Useimpien tietotyöläisten työpäivä alkaa, kulkee ja päättyy sähköpostin käskemänä, mutta useimmat myös kokevat ahdistusta sähköpostilaatikostaan. Nykytilan tyypillisiä sähköpostiin liittyviä ongelmia ovat esimerkiksi liialliset massapostitukset, ylitsepursuava ryhmäviestintä ja monen ihmisen väliset sekavat sähköpostikeskustelut – dokumenttivarastoinnista puhumattakaan.

Mielenkiintoinen kysymys onkin, että minkälaisessa roolissa sähköposti on vuonna 2020? Onko se edelleen kaiken tietotyön keskipiste vai opimmeko seuraavan kymmenen vuoden aikana ottamaan sähköpostin hallintaan? Vai tuleeko sähköpostin tilalle jotain aivan uutta ja parempaa?

IBM:n yhteistyövälineiden evankelista Luis Suarez tarjoaa erittäin tiiviin ja kiinnostavan väitteen siihen mikä sähköpostista pitäisi tulla. Suarezin mukaan sähköpostin tehtävä tietotyöläisen työkalupaketissa tulisi olla vain ja ainoastaan työväline kahdenväliseen, luottamukselliseen viestintään, ja notifikaatiojärjestelmänä siitä mitä tapahtuu muissa paikoissa oleville sisällöille ja keskusteluille. Määritelmässään Suarez alleviivaa erityisesti sitä, että sähköposti ei saa olla paikka jossa keskustelut käydään ja jonne tiedostot tallentuvat. Keskustelut ja tiedostot kuuluvat muihin paikkoihin – jonnekin jossa on järkevämpi konteksti keskusteluille ja tiedostoille – kuin ihmisten henkilökohtaisissa sähköpostilaatikoissa.

Suarezin määritelmä kiteyttää myös sen, että sähköpostin ydintarkoitus on tehostaa kahdenvälistä, luottamuksellista viestintää. Se on sähköpostin yksi alkuperäisistä käyttötarkoituksista ja todennäköisesti tulee olemaan keskeinen käyttötapa vielä pitkään. On vaikea kuvitella, että jokin Facebook tai LinkedIn nopeasti korvaisi sähköpostin yhtä laajalle levinneenä standardina ja viestintävälineenä – vaikka osa luottamuksellisesta ja rajatusta viestinnästä epäilemättä on jo siirtynyt esimerkiksi Facebookiin. Yrityksissä myös pikaviestintä voi korvata osan sähköpostiviestinnästä – etenkin jos pikaviestinnän käyttötarkoituksista ei sen enempää ole organisaatiossa keskusteltu.

Suarezin näkemä tulevaisuus notifikaatiojärjestelmänä on myös helppo allekirjoittaa. Sitähän sähköposti on jo nyt monille meistä. Minullekin tulee päivittäin notifikaatioita erilaisista ryhmätyötiloista (Basecamp ja SharePoint pääasiassa) ja intranetista (esim. kun joku lisää “Tarjoukset”-dokumenttikirjastoon uuden asiakkaalle lähetetyn tarjouksen, niin olen tilannut itselleni notifikaatiot tästä jotta pysyn helposti ajantasalla siitä mitä tarjouksia asiakkaille firmasta lähtee). Tällainen notifikaatiojärjestelmänä käyttäminen kuitenkin kuormittaa sähköpostilaatikkoa myös helposti. Ihanteellisesti vain aivan kriittisimmät notifikaatiot tulisivat sähköpostiin asti ja kaikkia muita voisin selailla vaikka intranetin henkilökohtaiselta työpöydältä (“Oma sivu”, “Dashboard” tjms).

Sähköpostin kriitikoitakin löytyy. Esimerkiksi Esko Kilpi näkee sähköpostin jo periaatteellisella tasolla olevan epäsopiva kanava suurimpaan osaan modernin tietotyön vaatimiin työsuorituksiin. Sähköpostissa kun on syvällä ajatus siitä, että lähettäjällä on enemmän valtaa kuin vastaanottajalla. Sähköpostin avulla tietotyöläiset antavat toisilleen tehtäviä – usein kysymättä lainkaan, että ehtiikö vastaanottaja hoitaa asiaa ollenkaan – tai ylipäätään ottamatta lainkaan kantaa siihen onko lähettäjällä edes oikeus antaa tehtäviä vastaanottajalle. Useimmissa tilanteissa Twitterin kaltainen kommunikointi olisikin fiksumpaa. Näin kysymykseen voisi vastata, tai tehtävän voisi hoitaa, se joka parhaiten ehtii ja pystyy. Tällainen toimintamalli olisi yhteisöllisempi, “älykkäämpi”, itseohjautuvampi ja parhaimmillaan myös nopeampi. Tämänkaltainen sosiaalisempi ja avoimempi viestintämalli on taustalla esimerkiksi Yammerin ja Chatterin kaltaisissa kommunikaatiotyökaluissa.

Muutos on kuitenkin vasta alussa. Sähköpostin asema tietotyöläisen työn keskipisteenä ei ole aivan heti muuttumassa. Erityisesti Esko Kilven ajatus systeemisestä ongelmasta kannattaa kuitenkin ottaa vakavasti. Moderni tietotyö ei ole kovin yhteensopiva perinteisten organisaatioiden johtamismallien ja komentamisjärjestelmien kanssa. Sähköpostikin edustaa lopulta hyvin perinteistä kontrolloi-ja-komenna-järjestelmää. Täten uusia työvälineitä ja uusia toimintatapoja kaivataan.

Yksi hyvä askel tätä tavoitetta kohti on ottaa oma sähköposti hallintaan palauttamalla se paikalleen kahdenväliseen, luottamukselliseen viestintään.