Dokumenttien ja asiakirjojen välinen ero nousee esiin tasaisesti tiedonhallintahankkeissa. Monet organisaatiot suhtautuvat asiaan jopa lievän fanaattisesti pyrkien pitämään jopa näitä käsittelevät järjestelmät täysin erillisinä. Monelle tietotyöläiselle asiakirjan ja dokumentin välinen raja-aita on kuitenkin hyvin hämärä. Tässä artikkelissa avataan käsitteiden välistä eroa ja kerrotaan esimerkkejä siitä kuinka eri organisaatiot suhtautuvat käsitteisiin.

Lyhyt vastaus kysymykseenhän on, että dokumentista tulee asiakirja kun sitä ei enää voida muokata vapaasti, vaan jokin sopimus tai laki edellyttää kyseisen version säilyttämistä muuttumattomana. Tyypillisiä esimerkkejä ovat esimerkiksi yritysten väliset sopimukset tai valtionhallinnossa erilaiset päätökset ja viralliset lausunnot.

Hienovaraisempaan eri käsitteiden väliseen semantiikkaan on kuitenkin joskus tarpeellista pureutua, ja onneksi siihen ovat myös muutamat kotimaisetkin tietokirjailijat ryhtyneet. Esimerkiksi Tuomo Peltola ja Kimmo Kaario ovat tarttuneet kirjassaan näiden kahden käsitteen eroihin. Seuraavassa heidän käsitemäärittelynsä:

“Dokumentti voidaan yleisesti määritellä ihmisen ymmärrettäväksi tarkoitetuksi loogiseksi ja merkitykselliseksi tallennetuksi tietokokonaisuudeksi.”

Vapaammin voisi todeta, että dokumentti on a) ihmisen tuottama ja ihmisen käsittelemäksi tarkoitettu tietokappale ja b) dokumentti voi olla yhtä lailla valokuva, sähköposti tai web-sivu, eikä dokumentilla ole mitään erityissuhdetta mihinkään. Myös esimerkiksi henkilökohtaiset valokuvamme ovat tämän määritelmän mukaan dokumentteja.

“Asiakirja on organisaation virallinen ja sen hallinnassa ja vastuulla oleva dokumentti.”

Dokumenttiin verrattuna asiakirjan määritelmä on näin huomattavasti tiukempi ja rajaavampi. Esimerkiksi valokuvat pääsevät hyvin harvoissa organisaatioissa asiakirjan asemaan (poikkeuksena ehkä poliisivoimat ja muut virallisia henkilörekistereitä ylläpitävät tahot). Viimeisimmät versiot esimerkiksi sopimuksista, asetuksista ja ohjeista sitä vastoin täyttävät yleensä asiakirjan tunnusmerkit. Myös sähköpostiviesti jossa sovitaan jostain asiasta voi joskus täyttää asiakirjan määritelmän.

Usein asiakirjan määritelmissä myös korostetaan sitä, että asiakirjan tulee olla hallittuna tietojärjestelmässä joka pitää kirjaa kyseisen asiakirjan käytöstä, muutoksista ja säilyvyydestä. Tämä on hyvä lisäys, koska tämä on käytännön realiteetti monissa organisaatioissa joissa asiakirjojen hallintaan on hankittu kokonaan oma, erillinen tietojärjestelmä. Onkin hyvin tyypillistä, että asiakirjojen hallinta tapahtuu organisaatioissa varsin omana ulottuvuutenaan – usein täysin irrallaan ns. “muusta tietotyöstä”.

Tosin moni kyseenalaistaa tämän tarkan erittelyn nykyisin. Esimerkiksi Peltola ja Kaario sanovat kirjassaan suoraan, että tämänkaltainen erillisten asiakirjojenhallintajärjestelmien rakentaminen ei ole enää riittävä lähestymismalli. Yhä useammin kun halutaan kyetä jäljittämään myös asiakirjojen syntyprosessi ja siihen vaikuttaneet asiat. Tällöin myös erilaisista sähköisistä ryhmätyötilajärjestelmistä ja muista tukijärjestelmistä pitäisi pystyä katsomaan versiohistoriaa dokumenteille ja jäljittää näin asiakirjojen syntyyn vaikuttaneita tekijöitä.

Peltola ja Kaario viittaavat Christine Adcockin artikkeliin vuodelta 2007, jossa Adcock arvioi että noin 20% organisaatioiden dokumenteista voitaisiin luokitella asiakirjoiksi. Luku voi hyvinkin olla realistinen, mutta samalla on todettava, että vain murto-osa näistä kriittisistä dokumenteista on parhaissakaan organisaatioissa yleensä luokiteltu asiakirjoiksi. Täten ei ole lainkaan yllättävää, että monissa organisaatioissa on isoja vaikeuksia hahmottaa dokumenttien ja asiakirjojen välisiä eroja. Usein ongelmaa korostaa vielä se, että asiakirjojen kanssa työskenteleviä henkilöitä ei monessakaan organisaatiossa ole kuin pieni osa henkilökunnasta. Vaikkapa viestinnän ja markkinoinnin työntekijät eivät välttämättä joudu koskaan tekemisiin asiakirjahallintajärjestelmän kanssa. Heille on hyvin saatettu vain ohjeistaa, että kun jokin sopimus on allekirjoitettu, niin “lähettäkää se Merjalle”. Usein se, “mitä Merja tekee” jää mysteeriksi.

Realismia onkin, että monen organisaation kriittiset asiakirjat seikkailevat samoilla verkkolevyillä kuin kaikki muutkin dokumentit ja harvalla on mitään prosessia tai sääntöjä siihen milloin dokumenteista tulee asiakirjoja. Teknisiä ratkaisuja kyllä löytyy vaikkapa siihen miten ryhmätyötilasta saadaan helposti dokumentti lähetettyä asiakirjahallintajärjestelmään, mutta vaikka toiminnot olisivat olemassa, niin näiden käyttö on usein vaihtelevaa.

Käsitesekamelskan välttämiseksi onkin suositeltavaa puhua dokumenteista oletuksena ja rajata asiakirjoista puhuminen vain erityistilanteisiin. Lisäksi aina kun joku puhuu asiakirjoista, niin kannattaa pyytää puhujaa selventämään mihin hän tällä termillä viittaa. Eri organisaatiot kun määrittelevät asiakirjat yleensä hieman eri tavoin.