Miksi blogi tietotyöstä organisaatioissa?

Lyhyesti: Organisaatioiden tietotyön taso on viimeisen vuoden aikana lähestulkoon järkyttänyt itseäni.

Olen törmännyt useisiin, todella isoihin organisaatioihin joiden työntekijät hukkuvat sähköpostiin ja tallentelevat tiedostojaan satunnaisiin hakemistoihin omilla tietokoneillaan. Tämän kaiken lisäksi liikkuvaa ja hektistä työtä tehdään pahimmillaan neljä kiloa painavilla kannettavilla tietokoneilla, joissa ei ole internet-yhteyttä ja joiden käynnistämiseen menee vartti. Organisaatioiden tärkeimmät viestintä- ja keskustelukanavat ovat vuonna 2010 liian usein samat kuin ne olivat vuonna 1990. Tähän pitää saada muutos.

Asian tärkeyttä korostaa vielä se, että saman aikaisesti monet itse itsensä guruiksi nimenneet ”asiantuntijat” vaativat organisaatioita ryntäämään sosiaaliseen mediaan ja kertaloikalla siirtymään ”yhteisöllisiksi, verkottuneiksi supertietotyöläisiksi”. Mielestäni suuntaus on oikea, mutta tätä ennen täytyy laittaa perusasiat kuntoon.

Organisaatioiden on opittava tallentamaan tietonsa järkevästi, tehtävä tiedoistaan löydettäviä ja osattava jakaa tietoa sisäisesti hyödyntäen sähköisiä työvälineitä. Kun nämä asiat ovat kunnossa, niin voidaan ryhtyä miettimään miten kaikki organisaation tietotyöläiset integroituvat osaksi globaalia ”sosiaalisen median yhteisöä”.

Tässä blogissa painopiste tulee olemaan siinä kuinka tiedonhallinnan perusasiat saadaan organisaatioissa kuntoon. Tässä blogissa ei tulla vouhottamaan siitä kuinka asiakaspalvelu pitäisi siirtää Facebookiin, kaikkien pitäisi käyttää Twitteriä tai muokata kaikki dokumenttinsa yhteisöllisesti wikien ja Google Docsien avulla.

Luvassa on vinkkejä ja pohdintoja tietotyön ongelmista organisaatioissa ja ratkaisuehdotuksia näihin. Tulen myös julkaisemaan kirja-arvosteluita lukemistani aihepiirin kirjoista ja arvioita käyttämistäni ohjelmistoista.

Olen paininut pienten ja isojen organisaatioiden tiedonhallintahaasteiden kanssa noin 10 vuoden ajan. Yrittäjäperheen kasvattina mikrotason haasteet ovat tuttuja pisimmältä ajalta, mutta viimeisen viiden vuoden ajan työkokemusta on karttunut erityisesti isojen organisaatioiden (500-10 000 työntekijää) tiedonhallintahaasteiden ratkaisemisesta. Tittelinä on ollut jo muutaman vuoden ”sisällönhallinnan konsultti”, aiempi työhistoria on tehty projektipäällikön nimikkeellä. Maisterin paperit on haettu Jyväskylästä (tietojärjestelmätiede, KTM) ja erikoistuminen sielläkin organisaatioiden tiedonhallintaan ja sisällönhallintajärjestelmiin.

Blogin nimi tulee usein käyttämäni tasomallin viidennestä tasosta, joka usein herättää kuulijoissa eniten kysymyksiä. Tämän blogin voi sanoa olevan matka kohti tuota maagista viidettä tasoa, jossa sähköiset ryhmätyövälineet ja niiden järkevä hyödyntäminen on arkipäivää ja tietotyöläiset voivat keskittyä tekemään työtään tehokkaasti ilman työvälineiden kanssa taistelua.

Kuva tasomallista: