Sähköinen työpöytä – suunnittelu, toteutus, hankehallinta –koulutusmateriaali

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 14 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Joulukuussa 2009 pidin IIR:n järjestämän “Intranet julkisella sektorilla” –seminaarin päätöspäivän intensiivikoulutusosuuden. Päivä käsitteli sähköinen työpöytä –projektien valmistelua ja läpivientiä. Näkökulmana oli erityisesti asiakkaiden tehtävät ja keskeiset kysymykset joihin prosessin aikana tulisi osata vastata.Koulutuspäivä sai kiitettävät palautteet osallistujilta ja oli kaikinpuolin miellyttävä kokemus.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Lopulta päivän koulutusmateriaali oli varsin ohjeellinen, koska keskustelua syntyi paljon ja moniin osallistujia askarrattuneisiin kysymyksiin vastasin aina kysymyksien ilmaantuessa.

Koulutuspäivän materiaali löytyy kokonaisuudessaan SlideShare-palvelusta.

Koulutusmateriaalin läpikäynti näin lähes vuotta myöhemmin nosti esiin monia muistoja tehokkaan päivän aikana käsitellyistä ongelmakohdista. Tässä koostettuna keskeiset asiat päivän materiaalista jotka ovat edelleen näin syksyllä 2010 hyvin ajankohtaisia.

Top-10 vinkit hankevalmisteluun ja -hallintaan

  1. “Kaikkia asioita ei kannata yrittää tehdä yhdellä tietojärjestelmällä. Erikoistuneet sovellukset ovat usein helpompia käyttää.” Etenkin tietotyöläisten toimintaympäristöä suunnitellessa on tärkeätä toteuttaa ratkaisuja, jotka ovat helppokäyttöisiä yksilötasolla. Tietohallinnon kannalta isot alustaratkaisut voivat olla houkuttelevia, mutta jos markkinoilla on pitkälle kehittyneitä täsmäsovelluksia joiden käytettävyys on loistava, niin nämä täsmäsovellukset voivat tuottaa suurempia hyötyjä organisaatiolle kuin keskinkertaisesti tehdyt omat sovellukset. Jokainen tietää omasta käytöstään sen, että helppokäyttöistä ja tyylikästä sovellusta tulee käytettyä kymmenen kertaa useammin kuin sovellusta joka on vain keskinkertainen kopio markkinoiden parhaasta ratkaisusta. Johtopäätös: Aina pitäisi huolella tunnistaa ne asiat, jotka ovat omalle organisaatiolle tärkeimpiä ja pyrkiä löytämään näihin parhaat mahdolliset ratkaisut markkinoilta.
  2. “Sähköisen työpöydän kehityshanke” on erittäin hyvä hankenimi, mutta lopputuloksena voidaan organisaatioon silti lanseerata uudistunut intranet ja uudet sähköiset ryhmätyötilat. Sähköinen työpöytä on usein järkevämpää ymmärtää tavoitetilana ja konseptina kuin yksittäisenä tietojärjestelmänä.
  3. Intranet ja extranet ovat parivaljakko, joilla voi olla enemmän yhteisiä asioita kuin eroavaisuuksia. Nämä kannattaa joskus paketoida siksi yhteiseksi kehityshankkeeksi ja voi olla myös hyvin perusteltua toteuttaa kokonaisuus yhdellä tietojärjestelmällä. Jos päällekkäisyyttä on paljon, niin kannattaa harkita yhden, yhteisen järjestelmän rakentamista. Ei intranetin ja extranetin tarvitse oikeasti olla erillisiä järjestelmiä. (Internet-sivustot sitävastoin ovat usein varsin erillisiä ja näiden toteuttaminen samalla järjestelmällä ei saisi olla itsetarkoitus.)
  4. Konseptisuunnittelu ja priorisoitu vaatimusmäärittely kannattaa yleensä tehdä ennen teknologia- ja tuotevalintoja. Alkuvaiheen suunnittelulla on kaksi tärkeätä tavoitetta: 1) Tuottaa materiaalia jota voidaan käyttää sisäisesti hankkeen esittelyssä ja kommenttien keräämisessä. Usein konkreettiset rautalankamallit ovat hyvä työväline. 2) Tuottaa priorisoitu vaatimuslista asioista, jotka sähköiseltä työpöydältä edellytetään kokonaisuutena. Priorisointi tulisi tapahtua puhtaasti liiketoimintahyötyjen näkökulmasta. Tuotevalinta tulisi perustua tähän priorisoituun vaatimuslistaan. Valinnassa tärkeämpien vaatimuksien ratkaisemisesta laadukkaasti pitäisi saada suhteellisesti enemmän pisteitä. Näin päädytään tuotteeseen joka ratkaisee parhaiten tärkeimmät vaatimukset. (Käänteisesti sanottuna näin vältetään valitsemasta tuotetta joka ratkaisee keskinkertaisesti eniten vaatimuksia, joka on se yllättävän yleinen lopputulos valitettavasti…)
  5. Tiedonhallinnan kehityshankkeet tulisi aina aloittaa riittävän laaja-alaisella esitutkimuksella jossa kartoitetaan organisaation keskeiset tiedonhallinnan kipupisteet. Vasta tämän jälkeen tulisi tehdä konkreettinen hankesuunnittelu siitä mitä uudistetaan ja millä aikataululla.
  6. Yksi hyödyllisimmistä alkuvaiheen valmistelutyön harjoituksista on tehdä riittävän laaja-alainen hankekartta, jossa on tunnistettu kaikki olemassa olevat rinnakkaishankkeet sekä suunnitteilla olevat kehityshankkeet. Näin päästään kiinni laajempaan tiedonhallinnan kokonaisuuteen organisaatiossa ja osataan ratkaista oikeita ongelmia ilman päällekkäisyyksiä.
  7. Hankeviestintä on keskeisessä roolissa käyttöönoton onnistumiseksi. Parhaimmillaan rinnakkaishankkeiden vetäjät muodostavat yhteisen iskuryhmän, joka aloittaa säännöllisen viestinnän loppukäyttäjille ja liiketoimintapäättäjille jo noin vuosi ennenkuin ensimmäiset laajamittaiset käyttöönotot aloitetaan. Näin varmistetaan riittävä hyväksyntä ja resursointi henkilökunnalle kun käyttöönottovaiheen perehdytykset, koulutukset ja valmennukset käynnistyvät. Budjetoinninkin näkökulmasta käyttöönottovaiheen viestinnän ja koulutuksien tulisi saada vähintään 1/3 hankkeen suunnittelu ja toteutus –vaiheiden budjetista. Maantieteellisesti hajallaan oleva ja pirstaleinen organisaatio saattaa joutua investoimaan käyttöönottovaiheeseen yli puolet siitä mitä palveluiden suunnitteluun ja toteutukseen on investoitu.
  8. Tavoitteista tärkein on yleensä tehokkuuden lisääminen organisaation tietotyössä. Tälle asetettavien mittareiden lisäksi yksi keskeinen mitattava asia on vanhentuvien järjestelmien käyttöaste ja näistä tehtävä vaiheittainen luopuminen. Vanhoja järjestelmiä tulisi ajaa alas sitä mukaa kun uusia tuodaan sisään.
  9. Kehitysrahaa on budjetoitava myös ensimmäisen kuuden kuukauden aikana tapahtuvaan pienkehitykseen sekä vanhoista järjestelmistä luopumisessa vaadittavaan työhön. Riittävä summa käyttöönottovaiheen kehitykseen on havaittu olevan vähintään 1/3 toteutuneesta toteutusvaiheen budjetista. Tällä investoinnilla järjestelmän käytettävyys hiotaan ja loppukäyttäjiltä tulevat ideat ja kehitysehdotukset viedään välittömästi käytäntöön. Hyödyt ovat huomattavia, koska näin loppukäyttäjien sitoutuminen järjestelmään kasvaa olennaisesti kun he näkevät palautteellaan olevan välitöntä vaikutusta.
  10. Yli viiden hengen projektiryhmiä ei voi suositella. Pieni, päätäntävaltainen ydintiimi varmistaa aikataulujen onnistumisen. Laajempi ryhmä toimii tukiryhmänä ja tukiryhmässä voi olla jopa yli 20 edustajaakin.

Top-3 vinkit teknologiavalintoihin

  1. Kirjoita käyttötarinat tärkeimmistä käyttötapauksista joita haluat sähköisen työpöydän toteuttavan. Kuvaa esimerkiksi ryhmätyötilojen tyypilliset käyttötilanteet omassa organisaatiossasi. Älä oleta, että ryhmätyötilat olisivat jotenkin kypsä konsepti jonka eri toiminnot toimivalla samalla tavalla kaikissa tuotteissa.
  2. Pyydä tuotteiden edustajia näyttämään kuinka kirjoittamasi käyttötapaukset toteutuisivat tuotteella. Pisteytä esitykset. Tarvittaessa pilotoi tai pyydä tunnuksia testiympäristöön.
  3. Kerro annetut pisteet prioriteetilla. Suoriutuminen hyvin korkean prioriteetin käyttötapauksista tulisi johtaa korkeisiin pisteisiin.

Materiaali itsessään käsittelee vielä paljon muitakin asioita, mutta yllä listatut asiat tuntuivat juuri nyt ajankohtaisimmilta. Esimerkiksi ketterän kehittämisen yhdistämisestä portaalihankkeisiin pitää kirjoittaa ihan omat tarinansa.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun