiteltyjen ja viitattujen tutkimuksien ja selvityksien tulokset. Aktiivinen ja hajautettu uutistoimitus on yksi intranetin menestyksen kulmakiviä. Isot organisaatiot taas tarvitsevat erittäin paljon yhteystietoja, organisaatiokaaviotietoja ja myös erilaisia naamagallerioita, joiden avulla voi tutkia kuka kukin on. Myös lounaslistat ovat asioita joihin kannattaa panostaa jos haluaa henkilökunnan avaavan intranetin päivittäin. Samaan sarjaan kuuluvat myös monet yksinkertaiset käytännön työkalut, kuten neuvotteluhuoneiden varaus ja paljon käytetyt lomakkeet.

Tässä artikkelissa mainitut toiminnot ovat olleet asioita joiden parissa 2000-luvulla useimmat intranet-kehittäjät ja sisällöntuottajat ovat painineet. Seuraavalla vuosikymmenellä voi vain toivoa, että nämä perustoiminnot saavat rinnalleen toimintoja ja sovellusalueita, jotka tekevät intranetista yhä tärkeämmän päivittäisen työkalun henkilökunnalle.

Lisätietoa: