Kyamk ja Mamk – Kuinka opiskelijaintranet suunniteltiin, toteutettiin ja lanseerattiin

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 9 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Mikkelin ja Kymenlaakson ammattikorkeakoulujen fuusio tapahtuu vuonna 2017, mutta se näkyy jo konkreettisesti Staff-henkilöstöintrassa ja tammikuussa avatussa Student-opiskelijaintrassa. Opiskelijat osallistuivat Kotkan, Kouvolan, Mikkelin ja Savonlinnan opiskelijat yhdistävän intranetin suunnitteluun, lanseeraukseen ja testaukseen.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

13.5.2015

Hanna P. Korhonen

Yhteinen intra edistää fuusiota

Student ja Staff oli päätetty tehdä erikseen henkilöstölle ja opiskelijoille, koska näin oli ollut käytäntö molemmissa korkeakouluissa aiemmin. Muuten korkeakoulujen tietojärjestelmät erosivat merkittävästi toisistaan; kouluissa oli käytössä mm. eri lukujärjestys- ja ilmoittautumisjärjestelmät.

– Suurin haaste oli – ja on vieläkin – käyttäjien erilaiset taustat ja tottumukset. Työntekijätkin vasta opettelevat tuntemaan toisiaan. Staff ja Student eivät ole olleet ”vain intra-uudistuksia” vain osa isompaa viestintäkulttuurin ja organisaation muutosta, Studentin päätoimittaja Heli Kauppinen kuvaa ja jatkaa, että intranet-projektit ovat toimineet ’jollain tavoin’ myös vuodesta 2009 valmistellun yhdistymisen vetureina. Myös intraneteillä halutaan edistää viestiä uudesta yhtenäisestä korkeakoulusta. Tämä näkyy niin tahtotilassa kuin käytännön arjessa, esimerkiksi opiskelijoiden ohjesisältöjen sanastojen yhtenäistämisessä.

Helppo mobiilikäyttö kärkitavoitteeksi

North Patrolin talvella 2013-2014 vetämissä suunnittelutyöpajoissa opiskelijat ideoivat kimpassa työntekijöiden kanssa. Jopa villienkin visioiden seasta konkreettisiksi vaatimuksiksi muodostuivat opiskelijaintranetin mobiilikäyttöisyys sekä väylä peruuntuneista tunneista viestimiseen. Opettajan piti pystyä naputtelemaan kuumehoureissaan sängyn pohjalta päivän tuntinsa perutuiksi ja opiskelijan piti saada tästä tieto bussipysäkillä ennen kouluun vievään bussiin nousemista.

Studentiin päätettiin toteuttaa sekä viestinnällisiä sisältöjä että sosiaalisia toiminnallisuuksia. Jokaiselle tutkintoon johtavalle koulutukselle päätettiin toteuttaa oma työtila, joka toimii koulutuksen opiskelijoiden ja henkilöstön yhteisenä kohtauspaikkana ja jonne alan omat sisällöt keskitetään. Näitä työtiloja on noin kuusikymmentä.

Alla esimerkkinä kuvakaappaus Kansainvälisen liiketoiminnan työtilan etusivusta.

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, Student-intran koulutussivuston etusivu: Kansainvälinen liiketoiminta

Kaikki käyttäjät (sekä opiskelijat ja henkilöstö) saavat lisätä Studentiin tapahtumia ja kirpputori-ilmoituksia sekä kommentoida. Uutisia voi lisätä kuka tahansa työntekijöistä. Intran ydinsisältöä ovat suomeksi ja englanniksi toteutetut opintoihin ja opiskeluun liittyvät ohjeet, tiedot tarjolla olevista palveluista, sekä linkit lukuisiin opiskelussa tarvittaviin työkaluihin.

Alla kuvakaappaus Studentin etusivusta.

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, Student-intran etusivu

Termistöstä ymmärrettävä sparraamalla opiskelijoiden kanssa

North Patrolin laatiman vaatimusmäärittelyn ja tarjouspyynnön avulla Studentin toteutustyö kilpailutettiin julkisten hankintojen Hilma-palvelussa ja kisan voitti Javerdel Oy. Studentin alustaksi oli jo ennen sitä valittu SharePoint 2013 – sama kuin Staff-intrassa.

Projektiryhmään kuuluneet opiskelijat toivat ”riviopiskelijoiden” kommentteja projektiin ja välittivät opiskelijoiden suuntaan viestiä hankkeen edistymisestä koko suunnittelu- ja toteutusprojektin ajan. Toteutusvaiheessa erityisesti termistöä työstettiin opiskelijoiden kanssa.

– Kun mietimme navigaatiota, opiskelijoilta saatiin parhaat kommentit, kun meillä oli esittää konkreettisia vaihtoehtoja, jotka he saivat hyväksyä tai hylätä.

– Selvitimme opiskelijoilta myös mm. ’Millä sanoilla etsisitte tätä sisältöä?’ ja ’Mitä tämä otsikko sisältäisi?’, Heli Kauppinen kuvaa.

Korkeakoulujen lukuvuosisykli asetti omat haasteensa intranetin toteutuksen aikataululle ja lanseeraukselle: uuden Studentin tuli olla julki 7.1., kun kevään uudet opiskelijat aloittivat opintonsa. Seuraava aikaikkuna olisi syyslukukauden alku! Viime hetken kiireessä projektiryhmä sai apukäsiksi tietojenkäsittelyn opiskelijan, joka lisäksi pystyi katsomaan intraa aivan tuorein silmin.

Mokien bongaaminen kannustaa kehittymiseen

– Lanseeraukseen haimme vinkkejä viestinnän opiskelijoiltamme, Kauppinen kertoo. – Heitä pyydettiin miettimään kurssityönään lanseeraustoimenpiteitä, opiskelijoiden tavoittamisen kanavia ja tapoja. Olin todella tyytyväinen tuloksiin! Opiskelijat toivat toisista ympäristöistä uusia ideoita viestintäkanaviksi, kuten baareista julisteita vessan seinille ja pikaruokaloista tarjottimille asetettavia mainospapereita.

Kevään uusien opiskelijoiden tuutorit sitoutettiin intraan jo joululomalla, jotta he pystyivät tutustumaan Studentiin jo ennen uusien opiskelijoiden koulun alkua ja ennen intranetin julkaisua 7.1. Tuutorien antama esimerkki uusille opiskelijoille on vaikuttaa kaikkien uusien opiskelijoiden asenteisiin.

– Samalla he testasivat Studentin toimivuutta. Iloksemme testaajat ovat myöhemminkin uskaltaneet lähestyä minua, jos jokin intrassa ei toimi tai heillä on jotain palautetta.

Xamk Bongaa moka

Palautteen antamiseen kannustamiseksi Xamkissa järjestettiinkin ’Bongaa moka!’ -kampanja, jolla haluttiin saada Studentista negatiivista palautetta.

– Halusimme tietää, mitä pitää vielä korjata. Saimme 51 palautetta kahdessa päivässä! Kampanjan myötä saimme korjattua mm. mobiilikäytön esteitä. Samalla teimme palautekanavamme tutuiksi.

Studentin käyttöönottoa ovat lisäksi edistäneet opiskelijakuntien viestintä aiheesta sosiaalisen median kanavissa sekä opiskelijaintran tutuksi tekeminen opetushenkilökunnalle, joka on opiskelijoiden kanssa tekemisissä päivittäin.

Mitä seuraavaksi?

Jatkossa Staffin ja Studentin ominaisuuksia kehitetään yhdessä ja koordinoidusti, koska työntekijöistä monet käyttävät kumpaakin palvelua. Student henkilöstö ja opiskelijat kohtaavat. Tätä konkretisoivat seuraavaksi Studentiin rakennettavat koulutusalakohtaiset työtilat, ko. alan opiskelijoiden ja henkilöstön kohtaamispaikat. Työtiloja julkaistaan pitkin kevättä ja kaikki viimeistään uuden lukuvuoden taas alkaessa syksyllä. Siihen asti mennään vielä siirtymävaiheessa – ”kolmen intran mallilla”, jossa vanhoja introja ei enää päivitetä, mutta ne ovat luettavissa, jotta kaikki tarvittavat sisällöt ehditään lapioida huolella uuteen.

– Opiskelijat olisivat kyllä olleet valmiita vetämään vanhoista introista töpselit seinästä samana hetkenä, kun uusi intra lanseerattiin, päätoimittaja Kauppinen nauraa.

Student.xamk.fi


Asiakascase

Asiakas: Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy (Mikkelin ja Kymenlaakson ammattikorkeakoulut)
Palvelu: Henkilöstöintranet Staff ja opiskelijaintranet Student
Intranet-konseptisuunnittelu, vaatimusmäärittelyt ja hankintojen konsultointi: North Patrol Oy
Toteutus ja projektin jälkeinen ylläpito: Systems Garden Oy (Staff) ja Javerdel Oy (Student)

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun