Kolme erilaista intranet-konseptia: viestinnällinen intranet, sosiaalinen intranet ja sähköinen työpöytä

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 12 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Intranet-kentällä on oltu viimeisen kymmenen vuotta varsin samoilla linjoilla siitä mitkä asiat tekevät hyvän intranetin. Vasta nyt viime vuosina ovat intranet-konseptit aidosti lähteneet ajoittain menemään myös eri suuntiin. Tosin onhan erilaisista konsepteista puhuttu aina, mutta käytännössä intranetit ovat silti muistuttaneet merkittävästi toisiaan toiminnoiltaan.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Perinteisen viestinnällisen intranetin rinnalle on tullut viime vuosina kaksi selkeästi toisistaan poikkeavaa konseptia. Nämä ovat a) sosiaalinen intranet ja b) sähköinen työpöytä. Konseptuaalisesti nämä kaksi ulottuvuutta voidaan toki myös yhdistää, mutta käytännössä markkinoilla ei ole intranet-alustoja jotka pystyisivät tekemään nämä kummatkin kaksi ulottuvuutta ilman massiivisia räätälöintejä. Nurkan takana oleva SharePoint 2013 yrittää kyllä yhdistää nämä, mutta käytännön todellisuudesta ei vielä ole kokemuksia. Täten intranet-projektia valmistelevalla tiimillä on valittavanaan karkeasti ottaen kolme erilaista konseptisuuntaa:

  1. Viestinnällinen intranet. Edelleen rokkaava konsepti, joka parhaimmillaan toimii tehokkaana organisaation ”majakkana” sisältäen monipuolisen uutisjärjestelmän ja tapahtumakalenterin ja paljon muuta. Viestinnällisen intranetin uusimpia tuulia ovat mobiiliulottuvuus joko responsiivisen toteutuksen tai erillisen mobiilisovelluksen kautta. Lisäksi moni viestinnällinen intranet lähestyy sosiaalista intranettia kommentointeineen ja keskustelupalstoineen. Pelkästään kommentoinnin sallimalla ei kuitenkaan tässä jaottelussa pääse vielä ”sosiaaliseksi intranetiksi”. Viestinnällisessa intrassa voi siis olla sosiaalisia piirteitä, mutta jos intran etusivu edelleen rakentuu uutisten ympärille ja tärkein sisältö intrassa ovat pienellä porukalla hallittavat ohjesivut liitetiedostoineen, niin kyse on edelleen perinteisestä, viestinnällisestä intranetista.
  2. Sosiaalinen intranet. Sosiaalinen intranet on selkein uusi konsepti intranet-kentällä. Aiheen ympärillä on käyty paljon keskustelua viime vuosina, mutta nykyisin keskeisistä asioista aletaan olla jo yhtä mieltä varsin laajasti. Kenties selkein sosiaalisen intranetin tunnusmerkki on intranetin etusivu jossa huomattavassa roolissa on käyttäjien tekemien päivityksien ja keskusteluiden muodostama ”tapahtumavirta”. Näin intranetin etusivu ei ole enää pelkästään viestinnän nostamien uutisten vallassa, vaan käyttäjien tuottama sisältö aidosti muodostaa intranetin etusivun keskeisimmän elementin. Sosiaalisen intranetin konsepti edellyttää myös vahvoja profiilisivuja kaikilla työntekijöillä, ja intranetin sisältösivujen muokkausoikeuksia kaikilla käyttäjillä. Näin sosiaalisen intran konsepti on hyvin lähellä wiki-ajattelua, jossa kaikki muokkaavat ja osallistuvat yhteisen tietovaraston rakentamiseen. Todellisten sosiaalisten intranettien alustaratkaisuna onkin usein wiki-alusta (kuten Confluence), ja välttämättä organisaatiossa ei edes puhuta intranetista, vaan koetaan palvelun olemman enemmän yhteisesti muokattava tietopankki ja keskusteluympäristö.
  3. Sähköinen työpöytä. Sähköisen työpöydän konseptit voidaan jakaa karkeasti kahteen eri ulottuvuuteen: a) tietotyöläisten sähköiset työpöydät (=SharePoint-filosofia) ja b) prosessityöläisten sähköiset työpöydät (=portaali-järjestelmien filosofia). SharePoint-filosofia lienee Suomessa ainakin se yleisempi, koska Microsoftin myyntipuheilla on iso vaikutus kotimaisiin asiakkaisiin. SharePointin sähköisessä työpöydässä viestinnällinen intranet on yhdistynyt dokumenttienhallintaan ja ryhmätyötiloihin. Lisäksi siihen saatetaan yhdistellä muita Microsoftin tuoteperheen tuotteita, kuten pikaviestintää, vaikka sillä ei mitään todellisia sidoksia SharePointtiin olekaan. Prosessityöläisten ”portaalihaaveet” ovat taas tyypillisiä finanssisektorille ja myös todella isoille yrityksille. Tällöin puhutaan yleensä Oraclen tai IBM:n tuoteperheistä, joiden myyntipuheisiin tuo portaalimainen sähköinen työpöytä -konsepti poikkeuksetta liittyy. Suomessa tähän portaalikonseptiajatteluun törmää ehkä eniten Liferay-toimittajien kanssa keskustellessa.

Tämän artikkelin tarkoitus on havainnollistaa kolmea selkeästi erilaista näkemystä siitä millainen on ”hyvä intranet” erilaisten toimijoiden näkökulmasta. Ostajana onkin erityisen tärkeätä ymmärtää, että millaisen intranetin oma organisaatio tarvitsee, ja miten näihin eri konsepteihin tulee suhtautua.

Esimerkiksi viestinnällinen intranet on edelleen se kaiken perusta yleensä, ja siihen vain rakennetaan sitten päälle toiminnallisuuksia riippuen siitä mitä oma organisaatio tarvitsee, miten paljon on budjettia käytössä ja millainen on nykyinen järjestelmäkokonaisuus omassa organisaatiossa. Tehokkaan viestinnällisen intranetin voi toteuttaa hyvin monilla eri työkaluilla, vaikka ihan perinteisillä web-julkaisujärjestelmilläkin.

Jos taas oma organisaatio on tunnistanut sosiaalisen intranetin olevan nimenomaan se oma tavoitetila, niin silloin esimerkiksi Confluence tai SharePoint voi olla soveltuva tuoteratkaisu. Sosiaalisen intranetin konseptit sopivat yleisesti ottaen parhaiten tuotekehitystä painottaville tai projektitoimituksia tekeville organisaatioille, joissa on paljon asiantuntijoita ja hyvin yhtenäinen kulttuuri.

Sähköisestä työpöydästä haaveilu taas on yleensä toimittajista enemmän lähtevä tavoitetila kuin asiakkaan ongelmista ponnistava. Esimerkiksi intranetin ja dokumenttienhallinnan yhdistäminen ei ole monelle organisaatiolle mitenkään luonteva asia, vaikka SharePoint sen kätevästi voisikin mahdollistaa. Myöskään portaalifilosofian mukainen haaveilu ”yhdestä superpalvelusta” jonka avulla voisi ”etäkäyttää” kaikkia organisaation eri tietojärjestelmiä ei ole mitenkään tietotyöläisen märkä uni käytännössä – vaikka IT-integraattoreiden märkä uni (=laskutusautomaatti) se olisikin. Toisaalta joskus esimerkiksi SharePointin tarjoama intranet+hakukone+dokumenttienhallinta+ryhmätyötilat -rekka-auto voi tulla hyvinkin tarpeeseen silloin kun halutaan todella saada organisaation sisäinen viestintä, ryhmätyö ja dokumenttienhallinta kerralla pari tasoa ylemmäksi. Tällöin sähköisen työpöydän konseptista puhuminen voi jopa ollakin perusteltua.

Lyhyesti: Erilaisten konseptien olemassaolon tiedostaminen helpottaa omien tavoitteiden asettamista ja myös navigointia myyntipresentaatioiden viidakossa.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun