Organisaatioiden sisäiset tietopalvelut ovat vuosien varrella kulkeneet monilla nimillä. 2000-luvun vaihteessa portaali-sana oli kovassa nousussa, mutta onneksi sen käyttö on lähestulkoon loppunut. Vuoden 2010 ehdoton hittitermi on ollut sähköinen työpöytä, jonka alaisuudessa on aloitettu huomattava määrä uusia projekteja. Kovin paljon portaali-termiä täsmällisemmästä termistä ei kuitenkaan ole kyse. Tästä huolimatta sähköinen työpöytä –termi mielletään positiiviseksi termiksi useimmissa kohtaamissani organisaatioissa ja näin sen avulla mielellään viedään hankkeita eteenpäin. Intranet-termistä halutaan jopa kokonaan eroon.

Tosin eriäviäkin mielipiteitä on. Muutama asiakas on jopa kieltänyt koko sähköinen työpöytä –termin omassa organisaatiossaan (!). Jotkut taas ovat jo pidempään nimittäneet intranettiaan jollain toisella nimellä. Esimerkiksi “informaatiotyöpöytä” –termiä voinee pitää jonkinlaisena sähköinen työpöytä –termin esiasteena. Informaatiotyöpöytä-termi on kuitenkin selkeästi 2000-luvun portaalivillityksen lapsi. Tällöin “information portal” ja “collaboration portal” olivat kilpailevia termejä, ja moni organisaatio halusi toteuttaa kummatkin. Nykyisin ei näiden kahden erottelua enää voi pitää perusteltuna. Kenties historiallisena jäänteenä myös ”yritysportaali”-termiä käytetään jonkin verran, mutta viime vuosina senkin aktiivisimmat käyttäjät ovat vaihtaneet sähköinen työpöytä -termiin.

Intranet-sanaan suhtaudutaan siis hyvin monella eri tavalla. Lukumääräisesti isoimmat ryhmät tuntuvat olevan seuraavat:

  1. Intranet-sanan fanit. Intranet-termiin ollaan hyvin tyytyväisiä ja uudetkin palvelut halutaan sisällyttää intranetin sisälle. Korkeintaan ryhmätyötilat halutaan eriyttää omaksi kokonaisuudekseen.
  2. Intranet-sanan vihaajat. Intranet-termi on onnistuttu tahraamaan organisaatiossa niin pahoin, että yhtään hanketta ei enää haluta perustaa tällä nimellä. Etenkin tällöin sähköinen työpöytä –termi toivotetaan yleensä erittäin tervetulleeksi. Tyypillisesti näille organisaatioille kelpaa mikä tahansa nimi kunhan se ei viittaa mitenkään intranet-sanaan ja sen yleensä tuskalliseen historiaan organisaatiossa.

Etenkin ensimmäisen ryhmän kohdalla sähköinen työpöytä –termi kannattaa yleensä unohtaa hankeviestinnästä. Termiä voi edelleen käyttää kyllä esimerkiksi koulutustilaisuuksissa jos se auttaa henkilökuntaa ymmärtämään kokonaisuutta paremmin, mutta perusterminä intranet on erittäin suositeltava. Korkeintaan ryhmätyötilat on joskus järkevää eriyttää omaksi kokonaisuudekseen. Etenkin jos intranet halutaan pitää hyvin viestinnällisenä ja vuorovaikutteisia ominaisuuksia (kuten keskustelut, tapahtumavirrat) otetaan käyttöön harkiten, niin ryhmätyötilat voi olla käyttäjien kannalta järkevintä toteuttaa erillisenä osiona. Ryhmätyötilat voivat edelleen olla osana intranettia esimerkiksi navigaatiossa, mutta ryhmätyötilojen viestintä ja lanseeraus voi olla suositeltavaa hoitaa intranetista erillään.

Esimerkki konseptikuvasta jossa ryhmätyötilahakemisto on intranetin osio:

image

Sähköisen työpöydän sisältämää kokonaisuutta voikin lähestyä monesta suunnasta, mutta useimmiten asiakkaidenkaan näkemykset kokonaisuudesta eivät radikaalisti poikkea toisistaan. Seuraavassa kuvassa on visualisoitu sitä miten eri käsitteet ja toiminnallisuudet useimmiten liitetään toisiinsa. Kuvassa on myös kuvattu niitä toimintoja, jotka useimmiten nähdään kuuluvan sähköisen työpöydän perustoimintoihin.

image

Portaalit-sana on yliviivattu, koska sen käyttöä ei voi suositella. Portaali-sanan kaksoismerkitys on aiheuttanut riittävästi ongelmia alalla vuosien varrella ja on korkea aika siirtyä eteenpäin. Verkkoviestijät voivat kyllä edelleen nimittää Suomi.fi-sivustoa portaaliksi (tai palveluportiksi, kuten virallinen suositus sanoo), mutta muissa käyttötarkoituksissa ei ole suositeltavaa käyttää kyseistä sanaa. Portaali-sanaa ei voi myöskään suositella käytettäväksi kuvaamaan palvelun taustalla olevaa sisällönhallintajärjestelmää (vaikka monet valmistajat, kuten IBM ja Oracle, niin mielellään tekevätkin). (Lisätietoa portaali-sanan ongelmista löytyy esimerkiksi Vierityspalkki.fi –blogiin kirjoittamastani jutusta.)

Oma suositukseni on lähes aina, että organisaatio itse valitsee omaa hanketta parhaiten kuvaavan termin. Joskus voi olla jopa perusteltua toteuttaa “Sähköisen työpöydän kehitysprojektia”, mutta silti lanseerata toteutuneet palvelut intranettina, sähköisinä työryhmätyötiloina, hakukoneena ja pikaviestintänä, esimerkiksi.

Ainoana ehtona pidän sähköisen työpöydän kohdalla sitä, että sähköisen työpöydän pitää alusta alkaen sisältää sähköiset ryhmätyötilat, tehokas hakukone ja mahdollisuudet koko organisaation väliseen keskusteluun (esimerkiksi uutisten kommentointi). Sähköistä työpöytää ei siis saa käyttää vain uutena nimenä perinteiselle, viestinnälliselle intranetille. Siihen tarkoitukseen intranet-termi on edelleen erittäin hyvä.