Joulukuussa 2009 pidin IIR:n järjestämän “Intranet julkisella sektorilla” –seminaarin päätöspäivän intensiivikoulutusosuuden. Päivä käsitteli sähköinen työpöytä –projektien valmistelua ja läpivientiä. Näkökulmana oli erityisesti asiakkaiden tehtävät ja keskeiset kysymykset joihin prosessin aikana tulisi osata vastata.

Koulutuspäivä sai kiitettävät palautteet osallistujilta ja oli kaikinpuolin miellyttävä kokemus. Lopulta päivän koulutusmateriaali oli varsin ohjeellinen, koska keskustelua syntyi paljon ja moniin osallistujia askarrattuneisiin kysymyksiin vastasin aina kysymyksien ilmaantuessa.

Koulutuspäivän materiaali löytyy kokonaisuudessaan SlideShare-palvelusta.

Koulutusmateriaalin läpikäynti näin lähes vuotta myöhemmin nosti esiin monia muistoja tehokkaan päivän aikana käsitellyistä ongelmakohdista. Tässä koostettuna keskeiset asiat päivän materiaalista jotka ovat edelleen näin syksyllä 2010 hyvin ajankohtaisia.

Top-10 vinkit hankevalmisteluun ja -hallintaan

  1. “Kaikkia asioita ei kannata yrittää tehdä yhdellä tietojärjestelmällä. Erikoistuneet sovellukset ovat usein helpompia käyttää.” Etenkin tietotyöläisten toimintaympäristöä suunnitellessa on tärkeätä toteuttaa ratkaisuja, jotka ovat helppokäyttöisiä yksilötasolla. Tietohallinnon kannalta isot alustaratkaisut voivat olla houkuttelevia, mutta jos markkinoilla on pitkälle kehittyneitä täsmäsovelluksia joiden käytettävyys on loistava, niin nämä täsmäsovellukset voivat tuottaa suurempia hyötyjä organisaatiolle kuin keskinkertaisesti tehdyt omat sovellukset. Jokainen tietää omasta käytöstään sen, että helppokäyttöistä ja tyylikästä sovellusta tulee käytettyä kymmenen kertaa useammin kuin sovellusta joka on vain keskinkertainen kopio markkinoiden parhaasta ratkaisusta. Johtopäätös: Aina pitäisi huolella tunnistaa ne asiat, jotka ovat omalle organisaatiolle tärkeimpiä ja pyrkiä löytämään näihin parhaat mahdolliset ratkaisut markkinoilta.
  2. “Sähköisen työpöydän kehityshanke” on erittäin hyvä hankenimi, mutta lopputuloksena voidaan organisaatioon silti lanseerata uudistunut intranet ja uudet sähköiset ryhmätyötilat. Sähköinen työpöytä on usein järkevämpää ymmärtää tavoitetilana ja konseptina kuin yksittäisenä tietojärjestelmänä.
  3. Intranet ja extranet ovat parivaljakko, joilla voi olla enemmän yhteisiä asioita kuin eroavaisuuksia. Nämä kannattaa joskus paketoida siksi yhteiseksi kehityshankkeeksi ja voi olla myös hyvin perusteltua toteuttaa kokonaisuus yhdellä tietojärjestelmällä. Jos päällekkäisyyttä on paljon, niin kannattaa harkita yhden, yhteisen järjestelmän rakentamista. Ei intranetin ja extranetin tarvitse oikeasti olla erillisiä järjestelmiä. (Internet-sivustot sitävastoin ovat usein varsin erillisiä ja näiden toteuttaminen samalla järjestelmällä ei saisi olla itsetarkoitus.)
  4. Konseptisuunnittelu ja priorisoitu vaatimusmäärittely kannattaa yleensä tehdä ennen teknologia- ja tuotevalintoja. Alkuvaiheen suunnittelulla on kaksi tärkeätä tavoitetta: 1) Tuottaa materiaalia jota voidaan käyttää sisäisesti hankkeen esittelyssä ja kommenttien keräämisessä. Usein konkreettiset rautalankamallit ovat hyvä työväline. 2) Tuottaa priorisoitu vaatimuslista asioista, jotka sähköiseltä työpöydältä edellytetään kokonaisuutena. Priorisointi tulisi tapahtua puhtaasti liiketoimintahyötyjen näkökulmasta. Tuotevalinta tulisi perustua tähän priorisoituun vaatimuslistaan. Valinnassa tärkeämpien vaatimuksien ratkaisemisesta laadukkaasti pitäisi saada suhteellisesti enemmän pisteitä. Näin päädytään tuotteeseen joka ratkaisee parhaiten tärkeimmät vaatimukset. (Käänteisesti sanottuna näin vältetään valitsemasta tuotetta joka ratkaisee keskinkertaisesti eniten vaatimuksia, joka on se yllättävän yleinen lopputulos valitettavasti…)
  5. Tiedonhallinnan kehityshankkeet tulisi aina aloittaa riittävän laaja-alaisella esitutkimuksella jossa kartoitetaan organisaation keskeiset tiedonhallinnan kipupisteet. Vasta tämän jälkeen tulisi tehdä konkreettinen hankesuunnittelu siitä mitä uudistetaan ja millä aikataululla.
  6. Yksi hyödyllisimmistä alkuvaiheen valmistelutyön harjoituksista on tehdä riittävän laaja-alainen hankekartta, jossa on tunnistettu kaikki olemassa olevat rinnakkaishankkeet sekä suunnitteilla olevat kehityshankkeet. Näin päästään kiinni laajempaan tiedonhallinnan kokonaisuuteen organisaatiossa ja osataan ratkaista oikeita ongelmia ilman päällekkäisyyksiä.
  7. Hankeviestintä on keskeisessä roolissa käyttöönoton onnistumiseksi. Parhaimmillaan rinnakkaishankkeiden vetäjät muodostavat yhteisen iskuryhmän, joka aloittaa säännöllisen viestinnän loppukäyttäjille ja liiketoimintapäättäjille jo noin vuosi ennenkuin ensimmäiset laajamittaiset käyttöönotot aloitetaan. Näin varmistetaan riittävä hyväksyntä ja resursointi henkilökunnalle kun käyttöönottovaiheen perehdytykset, koulutukset ja valmennukset käynnistyvät. Budjetoinninkin näkökulmasta käyttöönottovaiheen viestinnän ja koulutuksien tulisi saada vähintään 1/3 hankkeen suunnittelu ja toteutus –vaiheiden budjetista. Maantieteellisesti hajallaan oleva ja pirstaleinen organisaatio saattaa joutua investoimaan käyttöönottovaiheeseen yli puolet siitä mitä palveluiden suunnitteluun ja toteutukseen on investoitu.
  8. Tavoitteista tärkein on yleensä tehokkuuden lisääminen organisaation tietotyössä. Tälle asetettavien mittareiden lisäksi yksi keskeinen mitattava asia on vanhentuvien järjestelmien käyttöaste ja näistä tehtävä vaiheittainen luopuminen. Vanhoja järjestelmiä tulisi ajaa alas sitä mukaa kun uusia tuodaan sisään.
  9. Kehitysrahaa on budjetoitava myös ensimmäisen kuuden kuukauden aikana tapahtuvaan pienkehitykseen sekä vanhoista järjestelmistä luopumisessa vaadittavaan työhön. Riittävä summa käyttöönottovaiheen kehitykseen on havaittu olevan vähintään 1/3 toteutuneesta toteutusvaiheen budjetista. Tällä investoinnilla järjestelmän käytettävyys hiotaan ja loppukäyttäjiltä tulevat ideat ja kehitysehdotukset viedään välittömästi käytäntöön. Hyödyt ovat huomattavia, koska näin loppukäyttäjien sitoutuminen järjestelmään kasvaa olennaisesti kun he näkevät palautteellaan olevan välitöntä vaikutusta.
  10. Yli viiden hengen projektiryhmiä ei voi suositella. Pieni, päätäntävaltainen ydintiimi varmistaa aikataulujen onnistumisen. Laajempi ryhmä toimii tukiryhmänä ja tukiryhmässä voi olla jopa yli 20 edustajaakin.

Top-3 vinkit teknologiavalintoihin

  1. Kirjoita käyttötarinat tärkeimmistä käyttötapauksista joita haluat sähköisen työpöydän toteuttavan. Kuvaa esimerkiksi ryhmätyötilojen tyypilliset käyttötilanteet omassa organisaatiossasi. Älä oleta, että ryhmätyötilat olisivat jotenkin kypsä konsepti jonka eri toiminnot toimivalla samalla tavalla kaikissa tuotteissa.
  2. Pyydä tuotteiden edustajia näyttämään kuinka kirjoittamasi käyttötapaukset toteutuisivat tuotteella. Pisteytä esitykset. Tarvittaessa pilotoi tai pyydä tunnuksia testiympäristöön.
  3. Kerro annetut pisteet prioriteetilla. Suoriutuminen hyvin korkean prioriteetin käyttötapauksista tulisi johtaa korkeisiin pisteisiin.

Materiaali itsessään käsittelee vielä paljon muitakin asioita, mutta yllä listatut asiat tuntuivat juuri nyt ajankohtaisimmilta. Esimerkiksi ketterän kehittämisen yhdistämisestä portaalihankkeisiin pitää kirjoittaa ihan omat tarinansa.